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浅谈事业单位文书档案的规范化管理来源：人大经济论坛论文库 作者：乔明 时间：2015-05-12
浅谈事业单位文书档案的规范化管理
摘要：档案管理是事业单位内部管理的重要组成部分，对于保证事业单位科学运转具有十分重要的意义，但目前事业单位管理还存在着一些不足，特别是在规范化管理方面还存在很多制约因素，必须认真加以解决。本文以事业单位档案规范化管理为研究对象，首先分析了当前事业单位规范化管理存在的问题，在此基础上就如何推进事业单位档案的规范化管理提出对策。关键词：事业单位；档案；规范化管理；问题；对策
随着我国改革开放的不断深化，我国事业单位改革也取得了重要成效，这就给事业单位档案管理提出了新的更高的要求，特别是在我国新一轮事业单位改革的进程中，加强事业单位档案规范化管理，对于确保新一轮事业单位改革顺利推进具有重要作用。但目前我国事业单位档案管理还存在着一些不规范的问题，已经制约了事业单位档案管理水平的提升，同时也不利于确保我国新一轮事业单位改革顺利推进。这就需要事业单位高度重视档案管理工作，切实加强对事业单位的重视程度，采取更加积极有效的措施，使事业单位档案管理步入更加规范化的轨道。
一、事业单位规范化管理存在的问题
（一）档案规范化管理重视不够
档案管理规范化建设能够推动事业单位科学发展，特别是对于提高工作效率具有重要作用。尽管绝大多数事业单位都高度重视档案管理规范化建设，但仍然有个别事业单位没有充分认识到档案管理规范化建设的重要意义，因而不够重视。比如，个别事业单位对档案管理的重要性和特殊性认识不足，认为事业单位档案管理不会创造经济效益，因而单位领导从不过问档案管理工作；再比如，尽管一些事业单位重视档案管理工作，但在规范化建设方面的人力、物力、财力投入不足，除非了档案管理工作的深入开展和作用发挥。
（二）档案管理制度缺乏规范化
从总体上来看，目前我国几乎所有的事业单位都建立了档案管理制度，并将档案管理制度作单位事业单位制度建设的重要组成部分，但仍然有个别事业单位不注重制度建设。比如，很多事业单位尽管制定了档案管理制度，但更多的是对档案管理部门和档案管理人员进行规范，还没有将档案管理制度融入到事业单位的所有部门和人员，导致档案管理工作缺乏合力；再比如，个别事业单位尽管制定了比较完善的档案管理制度，但却不能遵照制度执行，由于档案管理制度缺乏执行力，直接导致档案管理制度形同虚设。
（三）档案管理模式缺乏规范化
从当前我国事业单位档案管理情况来看，由于目前一些事业单位对档案管理规范化建设重视不够，因而还存在着人工管理的模式，档案管理信息化建设还不到位，很多事业单位还没有使用符合自身业务实际的档案管理软件，计算机、照相机、扫描仪、移动硬盘等现代化档案管理设备十分匮乏，导致事业单位档案管理只能靠人工的方式。还有很多事业单位档案管理缺乏“开放性”，档案管理具有很强的“封闭性”，导致档案管理在开发和利用方面严重不足，制约了档案管理规范化建设的深入开展。
二、事业单位规范化管理的优化对策
（一）加强档案规范化管理重视
在我国新一轮事业单位改革的历史条件下，加强档案管理规范化建设十分重视，这就需要各级各类事业单位要高度重视档案管理规范化建设，使事业单位档案管理拥有强有力的保障。一方面，事业单位领导要经常过问档案管理工作，对档案管理工作中出现的矛盾和问题，要认真加以解决，加大财力、物力、人力投入力度；另一方面，要想使事业单位档案管理更加规范，就必须从有利于推动事业单位改革出发，进一步加强事业单位的组织领导，成立由事业单位一把手、分管领导、档案管理人员组成的领导小组，共同研究档案管理工作遇到的各类问题，为档案管理规范化建设提供组织保障。
（二）推动档案管理制度规范化
制度具有根本性、长期性、稳定性的重要作用，加强档案管理规范化建设，首先必须推动档案管理制度规范化，将档案管理的不规范行为关进制度的“笼子”。这就需要事业单位从新形势、新任务和新要求出发，将档案管理制度创新纳入到事业单位改革与发展的重要内容，对现有档案管理制度进行清理和完善，对于那些已经过时的档案管理制度要进行清理，在此基础上增加新的制度，形成《事业单位档案管理制度汇编》；同时，还要加强档案管理制度的执行力建设，加强档案管理人员教育和培训，建立档案管理激励约束机制，确保档案管理制度规范化。
（三）促进档案管理模式规范化
健全和完善的档案管理模式，对于加强事业单位档案管理规范化建设至关重要。要大力加强档案管理信息化建设，事业单位要加大对档案管理信息化建设的投入力度，配齐计算机、照相机、扫描仪、移动硬盘等现代化档案管理设备，在可能的情况下推动档案管理网络建设，使档案的收集、整理、立卷、归档等工作都能够在网上完成；要进一步健全和完善档案管理工作运行机制，特别是要积极推动档案开发与利用工作，提升档案管理工作的深度和广度，使档案管理朝着“管用结合”的模式发展。
（四）强化档案管理体系规范化
事业单位在开展档案管理规范化建设过程中，必须进一步健全和完善档案管理体系，确保档案规范化管理形成合力。要大力加强事业单位档案管理“协同体系”建设，建立由事业单位各个部门组成的档案管理联席会议制度，将档案管理拓展到事业单位各部门、各领域和各环节；要大力加强档案管理人员能力建设，加强对档案管理人员的教育和培训，既要加强专业知识教育，又要加强保密知识教育，确保档案管理人员的素质符合新时期事业单位档案管理的需要。
（三）加大人员配置，提升管理质量
1.提高管理人员素质，健全管理工作激励体制。有效的激励能够激发人潜在的动力，对提高工作质量和队伍素质有至关重要的作用。结合文书档案管理的工作职责，进一步完善激励机制，并按照制度严格落实。在建立激励机制的同时，还必须形成对等的惩罚制度，使管理人员在获得激励的同时，能够更加明确自己的职责，使工作责任感更强，确保了管理工作的有序进行。在建立机制时，必须充分考虑到管理人员的个人人格和发展等方面的追求。管理第一步应当从工作人员职业资格证书着手，并文书档案管理各方面均纳入到考核评定指标中，针对业绩较为突出、工作能力较强等管理人员，应当给予其同等的晋升机会。通过物质和精神双重鼓励的方法，不仅能够大大增强管理人员对工作的热爱，同时还能够提高管理人员的创新能力和竞争意识，使管理人员以更加积极的态度面对工作，以更高的责任感不断提高管理质量。
2.创造发展机会，加大培训力度。关注管理人员的职业规划是提高工作质量的重要方法，在聘请管理人员时，就应当选择具有专业资格证书的专业人员，以免一些人员在其岗不谋其职，使得管理工作受到严重的影响。在管理人员进入岗位时，必须对管理人员进行全面地培训，使其能够明确即将面对的任务和工作，并进一步了解文书档案管理内部规章制度。由于时代的发展步伐非常快，为此，事业单位应当为管理人员安排适当的培训学习、进修深造等机会，通过学习不断提高管理人员的职业素养和工作能力，为未来单位的发展打下更加坚实地基础。
结语
综上所述，尽管随着事业单位改革的全面深入推进，事业单位档案管理工作取得了一定成效，但仍然存在着重视不够、管理制度和管理模式不够规范的问题。这就需要事业单位高度重视档案管理规范化建设，特别是要大力加强档案管理制度、管理模式、管理体系规范化建设，使事业单位档案管理更加符合形势发展需要，为事业单位新一轮改革与发展奠定坚实基础。
参考文献
[1]甘宜英. 浅谈事业单位文书档案的规范化管理[J]. 门窗，2014，（04）.
[2]刘世英. 浅谈事业单位文书档案的规范化管理[J]. 办公室业务，2013，（15）.
[3]邓萍. 浅谈事业单位文书档案的管理[J]. 经营管理者，2013，（20）.
参考文献：
[1]甘宜英. 浅谈事业单位文书档案的规范化管理[J]. 门窗，2014，（04）. [2]刘世英. 浅谈事业单位文书档案的规范化管理[J]. 办公室业务，2013，（15）. [3]邓萍. 浅谈事业单位文书档案的管理[J]. 经营管理者，2013，（20）.
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