桑德斯的转变
当伊丽莎白•格蕾丝•桑德斯(Elizabeth GraceSaunders)开始她的第一份事业——职业文案服务时,她的工作时间表简直就是“危害甚深”。
“我会先出去会了朋友再回邮件,”她告诉我,“然后熬夜到凌晨2点来完成手头的项目。”
终于有一天,她崩溃了。“我不是秘书,”她说,“我的任务不是搞定所有摊在我面前的事。”
桑德斯改用了一个一周工作40小时的时间表。这个新的时间表带来了两个直接的影响。
第一,她发现自己开始只专注于最重要的事了。
举个例子,由于计划用于业务发展的时间只有几个钟头,她不能再找借口去做些浪费时间的事,像是曾让她熬夜的徒劳无益的网站微调和查看没实际用处的邮件。 从而,她可以把心放在那些能产生成效的核心事务上,比如进行电话销售或新产品的研发。 旧的时间表里的内容确实更多,但同时也更琐碎,反而在这种约束下产生的专注带来了更多的成效。
第二,她发现她可以让她的客户学会如何适应她的工作习惯。
“我会在24小时(而非24分钟)内回复您的邮件,在开始一个新项目之前需要事先通知我,如果近期内我的时间安排已满我会说‘不’,我可能提前将接下来一个月的会议安排都定下来了。”
桑德斯说,“对怎样以及何时对要求作出反应的选择会产生极大的影响。”
桑德斯的朋友和客户都对她放弃文案工作,变身为一名“时间管理教练”的事情印象深刻。她现在的工作是帮助其她职业女性取得同样的成效。(其中最有名的服务是“重塑时间表(Schedule Makeover)”。)
下面是典型的“桑德斯的一天”:
¨ 6点起床,8:30坐到电脑前。
¨ 在工作日,她的头1-2个小时是用来做她称为“常规处理”的工作,包括核对日程、查看邮件、为这一天接下来的时间做一个详细的计划。 桑德斯认为正是早上的这项“惯例”让她不用再浪费时间思考工作怎么开始,并将她从整天都在查看邮件的“强迫症”中解放出来。
¨ 她会进行一个小时左右的电话销售。 对于私营企业来说,这算是最痛苦的事情。 但是通过将其严格固定在时间表上,可以避免她将这件事推到一边。
¨ 这一天接下来的时间里,她将按照早上制定的计划走: 通常是一些客户要求的任务和至少一项业务拓展工作。
¨ 下午5:30结束工作。
绝大多数的企业家都会工作到5:30以后(并声称这是完全不可避免的),不过,桑德斯虽然没有像他们这般,她的事业依旧蒸蒸日上。原因很清楚:她的固定时间表迫使她只从事那些能有成效的工作(电话销售、客户任务、主要业务拓展),并避免将时间花在那些没实际用处、只是为“忙”而忙的事情上(像是动不动就会去调整网页、强迫症似的反复查看邮件、对一些小的业务发展机会穷追不舍)。
桑德斯并不是我遇到的唯一一个惊讶于这个发现——做得少反而有助于提高营收——的年轻企业家。
婴儿效应
下面这个故事来自我的好友迈克尔•西蒙斯(Michael Simmons)。
他自己创业——极限创业教育公司( Extreme Entrepreneurship Education Corporation),他的公司在他毕业后的那几年迅速扩张。那段时间我恰好在看《每周工作4小时》,我开始研究西蒙斯减少工作时间的可能性。我认为,那是他自己的公司,那么为什么不利用这个优势给自己创造更赞的生活呢。
我们就此讨论过,当时我曾告诉西蒙斯他应该减少花在邮件和社交网络上的时间。
“我没得选择,”他解释道, “每一次联系都可能给我一个重要的合作伙伴或者一份宝贵的订单。”
但之后,他的女儿哈莉(Halle)出生了,他和妻子(公司创始人之一)开始轮流照顾女儿,早上是他,下午是妻子。 晚上则是家庭时间。所以,他的工作时间从每天10-12个小时缩减到3-5个小时。
哈莉的存在迫使他做出改变,他之前还口口声声说不可能,现在他也开始严格控制自己的时间表, 他之前也认为自己的事业会受到影响,事实证明,也没有。
“孩子的存在让做‘应做的事’变成做‘必做的事’,”西蒙斯向我解释道,“过去,我总是推迟做出关键决策或者因不愿跨出自己的舒适区而说‘不’。现在,我才是真的没得选择,我必须有所抉择,因为我的时间已经被砍掉了一半。”
固定时间表的作用
柯林斯、桑德斯和西蒙斯有一个相同的发现。 当给时间表加上严格的时限,删减掉不必要的工作,同事和客户也重新适应了何时该对你有所期待后,他们发现了固定时间表所产生的两个令人惊奇的作用。
第一,所谓必要的事情——无论是电话销售或者还是专注于为创作一本新书而进行的核心研究工作——恰是那些真正重要的事;而不必要的事情——无论是动不动就邮件邮件的,还是像患了强迫症般总在调整博客的模板——比许多人以为的还要更无关痛痒。
第二,与不稳定的时间表相比,他们反而因专注于必要的事情(而非所有的事)而受到更多的关注。这些“佯谬”的事实——正如柯林斯的书最畅销,桑德斯和西蒙斯的公司发展飞速——说明你也可以收获更多成效。
固定时间表的生活方式
固定时间表效率法的步骤很简单明了:
1. 选择一个你认为能达到最理想的劳逸平衡状态的工作时间表。
2. 尽一切努力去避免破坏时间表的安排。
听上去非常简单吧, 但,当然不简单。 要满足第2条可不是件容易的事。 如果你还放不下现在的项目、责任或者工作习惯,那么你很有可能远远达不到这个理想时间表的要求。
当你开始想要通过固定时间表来提高效率时,有一个简单的事实你必须面对:要坚持住这个理想时间表需要更大刀阔斧的行动。举个例子,你也许不得不:
¨ 给待办事项数目来个大瘦身。
¨ 痛下决心把那些缺乏效率的习惯从你每日的时间表中删除掉。
¨ 为了换取大量的自由时间,冒着一不小心惹恼他人或让他们失望的风险。
¨ 停止拖延。
理论上来说,这都是些硬指标,而且非常难达成。 但是当你专注于一个特定的目标——“我拒绝在工作日工作到5:30以后!”——你会很惊奇地发现上面的要求变得没那么难了。