当某国有银行省行新任行长空降之后,他的第一道命令就是宣布对辖区内40余家支行行长进行复杂而迅速的调整,他们将在一个月内带着新的任务目标奔赴新的战场,这件事情对于40余位支行行长而言是万万没想到的,同样没想到的,还有这家省行的内审人员。
基层干部是企业中最小经营单位(团队)的负责人,虽然在企业中的重要性与中高层干部不能同日而语,但由于部分行业监管规则对基层干部有任职资格要求、部分企业对经营单位(团队)有合规管理要求,所以基层干部的离任审计工作还是颇具重要性的。
基层干部的离任审计包括升任、转任、调任或离职,其主要特点在于高频性、时效性和风险性。其中高频性在于基层干部在企业中往往数量较大,人事调整相对较多,离任审计工作项目也会随之而遭遇扎堆的现象;时效性在于基层干部直接承担经营管理责任,是否能够尽快上岗工作直接影响企业的经营业绩,需要离任审计工作保持较高的时间效率;风险性在于受成本效益影响,能够提供给审计人员的基层干部任职信息往往相对单一和匮乏,对于形成全面公允的审计结论支持不足,存在审计风险。
有效应对“批量、快速”的特点,防范风险,改善基层干部离任审计工作效果的基本原则就是“标准化”。流程标准化,让每一步都按照流程无缝衔接;信息标准化,每个流程涉及的信息都具体而明确。
发起离任审计
被审计单位发起离任审计申请时应当随申请书一并提交现有资料,而无需申请后由审计部门再行调取。
《离任审计申请书》应当注明被审计人员的姓名、职务、任职期间、离任审计类型、离任审计目的(外部规范要求还是内部控制要求);现有资料包括但不限于:
(1)被审计人员任期内各项经营指标的变化发展情况以及相关的数量、质量,比率和趋势分析;
(2)被审计人员任期内主要的经营管理措施和重要决策,其中涉及财务的要提供授权和明细账;涉及人事的要提供相应的任职和履职记录;涉及资产的要注明来源、折旧、用途和现状;涉及其他企业重要资源的,也应当提供相应的、能够呈现资源使用合规性的现有资料;
(3)被审计人员任期内主要的合规管理情况,可以参照内控五要素分别提供相应资料;
(4)不同视角的被审计人员评价,包括个人总结、上级评价(绩效考核)、下级评价(标准调查问卷或360评价结果);
(5)为实现离任审计目的的其他现有资料。需要再次强调的是此时提供的是现有资料,也即无需为其付出额外的工作时间;上述材料在企业尚未形成常态规定或习惯的,可以在审阅资料后根据实际情况补充。
审阅资料
审计部门在接到申请和现有资料后,通过审阅现有资料并运用职业判断获取审计证据,如被审计单位提供的现有资料获取的审计证据达到审计目的基本要求的,进行下一步工作;如果现有资料不足以支持审计工作的,审计部门应当一次性要求被审计单位补充完整所需资料,资料完整后再实施审计工作。需要再次强调的是,在资料调阅过程中,应当本着高效、减负的原则,审计部门能够自行调取的应当自行调取,能够通过系统调取的应当通过系统调取,能够通过电子渠道传递的应当通过电子渠道传递。
实施审计
通过审阅材料获取初步审计证据后,审计部门应当根据实际情况选择检查、函证、重新计算、重新执行等方式实施审计,其中在与被审计单位沟通时应当优先选择电话、视频或其他非现场方式,减少现场沟通成本和差旅成本;需要发放调研问卷的,应当本着问卷问题精简化、问卷范围最小化、问卷内容保密化的原则,通过沟通和问卷充实审计证据;沟通过程中应当注意保留录音录像以及问卷等原始记录;原则上审计人员不直接与被审计人员沟通。需要再次强调的是,实施审计要综合考虑风险和成本。
出具审计意见
在审计结论的基础上出具的审计意见,应当征求被审计单位和被审计人员的意见,达成一致后,正式出具结论。审计过程中未发现问题(根据风险承受能力确定,下同)的,出具无保留意见的审计结论;发现问题的,根据内外部规定,分别进行移送和处理;并在合理范围内提出保留意见或者否定意见的审计结论。需要再次强调的是,审计意见应当尊重客观事实,能够清晰、简明反映被审计人员的履职和风险情况,可以通过数据和行为定量和定性的表达来进行综合展示。
在基层干部离任审计工作的流程控制中,具备条件的应当明确每一项工作的具体时间,同时应当明确相关工作产出要求的质量标准,确保产出的信息、资料、意见和结论可以进行约束和比较;对于已经实施工作标准化或结果标准化的基层干部,也可以考虑审计意见标准化,进一步提升效率;另外,作为审计人员,在出具审计结论时应当明确审计边界,厘清责任。