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关于加强高校内部会计控制的探讨_建筑学专业论文

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随着我国教育论文高等教育事业的大发展和多种办学方式的引入,高等院校的资金来源和使用渠道日益多样化,资金流量迅速增大,而由于相关的监督和控制措施不力,使高校的资金活动隐含着相当大的风险。有关挪用、侵占或 ...
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随着我国教育论文高等教育事业的大发展和多种办学方式的引入,高等院校的资金来源和使用渠道日益多样化,资金流量迅速增大,而由于相关的监督和控制措施不力,使高校的资金活动隐含着相当大的风险。有关挪用、侵占或诈骗高校财产的现象屡见不鲜。中山大学纪委课题组的研究显示,近五年来,高校职务犯罪案件82%集中在基建、采购、财务、招生和后勤服务等环节。河南省20062009年查处的高校职务犯罪的80人中,在上述环节实施犯罪的有60人,占75%。特别是基建领域,由于建设规模大、资金投入多、工程建设制度不完善,已经成为高校腐败的重灾区。① 出现这些问题的原因大多在于内部会计控制的不足。因此,建立健全内部控制制度已成为高等院校一项迫切的工作任务。

内部会计控制度是指组织为了保护资产的安全和完整,提高会计信息质量,确保有关法律法规和规章制度及组织经营管理制度的贯彻执行,避免或降低风险,提高经营管理效率,实现组织经营管理目标而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。目前,有些高校由于内部会计控制制度不健全,账务操作不规范,造成会计信息失真、会计核算不规范、账务处理错误发生,从而导致账表、账实不符,使国家财产遭受一定损失。为此,高校必须结合自身实际情况,加强内部会计控制制度的建设,完善内部牵制和监督约束机制。

一、高校内部会计控制存在的问题

(一)内部会计控制理念淡薄。

受传统教育管理模式的影响,高校管理部门和人员通常把注意力放在扩招、创收和教学科研工作上,不太注意内部会计风险的控制和管理。在高校财务活动的具体操作中,重要空白凭证保管使用制度、印鉴票据分管制度,以及会计人员分工中的内部牵制等原则得不到真正的落实。有的单位没有按《内部会计控制规范》的要求建立学校内部会计控制制度;有的单位虽然建立了内部会计控制但不健全。比如,有的单位虽然制定了实物资产和货币资金方面的内部牵制制度,但是由于没有严格的授权控制和不相容岗位分离控制,制度形同虚设;重大事项没有实行集体审批决策;工作人员调离会计岗位交接手续不规范等。有的单位即使制定了较为全面的内部控制制度,也仅仅是挂在墙上、印在纸上,内部会计控制制度流于形式。从四川省审计厅对几所院校的审计情况来看,高等院校目前的财务管理问题主要集中在无依据收费、私存私放公款和违规设置小金库

上。例如,20042007年,四川音乐学院以捐赠款、考试费、补考费等名义向学生违规收费659万元;20052007年少计售房款等收入837万元;将捐赠收入、管理费、演出收入等私存私放,金额达1282万元;未严格执行合同法、招标法及造价管理等规定导致多计工程价款698万元。

(二)现行授权机制造成内控制度失效。

现行授权机制的领导一支笔盛行,大事小事都由一把手审批。由于专业知识、时间和精力的限制,一个人很难形成合理的判断,使得权限控制最终流于形式。而且,这种制度会造成一把手高度集权,缺乏对决策者的制约和监督,授权机制失控极易导致腐败。

(三)缺乏风险防范机制和监控措施。

在当前的市场经济环境中,高等院校面临资产风险、筹资风险、投资风险、合同风险等多种市场风险,因此,需要有相关的风险防范和控制措施。现实情况却是大多数高校根本没有相关的机制。

(四)内部会计控制制度的制定程序不规范。

内部会计控制制度体系缺乏系统性和完整性,制定过程不规范。首先,常常采用打补丁的方式出台办法。比如,今天发现办公用品浪费严重,就出台一个办公用品采购与使用办法;明天电话费高了,又制定一个通讯费管理办法。其次,不同制度之间存在矛盾或重叠的现象。比如,仅是购买电脑一项,就有好几种操作模式:

既可以通过负责管理固定资产的设备科购买,也可以通过行政办公室购买,还可以通过信息科购买。这样的制度体系不可能不造成管理上的漏洞。

(五)内部会计控制制度本身存在缺陷。

内部会计制度本身的缺陷也会造成执行不力。内部会计控制制度文字描述性东西较多,缺乏清晰的岗位说明和工作流程图,使得新手需要很长一段学习和熟悉的过程,通过长时间的实践形成专业知识和能力,才能胜任工作。这样,人员变化时工作交接不力也会造成控制漏洞。

二、完善高校内部会计控制制度的必要性

(一)完善高校内部会计控制制度是高校资产安全、完整的保证。

防止国有资产流失是高校建立内部会计控制的根本目的。高校是国有资产集中的地方,也是国有资产流失的高发区之一。通过完善高校内部会计控制制度,建立风险预警和控制系统,形成有效的内部相互牵制的关系,可以达到防止各种舞弊行为,杜绝贪污、盗窃、挪用、浪费和不合理使用等问题。

此外,建立健全内部会计控制制度,可以明确财务与相关部门的分工,通过制度控制,明确责权利,对确保高校各项经济工作的正常运行和提高管理水平具有十分重要的作用。

(二)完善高校内部会计控制制度是规范会计工作秩序的客观要求。

会计工作涉及各方面的利益关系,处理不当将会影响相关方面的利益,会计工作必须依法进行。单位内部会计管理制度不健全,会计核算混乱,财务收支失控,不仅损害了国家和社会公众利益,也给本单位的经营管理带来消极影响。因此,各高校应当保证会计管理工作有章可循、有据可依、规范有序,这样才能保证会计工作发挥应有的作用。

(三)完善高校内部会计控制制度有利于会计信息的可靠性、完整性与合法性。

会计资料真实、完整,是了解客观情况,做出正确决策的依据,真实可靠的会计报表能够帮助决策者准确把握单位的经济运营情况。保证会计资料的可靠性、完整性与合法性,需要通过内部会计控制制度来实现。

三、高校内部会计控制的改善措施

(一)加强内部会计业务控制。

第一,对高校货币资金业务内部控制,应采取严格的授权、批准制度,实现钱账分管,出纳员不得负责总账的记录。严格按会计基础工作规范的操作程序办理会计事项,会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前,应对各有关部门送来的各种原始凭证,包括发货票、运费收据、入库单以及定货单等进行认真的审查、核对。如果发现问题,应及时查明原因,合理解决。在此基础上,编制付款凭证,由出纳员结算支付货款,并按货币资金支出业务的内部控制要求和方式实施内部控制,使两种业务的内部控制统一起来。

第二,完善实物资产管理的岗位责任制度。实物资产的控制方法主要有不相容职务相互分离控制、财产保全控制、会计系统控制、电子信息技术控制等。在验收入库、领用、盘点、保管与处置等关键环节进行环节控制。

在采购环节,设置采购与付款业务的机构和岗位。专职采购机构要实行定期轮转制度,采购工作人员要由那些具有高度责任心的人担当;大量的同宗物品要进入招标程序;在适当的市场调查研究基础上,加强工程项目的招投标、预算、工程质量管理等环节的财务控制,防范高校项目工程中的贪赃枉法、收受贿赂,欺诈行为和舞弊行为;必须限制未经授权的人员对财产的直接接触,要采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,确保各种财产的安全完整。

第三,实施不相容岗位分离制度和内部牵制制度。不相容职务主要包括授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等方面。各级管理人员和经办人员必须在高校的授权范围内行使各自的职权和承担相应的责任,不能超越权限。实施重大决策集体讨论制度。高校管理层要依据会计法和《高校会计制度》、《高校财务制度》等规定,制定适合本单位的内部会计控制制度,并且不折不扣地执行。

(二)优化高校内部控制环境。

高校会计内部控制制度的建设,是一项全员参与的活动。首先,高校负责人是内部会计控制中的一个重要主体,这就要求他们高度重视内部会计控制,严格一致地保持诚信行为和道德标准,任何人不得凌驾于内部控制制度之上。高校负责人作为经营管理者,同时也应该是内部会计控制的实施者,只有意识到内部会计控制的重要性,才能不断创新管理理念,内部会计控制的有效实施才能得到有力保障。高校负责人还要以身作则,在高校内部经常提供道德方面的指导,使所有的教职员工在任何时候都能够保持正确的判断。其次,通过对会计人员的继续教育,尽可能提高其专业技术能力,以及在会计工作岗位中处理问题的能力;通过实行会计岗位的轮换,使会计人员都具备良好的职业判断能力。再次,明确划分各部门职责,构建科学合理的组织框架,实现各岗位、各部门间的相互制约。部门间横向上的相对独立与相互制约、目标明确,是内部控制制度得以落实的基本保证。

(三)建立风险防范机制和监控措施。

现实工作中,高校在对外投资、筹资时,应进行严密的可行性分析,按申请论证审批实施等严格的程序来操作;重大项目严格实行集体决策。项目应经过充分论证,采取相关的风险评估控制措施,避免盲目超规模的投资。高校还应设定明确的资产负债率预警线,对超出预警线的项目严格审核,避免盲目上马造成的巨大财产损失。

(四)规范内部会计控制制度。

高校内部会计控制制度一定要具有系统性和完整性。高校对内部会计控制制度应进行统一的规范化管理,设计一套规范的制度制定程序和形式规范,包括制度的编号、格式、分类、内容、审批程序、执行及其他应注意事项,并以书面形式形成。各项制度之间应高度一致,通过绘制清晰的工作流程图,让每个人都能一目了然地知道办事程序、涉及的部门、人员和规章制度,能够将好的工作经验固化下来,并且比较容易地发现内部控制中的不足和风险点,加强高校内部会计控制的探讨实现高校内部控制的持续改进。

(五)完善内部审计机制。

内部审计机制是确保高校内部会计控制顺利实施的重要保证。内部审计是高校自我独立评价的一种活动,内部审计可通过协助管理者监督其他控制政策和程序的有效性,以形成良好的控制环境。加强内部审计监督,能及时发现高校内部会计控制中存在的问题并及时解决,从而提高会计信息的有效性。

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