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博士后的时间管理方案:一年完成三本书和六篇以上论文_时间管理_博士后

很多人都在抱怨时间不够,我们每天需要阅读,需要工作,还有很多杂事,生活中的事情也很多,根本没有太多时间去做研究和写作,那么,下面这个故事会让你惊讶。一名MIT博士后是如何在一年内(仅限工作日的8:30-5:30)写3本书,完成1次博士论文答辩,发表6+份经同行审议的论文我总是在寻找“隐藏的宝石”,就是那些从事杰出工作但其价值未被世界所认知的人。

时间管理:1年时间,你能做什么?如果再减掉周末、节假日呢?如果再把时间限制在每天的8:30-5:30呢? 时间管理是我们每一个人都要面对的事情,而本文不是只讲大道理而已,这里有很多鲜活的例子,你可以学到很多实用小技巧。你还会发现,那些你以为“本来就厉害”的成功人士,其实也有过一张“一塌糊涂”的时间表。所以,他们可以,我们为什么不?

这么多事,他是怎么做到的?卡尔的博客是网络最受欢迎博客之一:学习技巧(Study Hacks)。 他在“我会教你如何致富”博客上发表的客座博文向大家展示了如何学习《我会教你如何致富》一书中教的原则——当然还有很多别的内容——并将其融合成提高工作效率的方法。下面,你将学到: ¨ 如何使用固定时间表效率法——与我以前提过的“思考、意愿、技巧”三步法(译者注:这个主要是用来追踪和管理你的花销情况,点击链接还有excel表格可以看哟)——去有意识地选择你想做什么,并无视掉无意义的外加作业 ¨ 什么时候该说不——怎么说不 ¨ 每场演讲6万美元的专家如何管理自己的时间 ¨ 案例研究: 如何让你的邮件时间得到最充分利用 下面进入正题。 (译者注:本文结构比较特别,题目和前面的部分是拉米特•赛希,然“* * *”符号框起来的部分是直接引用了卡尔的邮件,所以,作者我将两者都不出来了,希望大家不要迷糊了,下面的“我”都是卡尔•纽波特。) * * * 来自 卡尔: 我最近做了一个简单的实验: 我记录了最近发出的50封邮件的时间戳。 可以从这些时间戳看到我一周内(10月22日(周四)—10月29日(周四))收发邮件的情况。我的兴趣在于统计出自己一天中的哪些时间花在了邮件这档事上。 下面是我的发现: (译者注:上表不是时间戳记录表,是卡尔纽波特自己的统计结果,横轴为时间段,纵轴为邮件数。)如上图所示,这一周里,我在6-7点间只发了1封,7点后则为0。 这个很好解释:我每天都差不多5点半的样子就结束了当天的工作。这意味着5:30之后,断网, 关机, 无待办事项。每当我结束一天的工作,就该是时候放松了。 我必须强调,我不是某些生活懒散的企业家,公司已经上轨道,所以就躺在加勒比海的阿鲁巴岛的吊床上监督监督就完事。 我有一份正常的工作(我是一名博士后),有很多事情要做。例如,在刚过去的那个夏天,我取得了麻省理工学院(MIT)计算机科学博士学位。 在写作博士论文的同时,我完成了自己第三本书的手稿。这份手稿在我博士论文答辩结束一个月后交到兰登书屋(Random House)出版社并将于2010年夏季出版发行。在过去的一年里,我还很用心经营着自己的博客——学习技巧(Study Hacks),创造了5万的月独立访问量,与此同时,我还成功发表了超过半打同行评议过的学术论文。换言之: 我可不是懒鬼。 除了极少的例外,所有这些事情我都是在工作日的8:30到5:30之间进行的。(我每天的锻炼时间、1小时的遛狗时间也都是安排在这个时间段内的。我真的很喜欢每天5:30之后的自由时间,完全的自由啊。) 我称这个方法为固定时间表效率法( fixed-scheduled productivity),,我从2008年年初开始便一直在使用并向大家推荐这个方法。它的理念很简单: ¨ 制定一份你认为最理想的工作时间表,然后再通过实际工作情况来调整,让这张表真的适合你——使用这个方法的时候你得冷酷一些,接什么责任要懂的选择,该拒绝别人的时候不能客气,不要别人让做什么就做什么,没多大用处的任务要摆脱掉。这个方法将会在你的控制力、压力水平、完成的重要工作的数量上产生深远而有益的影响。 不过它的理念并不是什么新的东西。提姆•菲利斯(Tim Ferriss)的一本很有名的书《每周工作4小时(The 4-Hour Workweek)》里就建议采用严格的时间限制。他认为我们所做的很多工作的效率是很低的,而且其重要性也是令人质疑的。(他运用了帕金森定律(Parkinson’s Law)来支撑“更多的时间并不一定带来更多的成效”的观点,并广受欢迎,当然,如果你还心存疑虑,可以看看《揭露真实的帕金森定律(Debunking Parkinson's Law)》。)他说,相反,如果我们能辨别出什么是最重要的任务,并受到严格的时限约束,那么我们会吃惊地发现,实际完成所需的时间是很少的。在本文中,我想告诉你们一些成功运用这种方法的真人真事——事业依旧成功,生活品质却得以彻底改善。 吉姆•柯林斯的白板 (照片/凯文•莫洛尼/纽约时报) 吉姆•柯林斯的商业权威指导著作《从优秀到卓越(Good to Great )》和《基业长青(Built to Last.)》销售额已破700万,他则将这些书的成功归功于他的研究原则。自去年五月柯林斯接受纽约时报的访问后,他便带领着12名本科生组成的几支研究团队开始了资料的搜集工作,现在(2009.11.19)搜集工作仍在继续。 而他的一本书要从最初的提出假设到最后形成历经千锤百炼的思想,平均耗时约5年,需经费约50万美元。当从调研阶段迈入“修道士”状态般的写作阶段后,他状态最好时一天也最多能完成一页的内容。换句话说,柯林斯是一个非常有毅力而且刻苦工作的人。 你可能会由此认为他和一般见到的在残酷的商业世界里拼命打拼、睡觉也不关机的工作狂一样。 但是,他没有。 他位于科罗拉多的办公地点的会议室里放了一块白板,白板上潦草地写着一个简单的公式:¨ 创新 53% ¨ 教学 28% ¨ 其它 19% 柯林斯在很多年前就定下了一个“宏伟的目标”,他人生中50%的工作时间要用于创新性的工作——思考、调研和写作——30%的用于教学,剩下20%用来完成其它所有事。 白板上的百分比正是他日常时间分配的大体状况。(他用秒表计时,用电子表格来控制进度。)就使用固定时间表效率法来说,柯林斯的例子就很典型。 拥有与他同一级别成就的作家则很容易陷入过量工作的泥沼中: 熬夜更新推特(美式微博)、雇佣工作人员、精心设计网页、开发系列产品、不放过任何演说机会。但柯林斯逃出了此种命运。 举例来说,尽管柯林斯一次演讲的薪酬就超6万美元,但他每年演讲的次数不足18场,所得收入的三分之一都无偿捐献给了非营利组织。 他从不到各地去推销自己的书。 他的网页设计得也很普通。他严格控制自己的生活开支,避免过度依赖收入(过去的14年里,他和妻子一直生活在加利佛尼亚的一栋小平房里)。他只顾了很少的员工,喜欢需要时再招募些志愿者。 时代周刊形容他道,“柯林斯先生……非常善于说‘不’。”(他曾为《今日美国》写了一篇文章:《最好的新年决心是?一份‘不做’清单”(Best New YearsResolution? A ‘Stop-Doing’ list.)》)他固定时间表的生活方式源自一个简单的理念"让工作持久而与众不同”,而其真正得以实现还是得益于他“愿意……用对‘做什么’的相同程度的专注来对待‘不做什么’”的这种态度。柯林斯不是唯一从固定时间表效率法中受益的…… 伊丽莎白的转变 当伊丽莎白•格蕾丝•桑德斯(ElizabethGraceSaunders)开始她的第一份事业——职业文案服务时,她的工作时间表简直就是“危害甚深”。 “我会先出去会了朋友再回邮件,”她告诉我,“然后熬夜到凌晨2点来完成手头的项目。” 终于有一天,她崩溃了。“我不是秘书,”她说,“我的任务不是搞定所有摊在我面前的事。” 桑德斯改用了一个一周工作40小时的时间表。这个新的时间表带来了两个直接的影响。 第一,她发现自己开始只专注于最重要的事了。 举个例子,由于计划用于业务发展的时间只有几个钟头,她不能再找借口去做些浪费时间的事,像是曾让她熬夜的徒劳无益的网站微调和查看没实际用处的邮件。从而,她可以把心放在那些能产生成效的核心事务上,比如进行电话销售或新产品的研发。 旧的时间表里的内容确实更多,但同时也更琐碎,反而在这种约束下产生的专注带来了更多的成效。第二,她发现她可以让她的客户学会如何适应她的工作习惯。 “我会在24小时(而非24分钟)内回复您的邮件,在开始一个新项目之前需要事先通知我,如果近期内我的时间安排已满我会说‘不’,我可能提前将接下来一个月的会议安排都定下来了。”桑德斯说,“对怎样以及何时对要求作出反应的选择会产生极大的影响。” 桑德斯的朋友和客户都对她放弃文案工作,变身为一名“时间管理教练”的事情印象深刻。她现在的工作是帮助其她职业女性取得同样的成效。(其中最有名的服务是“重塑时间表(Schedule Makeover)”。) 下面是典型的“桑德斯的一天”: ¨ 6点起床,8:30坐到电脑前。 ¨ 在工作日,她的头1-2个小时是用来做她称为“常规处理”的工作,包括核对日程、查看邮件、为这一天接下来的时间做一个详细的计划。桑德斯认为正是早上的这项“惯例”让她不用再浪费时间思考工作怎么开始,并将她从整天都在查看邮件的“强迫症”中解放出来。 ¨ 她会进行一个小时左右的电话销售。 对于私营企业来说,这算是最痛苦的事情。但是通过将其严格固定在时间表上,可以避免她将这件事推到一边。 ¨ 这一天接下来的时间里,她将按照早上制定的计划走: 通常是一些客户要求的任务和至少一项业务拓展工作。¨ 下午5:30结束工作。 绝大多数的企业家都会工作到5:30以后(并声称这是完全不可避免的),不过,桑德斯虽然没有像他们这般,她的事业依旧蒸蒸日上。原因很清楚:她的固定时间表迫使她只从事那些能有成效的工作(电话销售、客户任务、主要业务拓展),并避免将时间花在那些没实际用处、只是为“忙”而忙的事情上(像是动不动就会去调整网页、强迫症似的反复查看邮件、对一些小的业务发展机会穷追不舍)。桑德斯并不是我遇到的唯一一个惊讶于这个发现——做得少反而有助于提高营收——的年轻企业家。
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