某医药公司职能部门职责梳理项目成功案例纪实

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——对岗位职责进行重新梳理，提高工作效率

【客户行业】医药行业

【问题类型】岗位重组

【客户背景】

某医药高科技有限公司位于华北某省，在1998年成立，主要经营医疗使用产品，包括一次性、高科技，针对伤切口、烧伤、溃疡、骨科专用，输液留置贴的全科室使用的产品。从国外引入先进技术，具有独立自主研发的发明专利和实用新型专利十多项，部分发明专利获得世界尤里卡金奖。产品的技术含量为行业领先地位，是省级重大科技项目，享受国家预算配套资金，在国家总后勤部成功立项，成为野战装备中的医疗使用产品之一。

近年来，随着公司的不断发展壮大，公司员工也逐渐增加。其中，职能部门的岗位和人员也越来越多。但是，岗位与人员的增加并没有带来更高的工作绩效，与此相反，职能部门的工作效率越来越低，在追究问题时，由于没有职责边界规定，员工相互推诿，借口上一流程工作迟迟未完成，自己没有办法开展工作，如此一来，领导无法及时追责，现存的问题迟迟没办法解决。另外，公司领导层发现职能部门的员工往往忙于事务性工作，职责约定中缺少重点、难点工作的内容，导致职能部门的工作有效性不足，无法支撑企业的发展。为解决职能部门现存问题，进行岗位职责的合理规划，该公司领导层与华恒智信达成了合作意向。

【华恒智信问题分析】

在双方达成合作后，华恒智信的专家老师们深入该医药公司职能部门进行了现场调研，与各级领导以及基层员工进行了充分沟通。经过总结分析，发现该医药公司职能部门在岗位设定方面存在一定的问题，主要问题如下：

一、 岗位职责分工过细，流程节点多，工作效率低

目前，该公司的岗位职责分工过细，导致一项简单的工作需要经多个员工之手，而在这个过程中，如果其中一个员工的工作出现延误，就会导致整个工作的时间线被拉长，影响工作效率。例如：有人负责公司宣传文章的撰写，有人负责文章的配图，有人负责排版上传等。当公司需要进行某方面的宣传工作时，如果负责作图的人员忙于其他工作，无法抽出时间来进行文章配图的制作，而其他员工又习惯于只专注于自己的工作，没有人去主动承担配图的工作，就导致文章迟迟无法定稿上传，原定的宣传工作无法及时落实，影响公司下一项工作的开展。

二、 岗位职责重叠，员工互相推诿

该医药公司存在岗位职责重叠的情况，导致员工在开展工作时相互推诿，都把责任推卸给对方，影响工作的开展。例如，该公司多个部门都承担了合同管理的职责，包括法务部门、财务部门、档案管理部门等等。如此一来，当合同出现问题时，由于这几个与合同管理有关的部门职责互相重叠，员工互相推诿，领导很难判断究竟是哪里出了问题，该由谁来担责，导致公司的管理工作很难得以实施。

三、岗位职责缺少重点，无法支撑企业发展

人们都有畏难心理，当不被特意督促时，员工们大多会优先开展难度较低的工作，而往往会刻意避开自已不擅长的工作或者难度较大的工作，而由于重点工作往往与高难度挂钩，所以员工们在开展工作时会避开重点工作，以至于无法支撑企业的发展。由于该公司没有人去督促职能部门员工开展重、难点工作，在绩效考核时也仅仅以工作量来进行员工工作的核定，员工们在开展工作时也会特意避开难点工作，花费大量时间处理事务性的工作。

【华恒智信解决方案】

华恒智信的专家老师们经过分析现状问题，从专业角度提出解决方案，与公司各领导达成共识后，提出了以下解决方案：

一、 梳理岗位职责与工作流程，归并相似岗位

为解决该医药公司岗位职责分工过细，流程节点多，工作效率低的问题，华恒智信专家老师结合长期管理经验，建议对各岗位职责进行工作流程的分析以及工作路径的分析，做好岗位职责与流程的梳理工作；对于工作流程中可以合并的部分，结合公司发展需要进行合理归并，成为同一岗位的工作职责；例如，上文提到的宣传工作，文章撰写、配图制作与排版可以合并，由一个岗位负责，根据工作量配置人数，提高工作效率。明确各类岗位职责要求，进而帮助企业提高运作运营 ，实现工作效率最大化。

二、 调整职责分配，以充分利用资源

针对该医药公司职能部门岗位职责重叠，员工在开展工作时相互推诿的问题，华恒智信的专家老师建议从公司、部门双层面进行岗位职责的重新梳理。从公司层面进行梳理，以避免各部门间岗位设置时职责设计重叠，在进行公司层面的工作时，没有明确的人员负责，造成员工间的互相推诿；从部门层面进行岗位职责梳理，可以有效避免部门内部岗位设置的不合理，避免岗位职责重叠，或者工作遗漏的产生，保证组织内部人力资源的充分利用。

三、 建立核心职责的配套机制，推动核心工作的进行

为解决该医药公司职能部门岗位重点不明的问题，华恒智信的专家老师提出要通过各级领导者进行督促工作，由上级领导在日常工作或早晚会时定期进行提醒，以保证重点工作的开展。

另外，也要建立配套的奖惩机制，将岗位职责纳入绩效考核。只有当岗位的重点工作得到开展时，员工才有希望得到“优秀”等级；若员工只忙于事务性工作，不开展重点工作，即使工作完成再好，也只能最多拿到“良好”等级。公司借此可以将重点工作与激励挂钩，鼓励员工开展重点工作，提高员工的工作积极性。

【华恒智信总结思考】

明确各岗位的工作职责可以有效避免员工间互相推诿的现象的产生，提高工作效率。针对该医药公司的现状问题，华恒智信人力资源咨询团队经过深入现场访谈、考察、分析，系统地对各个岗位进行了梳理，找到了适合该公司的解决办法。

华恒智信的专家老师在多年工作中发现，许多公司普遍存在岗位职责过于细化，流程节点过多，工作效率不足，以及各岗位间存在职责重叠，缺少重点等问题，专家老师们结合多年实战经验，提出了一系列有效的解决办法，帮助客户公司摆脱了困境。

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