从头梳理--------《从会计基础到会计实战》

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会计账簿的保管


会计账簿是重要的经济资料，必须建立管理制度，妥善保管。账簿管理分为平时管理和归档保管两部分。
1．账簿平时管理的具体要求
各种账簿要分工明确，指定专人管理，账簿经管人员既要负责记账、对账、结账等工作，又要负责保证账簿安全。
会计账簿未经领导和会计负责人或者有关人员批准，非经管人员不能随意翻阅查看会计账簿。会计账簿除需要与外单位核对外，一般不能携带外出，对携带外出的账簿，一般应由经管人员或会计主管人指定专人负责。会计账簿不能随意交与其他人员管理，以保证账簿安全和防止任意涂改账簿等问题发生。
2．旧账归档保管
年度终了更换并启用新账后，对更换下来的旧账要整理装订，造册归档。归档前旧账的整理工作包括：检查和补齐应办的手续，如改错盖章、注销空行及空页、结转余额等。
【注意：活页账应撤出末使用的空白账页，再装订成册，并注明各账页号数。】
各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：
账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。活页账簿装订具体要求：
        保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质地较好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。活页账一般按账户分类装订成册，一个账户装订成一册或数册；某些账户账页较少，也可以合并装订成一册。
        多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
        在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。
账簿装订后的其他要求：
        会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。
        会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。
        封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。
        会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
旧账装订完毕应编制目录和编写移交清单，然后按期移交档案部门保管。各种账簿同会计凭证和会计报表一样，都是重要的经济档案，必须按照制度统一规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁。
【说明：根据《会计档案管理办法》的规定，总分类账、明细分类账、辅助账、日记账均应保存15年。其中，现金、银行存款日记账要保存25年，涉外和对私改造账簿应永久保存。】
保管期满后，应按照规定的审批程序报经批准后才能销毁。这些相关的保管和销毁的规定也都和记账凭证的相关规定基本一致。

账务处理程序，也称会计核算组织程序，是指账簿组织和记账有机结合的方式和步骤。账簿组织，指初始对账簿种类、格式和各种账簿之间关系的设置。

记账步骤，是对会计数据的记录、归类、汇总、陈报的步骤和方法。即从原始凭证的整理、汇总，记账凭证的填制、汇总，日记账、明细分类账的登记，到会计报表的编制的步骤和方法。账务处理程序的基本模式可以概括为：原始凭证——记账凭证——会计账簿——会计报表。

选择科学，合理的会计账务处理程序是组织会计工作，进行会计核算的前提。在实际工作中有企业可以选择不同的会计账务处理程序，在进行选择时应符合标准以下要求：

Ø  适合本单位的组织结构特点，考虑自身企业单位组织规模的大小，经济业务性质和简繁程度，有利于会计工作的分工协作和内部控制。

Ø  能够正确，及时和完整地提供相关会计信息，在保证会计信息质量的前提下，满足本单位各相关管理部门及人员的会计信息需要。

Ø  力求简化，减少不必要的环节，节约人力，物力和财力，提高工作效率。

常用的账务处理程序主要有记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、多栏式日记账务处理程序和日记总账账务处理程序。

记账凭证账务处理程序
记账凭证账务处理程序是指对发生的经济业务事项，根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证，然后直接根据记账凭证逐笔登记总分类账的一种账务处理程序。它是基本的账务处理程序，如图5-4所示，其一般程序是：
（1）根据原始凭证编制汇总原始凭证。
（2）根据原始凭证或汇总原始凭证，编制记账凭证。
（3）根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。
（4）根据记账凭证，登记各种明细分类账。
（5）根据记账凭证逐笔登记总分类账。
（6）期末，现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符。
（7）期末，根据总分类账和明细分类账的记录，编制会计报表。

汇总记账凭证账务处理程序
汇总记账凭证账务处理程序是根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证，定期根据记账凭证分类编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证，再根据汇总记账凭证登记总分类账的一种账务处理程序。如图5-5所示，其一般程序是：
（1）根据原始凭证编制汇总原始凭证。
（2）根据原始凭证或汇总原始凭证，编制记账凭证。
（3）根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。
（4）根据记账凭证，登记各种明细分类账。
（5）根据各种记账凭证编制有关汇总记账凭证。
（6）根据各种汇总记账凭证登记总分类账。
（7）期末，现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符.
（8）期末，根据总分类账和明细分类账的记录，编制会计报表。

科目汇总表账务处理程序
科目汇总表账务处理程序又称记账凭证汇总表账务处理程序，它是根据记账凭证定期编制科目汇总表，再根据科目汇总表登记总分类账的一种账务处理程序。如图5-6所示，其一般程序是：
（1）根据原始凭证编制汇总原始凭证；
（2）根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证；
（3）根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账；
（4）根据记账凭证登记各种明细分类账；
（5）根据各种记账凭证编制科目汇总表；
（6）根据科目汇总表登记总分类账；
（7）期末，现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符；
（8）期末，根据总分类账和明细分类账的记录，编制会计报表。

多栏式日记账务处理程序
根据收款凭证和付款凭证逐日登记多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账，然后根据它们登记总分类账。
日记总账账务处理程序
是将日记账和总分类账结合起来，设置一本联合的账簿，称为日记总账，并将所有经济业务都登记在日记总账上。

会计账簿的登记方法
为了保证账簿记录、成本计算和会计报表不出现差错，登记账簿必须根据审核无误的记账凭证进行。
（1）内容准确完整。
这条可以说是一个最基本的要求，如果不准确、不完整就会给以后的对账或是经济业务的查找设置障碍。
登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额等逐项登记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
负责登记账簿的会计人员，在登记账簿前，应对已经专门复核人员审查过的记账凭证再复核一遍。
【注意：账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期。】
（2）平行登记。
对于每一项会计事项，要在总账和明细账之间进行平行登记。

（3）及时登记。
登记账簿的间隔时间总的来说是越短越好。一般情况下，总账可以三五天登记一次，在我们公司登记总账的时间与凭证装订的时间是一样的；明细账的登记时间间隔要短于总账，日记账和债权债务明细账一般一天就要登记一次。现金、银行存款日记账，应随时按照业务发生顺序逐笔登记，每日终了应结出余额。
（4）注明记账符号。
登记完毕后，要在记账凭证上盖上自己的人名章，并用“√”表示已经记账，以免发生重记或漏记。
（5）书写留空。
账簿中书写的文字和数字一般应占格距的1/2.这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正。而且这样做也方便查账工作，要是写得满坑满谷的看个数字也不容易。
（6）正常记账使用蓝黑墨水。特殊记账使用红墨水。
这个是一般财务人员都知道的，红笔是用来冲账的。也就是说在冲账或者是写负数时用红笔，正常书写用黑色蓝色墨水。

（7）顺序连续登记。
登记各种账簿时应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章，防止后续无关的填加引起的错弊。
（8）结出余额。
凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。
【注意：现金日记账和银行存款日记账是必须逐日结出余额的。】
（9）注明过次承前。
每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。