1.确定办活动会议的场地,一定要提前预定场地,不然到跟前早没了,我们这次定的就有点晚就是因为没提前准备这个事
2.注意场地有哪些设备可以用,用场地的设备比公司准备的要方便一些,不仅节省了购买费用,还节省了运输费用,不过一定要调试好,有的场地是有音响和舞台的
3.影音设备。设备包括投影仪,音响,视频播放器,LED设备等。因为大多时候开年会都有一个总结展望的过程,以前是领导对着讲演稿在那念,现在是跟场下有一个互动,发言者会把会议的PPT跟场下的参会人员分享。所以影音设备是场地不可少的。
4.扩音设备。比如无线麦克,音效设备。如果是参与年会的人比较少,发言讲话大家都可以听清楚,但是年会的时候是全公司的一个盛会,场地不能缺少扩音设备,这样开会的内容才能更好的传递出去。
5.办公设备。比如电话,打印机,扫描仪,网络等,这些也是年会不可缺少的。很多参会人员在参加会议的时候都准备了讲演稿或者统计数据,但是每年都会有意外的情况发生,这时候就需要年会场地提前准备好这些设备来保证年会的正常进行。
6.记录设备。比如录像或者拍照的设备,或者录音设备。因为在开年会的时候,很多重要的数据都要发布,这时候仅仅靠笔记是不方便的,所以场地一定要有这样的设备,以便以后查看。
7.灯光设备。灯光是年会不可缺少的环节,不仅是在发言环节还是后面表演节目的环节,灯光设备上如果会场地有现成的是最好的,这样可以给公司节省很多开支。
(摘自会小二网)