建立职位体系通常被作为规范企业人力资源管理的第一步，因为职位体系是人力资源管理体系的基础，通过对组织结构、岗位和职责等进行梳理和优化，可以为绩效、薪酬、职业发展等其他体系的建立奠定基础。

编写岗位说明书是建立职位体系的工作中繁琐却至关重要的一步，也是HR非常关注的内容之一。岗位说明书应该包含哪些内容、每一部分有何用途，等等，都是一直在困扰HR的问题。

其实，岗位说明书作为职位管理体系中的一部分，也是整个人力资源管理体系的基础，需要具备三个功能。

首先就是岗位说明书字面上的意思，即对岗位的说明。这是岗位说明书必须具备的、最基本的功能，通常包含的内容有岗位名称、所属岗位族、所属部门、直接上下级和岗位职责等。从保利的岗位说明书中可以看到，每个岗位都有详细的岗位说明，并且管理岗位的岗位说明、职责说明相对于基层岗位更加复杂。

其次，岗位说明书需要能够体现企业管理的特点。一份中规中矩的岗位说明书，通常只具备第一个功能，但一份出色的岗位说明书，一定带有企业独有的特色，即企业的管理特点。以保利岗位说明书为例，有一个非常特殊的模块，权力。在保利的岗位说明书中，明确赋予了不同员工不同的权力，比如，管理者通常具备决定权、监控权、裁决权、评价权、审批权等，普通员工则普遍具备建议权，以及其他一些与岗位职责相关的权力。在岗位说明书中明确不同岗位的不同权力，管中窥豹，其实可以看出一点保力的管理特点。企业在要求员工完成工作职责的同时，需要予以员工包括人力、物力、财力的相应资源支持，保利将这些资源支持以权利的形式在岗位说明书中明确下来，可以在一定程度上说明保利将这种资源支持的力度和重要性提升到了公司层面。以岗位说明书的形式明确各岗位的相应权力，通过权力的明确保证岗位职责的顺利履行。

不过，要在岗位说明书中体现企业的管理特点，并不是想象的那么容易。这要求HR必须站在公司的高度，了解企业管理者的管理意图和思想是什么，只有充分的理解了管理者的思想和意图，才能做到在岗位说明书中以某种形式体现，也才能帮助管理者向基层员工传递和表达这种意图。

第三，岗位说明书作为职位体系的一部分，需要能够和人力资源管理体系中的其他部分进行衔接的功能。如果把建立人力资源管理体系和盖楼房进行类比，我们可以很容易的理解岗位说明书的第二个功能。在盖楼房时，首先需要根据居住的需要设计户型，然后根据户型和需要建筑的楼层数量打造地基，最后才是在地基的基础上修建楼房。因此，地基必须有一个重要的功能，就是与楼房地面以上的部分进行衔接，这是一个显而易见的道理，否则地基与楼房之间是分隔、断裂的，后果不堪设想。职位体系就是人力资源管理体系的地基，HR需要根据企业的价值流程、经营特点等梳理和优化组织结构、明确部门职能、设计岗位，然后才是编写岗位说明书。所以，岗位说明书也必须具备一个重要的功能，即与人力资源管理体系中的其他部分进行衔接。然而，岗位说明书的这一项功能则往往被忽视，这也是为什么许多HR都在困惑，岗位说明书为何更像一堆废弃的文件，在日常管理中起不到太大的作用。

要使岗位说明书能够与人力资源管理体系中的其他部分进行衔接相对是比较困难的。就像盖楼房，打地基的时候其实大楼的整个设计已经完成，大楼的哪个位置有阳台、哪个地方有落地窗等，这些信息已经掌握充分。但对HR而言，在编写岗位说明书时对人力资源管理体系的其他几个部分的构建并不是特别清晰，更不清楚绩效、薪酬、职业发展各体系中的哪些内容需要在岗位说明书中体现。保利的岗位说明书也出现了这一部分功能的缺失，足以说明，要让岗位说明书齐集三大功能，其难度是非常大的。

所以，明德建议，HR在编写岗位说明书时可以分两步进行，首先完成岗位说明书的基础部分，使岗位说明书具备前两项功能，然后在人力资源管理体系逐渐丰富的过程中，不断的对岗位说明书进行完善，使其逐渐具备第三项功能。在不断对其进行完善的过程中，真正把岗位说明书的作用发挥出来，使其能够在日常的人力资源管理中发挥作用。