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雷达卡
看板，字面意思上是一块板子，但在项目管理中，它代表了一种可视化的工作流程管理工具。通过看板，团队成员可以清晰地看到任务的当前状态（如待办、进行中、已完成、待审核等），以及每个任务的责任人和预计完成时间。更重要的是，看板强调“拉动式”工作流，即基于实际需求和当前能力来安排工作，避免过度承诺和资源浪费，体现了“少即是多”的精益思想。本文，天行健精益生产顾问旨在分享如何通过看板进行任务分配和协调。
一、任务创建
首先，明确项目或工作的所有任务。将这些任务详细地写在任务卡片上，每张卡片只包含一个任务，内容包括任务名称、简要描述、预计完成时间等。
然后，根据工作流程将看板划分不同的阶段或列，常见的如“待办”“进行中”“已完成”等。也可以根据具体工作进一步细分，比如在软件开发项目中，可以有“需求收集”“设计”“编码”“测试”等阶段。将任务卡片放置在“待办”列中。
二、任务分配
团队领导或相关负责人根据团队成员的技能、经验和当前工作量来分配任务。
查看团队成员在看板上已承担的任务情况。如果某个成员在“进行中”的任务较少，且其技能适合新的任务，就可以考虑将“待办”列中的合适任务分配给他。例如，在一个设计项目中，发现设计师 A 已经完成了当前的设计任务，而“待办”列中有新的设计需求，且该需求与设计师 A 的擅长领域相符，就可以将这个新的设计任务分配给设计师 A。
在分配任务时，要与团队成员进行沟通，确保他们理解任务的要求和预期完成时间。可以在任务卡片上注明负责人的名字，以便清晰责任归属。
三、任务协调
实时监控任务进度
团队成员在开始执行任务后，应将任务卡片从“待办”列移动到“进行中”列。团队成员需要定期更新任务卡片的状态，例如在卡片上标记任务的完成进度百分比，或者添加简短的备注说明当前遇到的问题或进展情况。负责人或团队领导可以通过看板随时查看“进行中”列的任务状态，了解每个任务的实时进展。
解决资源冲突
如果多个任务同时需要相同的资源（如特定的设备或关键技术人员），通过看板可以及时发现这种情况。例如，两个不同的任务都需要使用公司唯一的一台高性能测试设备，这时可以根据任务的优先级和紧急程度进行协调。高优先级的任务优先使用设备，低优先级任务可以适当调整时间安排，或者寻找替代解决方案，如借用外部设备等。
调整任务顺序
当出现新的需求或情况变化时，可能需要调整任务的顺序。比如在一个市场推广活动中，由于竞争对手提前推出了类似产品，原本计划在后期进行的市场调研任务需要提前进行，以便及时调整推广策略。这时就可以将市场调研任务卡片从原来的位置移动到更靠前的阶段，并重新安排相关人员和资源。
促进团队沟通
看板作为一个公共的信息展示平台，鼓励团队成员之间的沟通。当一个成员看到其他成员负责的任务与自己的任务有相关性时，可以主动与其沟通。例如，开发人员看到设计师的任务卡片在“进行中”，且自己负责的开发任务依赖于该设计任务，就可以与设计师交流，了解预计完成时间，以便更好地安排自己的工作。同时，如果成员在执行任务过程中遇到问题或困难，也可以通过在任务卡片上添加备注或在团队会议上提出，让其他成员提供帮助或建议。
通过以上步骤，可以有效地利用看板进行任务分配和协调，提高团队的工作效率和项目的顺利推进。
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