文秘如何进行档案的分类

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文秘如何进行档案的分类
　　作为文秘必须能熟练地从事文书、秘书事务工作，那么文秘应该如
何进行档案的分类呢，一起来看看
!　　一、按字母排列的分类法
　　在这种分类法中，每一通讯人的名字立一个案卷，案卷严格按照
字母顺序排列。姓的第一个字母是指示该案卷在档案柜中存放位置最初
步的索引，如果要决定该卷的准确位置，姓氏第一个字母以后的字母是
决定的因素。例如，
CoffinThomas
应该排在
Cryton
Philip
之后。　　数量较少的、无须
—一分别立卷的文件资料归放在一起组成杂类
卷，这类案卷也可以用字母表中的字母来标分，每一杂类卷的封面上应
写有该卷内装放的文件资料的目录。
　　1、按主题分类
　　文件的主题有时会取代作者成为归档的依据，最重要的主题名称
作为归档的首要因素，次要的主题作为第二个因素，依次类推。最基本
的分类导片标示出各类文件的主要标题，这些标题都是与单位的某项业
务相关的，如：广告、运输、独家代理商、购置、管理等等。很多单位
都有一定数量的文件资料适合按主题分类，这些主题通常是有关该业务
部的总的管理以及该业务部与其分部、代理商、贸易联系单位的关系 ...

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