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一、制定包括采购预算和成本估计的采购计划
编制采购计划属于采购的初始工作,所耗时间虽短,却是项目执行的纲领性文件。编制可操作性强的采购计划,既搭建了项目执行的整体构架,又清晰地分解了项目任务和目标。采购计划一定要符合项目的特点,反映出后续工作的操作要领和管理方法,以实现质量、进度、费用三大控制目标。项目采购计划一般依项目进度时程表而制定,决定在何时何地采购何物。采购计划包括:制定预算和成本估计、询价计划、渠道选择、合同管理。制定预算和成本估计就是对组织内各种工作进行稀缺资源的预配置,是在具实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测,是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发,还同时建立了一个资金的使用标准,以便对采购实施过程中的资金使用进行随时的检测与控制,确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。询价计划是以文件记录所需要的产品以及确认潜在的采购渠道。询价是取得报价单、标书、要约或订约提议的过程。渠道的选择是指从潜在的供应商 (或卖主)中做出评估及判断。合同管理是管理与协调利益相关者契约关系的过程。
制定项目采购预算成本的方法有三种: 1)自制/外购分析法,即是利用针对成本的选择决策分析或平衡点分析,来确定某分项所需的资源是依靠自己生产还是依靠外购获得的一种具体管理技术方法。自制/外购分析法要充分考虑组织未来发展和目前需要之间的利益关系。2)短期租赁或长期租赁分析法,即是根据租金的大小决定项目对外部资源进行租赁的时限选择。3)专家意见法,即是项目组织可以向具有专门知识经验或资格的单位个人进行专业采购咨询。
二、树立采购总成本意识
采购总成本包括直接成本 (即与供应商订购成本和物流成本)和间接成本 (即采购管理成本)采购总成本意识是指不能片面追求降低直接成本,忽略间接成本,而应该从项目的全生命周期来评估何种采购方式总成本最低。直接成本与间接成本,两者相互制约、此消彼长。
1)坚持性价比优的采购原则:若各类产品均按最低价原则选择,初期直接采购成本较低,但是后期维护、维修工作量无法预测,现场服务直接影响项目的整体形象。可靠的产品、及时快速的供货、优质的服务、较少的现场修配改工作、顺畅的管理环境、良好的口碑等无疑赢得了成本上的利益,更能获得项目业主的认可,增强项目开拓的竞争力。
2)值得花费的采购管理成本:为弥补采购人力的不足,借助专业的现场设备管理公司、设备监理公司的人力优势,项目采购部门进行指导监督和定期目标考核,获得完整的信息并适时任务更新,能把握住工程真实动态、及时预警,取得良好的实施效果。
3)着眼于公司总成本:各项目采购成本构成了公司采购总成本。采购部门形成团队意识、避免单兵作战,在多个项目间进行团队合作、融合沟通,共享人力资源和各类经济数据,选择合适的采购时间、采购对象、采购标准、采购方法,采用大批量集中采购、分期交货、统一调度各区域监制检验等方式,可加强对供应商的控制力度,并降低产品直接成本和采购管理成本。项目管理者联盟
4)着眼于项目总成本:在项目规划设计初期,采购部门参与,提供价格信息资料供设计部门规划选型,从源头开始节省成本。
三、选择适合项目管理特点的供应商群体并加以管理
选择最适合项目管理特点的供应商群体供应商是项目采购管理中最重要的合作伙伴,直接关系到项目执行效果和成败。供应商是企业的重要外在资源,应该利益共享、风险共担。采购方对供应商的要求要明确、指标化、数据化,不能简单地以包代管,双方要共同探讨、预测、查找和排除障碍、问题、风险,管理流程、管理人员接口要匹配,让供应商充分理解采购方的意图和要求,从被动的接单执行到主动地加强质量、工期和服务意识,展现出符合项目要求的过程控制管理能力。最终提供的产品和服务是采购方和供应商共同管理共同进步、融会沟通的成果,已由单纯的厂商品牌转化为联合品牌。
四、精细的物流管理
采购物流管理主要包括: 1)采购过程监督,履行巡检、监制、催交、检验、监装、监运等任务; 2)现场管理:编制到货计划,现场催交、引领、开箱、接收、出入库管理,现场管理和协调,组织服务,保产保修,资料管理,紧急采购、修配改等工作; 3)穿插于各阶段的合同管理、支付管理、文档管理、信息沟通及回馈、计划检查及调整、综合服务等。
采购物流包含着实物转化、人员流通、信息流通、资金流出,实物逐步从设计模型-原材料-粗加工产品-可用半成品-装配成品-出厂产品-产品辅助服务方向转化,产品特征和功能日渐突出。精细化要求产品精、管理细,管理有预见性,实时监控,有快捷的应对措施,避免重复工作,节省资金、人力和时间。
采购物流管理中常用的控制措施包括:在货物不能不能依现场进度进程时,采用从其他项目调货或租赁;吃透设备特性,分析出影响质量、工期、费用的各类动态因素,找出应对措施;帮助配合协调供应商不易受控的上下游资源;勤于监督,主动防范并纠偏;计划周全,考虑到供应商可能遗漏的事项;采用定期追踪的方式,及时了解货物状态。
五、充分利用采购环境
项目的外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响,外部环境包括宏观环境和微观环境。宏观环境是指能对项目组织怎样及如何采购产生影响的外部变化,包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的变化、国家财政金融政策的调整、市场利率及汇率的波动、通货膨胀的存在及战争罢工等各种因素。而微观环境则是指项目组织的内部环境,包括项目组织在采购中可能采取的组织政策、方式和程序,即实施采购的过程和程序。在符合微观环境原则的前提下,一个好的项目采购策略应当充分利用外部市场环境为项目整体带来利益。
六、采购异常复核机制
异常是指在采购过程中实际采购数量超出采购计划数量或实际采购金额超出采购计划金额的现象。采购异常复核机制采用追根溯源的方法,挖掘异常根结所在,分析异常产生原因,从而进行纠偏。异常原因可分为这样几类:
设计异常:原设计不符合业主的要求或国家标准、行业标准;漏估:制作预算,因点量或文件遗漏而未将此部分金额列入预算;服务:因业主强烈要求配合,项目负责人基于一定因素考虑同意免费为业主服务;采购异常:原预算产品等级较低,而负责人选型较高,产生成本超出预算。
采购异常复核机制是一种监督、控制实时采购成本的手段。分析异常原因、总结经验,减少在后期项目中成本超出预算的情况,能更好地为项目节省成本。
作者：李梅花
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