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雷达卡
一、 采购付款优化
从今天开始，业务规范系列的金点子开始为大家奉上，这些点子也许你现在用得上，或者暂时用不上，但以后做领导的时候一定会用得上的哦。
把时钟拨回2003年，采购部一位老兄每天都在发订单、收集仓库给他的供应商的送货单。到了该付款的时候，他开始找PO、送货单、跟供应商对账之后通知供应商开发票，然后制作付款申请书。
成天那个忙啊，都脚后跟踢脑后跟的节奏。经常有找不到单的情况，找供应商去要复印件，然后给财务退单。他忙的焦头烂额，2年之后，该老兄白发苍苍、两眼茫茫，为付款消得人憔悴啊。
2004年5月，我去了新工厂，跟一帮小伙伴密谋，定下如下方案：
1、所有供应商送货单要求用针式打印机打印，这样不存在复写看不清楚的情况啦。供应商提供至少4联，一联仓库、一联财务，两联他们拿回去，其中一联用于请款。如果他们自己要留3联，他们自己选择加一联的送货单；
2、仓库入库按供应商送货单的单号作为入库单号，不用系统自动编号的方式；
3、每月请款前，供应商现提供对账单电子档给采购，核对无误后，打印、签字盖章；
4、供应商请款，必须提供发票、送货单、对账单；
5、采购付款拿到了供应商提供的资料，只需填写或者系统打印付款申请单即可；
6、采购拿到了供应商的发票，必须登记台账，与每月25号前提交给财务，做好交接签收手续；
7、财务审核付款单，如果有误，会登记错误原因、退单理由，如果缺资料先付款的，要写一式两联的采购付款缺单跟踪表；提供之后，财务销毁该追踪单。
如此一来，采购就不需要再为整理付款资料而花费大量的时间了。
每月对账，导出采购系统里未结算明细，按供应商做透视表，对应PO、物料编码、送货数量、单价、金额、税额信息一应俱全。
每月付款，采购只需要填面单即可，效率极大地得到了提高。
这样，把采购付款的工作量分出去给更有动力去做这个事情的供应商的销售部门。
二、 分次付款管控
时光荏苒，遥想当年一些资产采购和工程款，曾经出现过重复付款的事故。几年后有寻得了改善之法，可当年重复付款事件的当事人已经因为过失而离开了公司。不禁扼腕叹息、唏嘘不已。如今物是人非，再想起这个控制的主意，不禁抚掌赞叹：大智慧也！
比如采购固定资产，一般会分多次付款，按照流行的比例一般是361（预付30%，货到安装调试完毕付60%，尾款10%三个月或者一年后支付）或者451。发票可能是第一次付款就开了，也可能第二次付款开具。一定有一次或以上是付款无发票的。那就会复印合同和上次付款面单作为下一次付款附件。
这种模式下，如何管控分次付款避免重复？有人说我ERP系统里可以管控起来，但是如果一个月填2张尾款的付款申请，财务还是难以发现的。
那就要登记分次付款的台账，财务审单的时候指定专人，每次审核付款时候做好登记。但保不齐财务某位会计不明就里，将该专人审核登记台账的付款单给审核了呢？
无巧不成书，做了上述管控，还是出现了请款重复的情形。责任人因此收到了处罚，加上其他一些事情，他就引咎辞职了。
2005年10月，跟某位领导探讨此事。他想到了一个妙招：
委托付款通知书后面增加一联（分次付款专用，复印无效），第一次付款的30%时候，在委托付款书上填第一次付款栏的金额。付款后最后一联作为下次付款的“回执”，财务退还给申请部门。第二次付款的时候，填分次付款申请书，把第一次付款金额、时间抄上，在第二次付款栏填写本次申请付出金额，并将第一次“回执”作为附件。财务审核后，把第二次付款最后一联作为回执交还给申请部门，申请部门第三次付款时，则第二次付款最后一联作为附件使用。
用了这个“付款回执”，因为这个单据的唯一性，可以控制重复付款的风险。
每次看到这位领导，我都觉得他形象格外高大，身上散发着智慧的光芒。举手投足都是那么的英姿飒爽。
三、 简化成品编码
2013年初夏，中午快下班的时候，接到了董事长的电话，说中午一起吃饭，下班后到一楼大堂等他。老板一定有事情要吩咐，老板请吃饭，餐餐都是“鸿门宴”，即使没有这么危险，也一定会有作业要布置的。反正快下班了，不用猜是什么问题了。
董事长也是我这个公司原来的总经理，后来新业务剥离出去，成立了新公司，董事长就去新公司做董事长兼总经理，虽然才几个月时间，但已经做得风生水起了。据说客户已经200多家了，产品种类也非常的多。
上了董事长的车，他跟司机说了一个地方，那地方平时大家不常去，有点偏也算有一点远。到了饭店，老总要了一个房间，把一个彩盒放在桌子上，然后点了几道菜，只有2个人，也吃不了太多的，如果问题比较影响心情，估计都得打包回去了，他从上车到饭店，一直也没说几句话。
一边用茶水洗着碗筷、杯勺。他缓缓地开始将这个问题的原委了：
像这个产品，盒子里面的东西是一样的，可不同客户必须用不同的彩盒，几十个产品还得用一个纸箱装起来，这些彩盒和纸箱都有不同客户的logo和一些文字标识。因为彩盒不同，所以他们（生管）编了不同的成品编码。现在形成了2万多个成品编码。因为这个行业特点，产品Bom里物料变动是常有的，所以也不能完全用SAP跑物料需求，现在生管计划（注：兼采购）这边用excel表管理2万多个成品的物料采购，工作量极大。而且下工单的工作量非常巨大。这个不只是增加了工作量，也影响了工作效率。你给我想想有什么法子可以解决这个问题。
拿着产品现身说法，把事情原委说的明明白白。把需求也表达的很清楚。估计这个问题困扰他很久了，而且内部讨论没有定论。
菜上来了，他招呼我：一边吃一边聊。
几年过去了，但是吃的什么菜早忘记了（应该是酿豆腐、白切鸡、一盘青菜、一碟花生米），但是这件事情却记得很清楚。
我对他解释道：不同客户的产品相同，只是彩盒不同，没有必要把彩盒纳入产品BOM里编这么多成品编码。
第一种方案：不含彩盒的产品设置半成品编码，可以很多客户的订单合并在一起安排生产。这样产品的工单大大减少。等到要出货的时候，在下具体成品工单，成品工单领用产品和彩盒即可完工出货。可以专门设置一个包装车间，让他们去统一领用彩盒，应对客户出货。
第二种方案：不含彩盒的产品设置为成品编码，包装组不需要再另外下工单，根据客户订单情况直接领用彩盒做包装入库，以满足出货计划。
然后又探讨了一些细节的操作，他很快都明白了——他对现场的情况比我了解，可能有些事情他觉得没有必要再跟我详细解释。
其实当天下午，我已经写好了方案，差一点就发给了那边财务的领导。后来我一转念：吃饭时候没有叫他，是不是董事长别有用意？于是第二天找他们财务经理当面聊了这个事情。他告诉我：昨天下午，董事长已经把这个安排下去了。
四、 解决产线挪料
金秋是收获的季节，希望我的分享能让同仁有更多收获。国庆将至，本系列的分享将陪伴着大家，谁会一直追随者分享的脚步？
本期要跟大家介绍的是几个特殊库位的设置，每一个库位，都有它的来历，是一篇有故事的文章：
产线挪料及解决之法
成本会计检查ERP工单的时候，会看到一些连续好几个月都存在的工单有领料却从未有过产品入库。于是找现场主管了解原因，这线头一扯，倒让现场主管大倒苦水：
ERP系统限制了工单超龄，我们发现不良品和出现生产损坏的时候，生产技术部门没法及时给我们做判定报告，必须要等月底才统一做认定。我们不够物料用，只能挪料，可公司三番五次说了不允许挪料。所以只能下一个该产品的虚假工单先从仓库领料，拿来给该产品其他工单出现不良和损坏时交换使用。
措词天然无缝，人家说的是不挪其他正常工单，下一个虚假工单，自己还不叫它挪料说是交换使用。这么说来，这个虚假工单（不生产产品）里可能就是其他工单换料留下的许多不良和损坏料。不及时处理，损坏料的费用是没法计入当月完工产品的。供应商来料不良也无法及时去更换。
我跟她交谈了许久，一直用很惋惜、同情的情绪附和着她。最后经过我几次提醒、暗示，她说：要不我们按机种设置在线待处理仓，我们平时有不良和损坏立刻退该仓库，然后再去仓库领用良品？如果是不良品我们及时通知生产技术部门认定，退不良品仓，及时与供应商联系。如果是损坏料，月末26号左右让生产技术部门来统一认定，这样一个大类的产品的生产损坏，可以按库位统计，不会跟其他产品系类混淆。月末退仓库，财务可以按在线待处理仓（产品系列）退损坏仓的数据，将损坏料的费用计提到具体的产品系列，这样解决了产线挪料、虚假工单、不良品处理拖延、生产损坏计入对应产品系列等问题。
我最后总结道：按产品系列的在线待处理仓我来设置，你负责把现场如何操作写一份联络，发给其他相关人员。等运行2个月之后，没有问题了，咱们再写成制度，以后就按制度规范操作。
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