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有效處理電子郵件三招
Why Email Is So Stressful, Even Though It's Not Actually That Time-Consuming
多莉．克拉克 Dorie Clark
別讓收件匣控制你。
一大堆的電子郵件，很容易讓人不知所措。其實有研究顯示，專業人士平均每天得花4.1小時來回覆工作訊息。我最近一次記錄工作時間，發現自己屬於時間花得少的那一群，每天大約只用1.35小時處理電子郵件。但電子郵件對我產生的心理壓力，卻遠超過這個比例：無論我花多少時間處理電子郵件，我似乎總是因為收件匣裡還沒回的信，而一直感到壓力沉重。
為了更了解為什麼電子郵件帶來這麼大的壓力，我做了一項實驗，用兩週來追蹤、記錄並分類我收到的每封電子郵件，分成「助理來信」、「客戶溝通」、「社交或活動邀請」等類別。
我已經很努力減少收件匣裡的電子郵件，像是使用免費服務Unroll.me，用來取消訂閱許多電子報，並把剩下的整合成每天只有一封信，所以我沒有把這些納入計算。但我計算了所有直接傳到我收件匣的電子郵件，兩週共有1,161封。我從這個過程裡得到以下三項重要心得，如果你也想更有效率地處理電子郵件，或許也會覺得有幫助。
1. 每次回答「好」，都會帶來更多工作
專業人士要說「不」並不容易：你不喜歡讓別人失望，而且，每個機會都可能帶來好結果，值得把握。然而，我分析所收到的電子郵件之後得到的重要心得，就是更謹慎判斷是必要的：每次說「好」，都會帶來一連串工作（通常是未曾預料到的）。在那兩週內，有64封信是關於我之前同意參與的媒體訪問、播客（podcast）、網路研討會。其中只有少數是最初的邀請函，而絕大多數是後續提醒、要求提供大頭照或是我的新書封面照，有時還有連結，點進去是詳細的表格，要我在受訪之前先填好（其中一份有24題！）。
在那兩週內，我也同意幫兩位同事推出的線上課程做宣傳，結果收到他們寄來46封信，內容包括電子郵件範本的連結、得到推薦的「排行榜」等等。答應一個播客訪談，得花的時間絕不只是訪談的那一小時；答應幫同事推廣課程，也絕不只是一封電子郵件就能解決。在評估之前，應該先了解後續會累積的工作，以及那對你的時間有何影響，然後再做決定。
2. 如果知道有多少人在提出請求，說「不」也就變得比較容易
我很驚訝我收到的信當中，有這麼多是別人想請我做某些事，占了總數的12％。有些比較容易拒絕，像是有34封陌生人來信，想提供內容給我的部落格、想寫有關他們上司或客戶的事，或是試用他們的新應用程式。另外還有26封，是陌生人或點頭之交邀請我參加活動，或是「安排電話聯絡，討論合作事宜」。但有許多比較難處理，像是有75封同事來信希望我幫忙，可能是要為新書寫推薦、引見某人，或是想介紹我與他們的聯絡人認識。甚至有三個人希望我捐款給某些慈善活動。
我每週總共會收到69封要求信，平均每天幾乎有十封。說「不」需要很大的意志力，但在知道電子郵件的總數之後，就變得比較容易說不了。就像有句老話是這麼說的：「你的收件匣，就是別人給你的待辦清單」。只要一想到每週應付69個人的要求得花我多少心力，我就能調整重心，知道必須專注在我自己的優先事務上，才能產生影響力。
3. 專注處理真正重要的少數信件
什麼才算是重要的信？我會說，真正重要的是與客戶溝通，以及未來可能帶來新工作的詢問信件。根據這個標準，我在那兩週內收到的只有10.5％屬於「重要信件」。
因此，重點在於千萬不要迷失在無止境的電子郵件之中，而應專注處理少數最重要的電子郵件，也就是來自客戶和潛在客戶的郵件。即使是電子郵件排山倒海般湧來的日子，只要你逼自己在高度優先的郵件上標注星號，通常就能好好處理這幾封郵件。
雖然已經有了像Slack之類的技術出現，但在可預見的將來，電子郵件仍會一直存在；有人預測，我們所收到的電子郵件數量，將會以15％的年複合成長率增加。打算花更多時間來處理電子郵件（這些時間就無法用來處理自己的優先事項），絕不是個可以永續進行的方式；想請人把你從聯絡清單裡剔除，或是不要把你放進「回覆所有人」的信件裡，也不是可長可久的做法。（直接把時間省下來，不要回信就是了。）
所以，應該要知道自己的收件匣裡重要和不重要信件的比例，並了解別人有多容易要求我們做一些事情（而且常常要花很多時間），如此你就能做出更聰明的選擇，知道該專注心力在哪些事情上。
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