费用报销

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费用报销是会计人员日常处理最多的事务，因为规范性强、重复度高、操作难度小，因而财务领导对此多不重视。有没有想过呢，费用报销占到了会计凭证量的70%以上，但凡会计能把费用报销做规范了，基础账务工作的质量很大程度就可放心了。
　　费用报销：一项没有得到重视的重要工作
　　费用报销工作如同一面镜子，可以照见公司管理的方方面面。签字流程与权签额度体现了公司的内控水平；发票审核与费用归属可折射税控风险意识；有无公款私用、贪污浪费可甄别高管的廉政程度；费用动向则能透视公司运作效能。

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关键词：费用报销 风险意识 会计凭证 会计人员 公司管理

一、重点关注涉税风险
　　费用报销时应重点关注发票合规性、费用归集、签字手续、预算等事项。其中，发票的合规性与潜在的税务风险高度关联。潜在税务风险点包括：①发票审核不严，导致假票、废票入账，少交所得税；②将薪酬类支出当作费用处理，如出差补贴，节日福利、服装费等少交个税；③将不能全额在税前扣除的费用计入其他科目，如将旅游费计入差旅费，少交所得税；④将赠送行为当做费用报销，如购礼品用于客户维护，少交增值税、个税、所得税。　

二、审批签字如何规范
　　员工报销费用时，都需要哪些人签字呢？中等规模的企业签字流程一般为部门经理、财务部、财务总监、主管副总。如果公司规模较小、内控缺失或没有下发费用预算，一般还需总经理签字。部门经理签字作用是证明业务属实，财务部签字目的是审核发票与金额、核定预算，财务总监签字是为了知晓资金流向，副总或总经理签字是审批同意资金支出。
　　费用报销审批真需要这么一长串签字吗？这么多领导签批真的有必要吗？其实一个经济事项三个人把关就够了，多出来的签批大体属于两种性质：①跟风走形式的，只要前面签了，他就签；②需要知情了解的，这是内控上的一个误区，把知情权与审批权混同了。简政的思路是什么，让听得见炮声的人做决策。
1.粘贴原始票据
2.填写并计算报销单
3.领导签字审批
4.会计审核单据
5.会计编制凭证
6.出纳现金付款

费用报销时会计审核都要做什么？①发票的合规性，挑出假票、废票；②报销金额与发票金额是否一致；③权签是否完整；④费用是否在预算内，超预算与预算外费用有无特批；⑤报销单填写的事项与发票是否一致，会计做账时要随发票走。①②⑤体现的是涉税风险控制，③体现的是授权控制，④体现的是预算控制。
　　各级领导进行费用报销权签时，等于是为公司资金的支出把关。如何杜绝一些领导不作为、乱作为呢？不妨借鉴一下华为的做法。华为高管余某因在费用报销审核中未认真履责，华为决定停止其费用报销权签权力三年，本人承担连带赔偿责任。三年内如需恢复权签，须由个人聘请外部审计师对其停止权签权力之前三年的权签行为进行审计，审计中发现的违规金额及审计费用由其本人承担后，方可恢复费用报销财务权签权力

三、发票的学问
　　千万不要相信市面上兜售的保真发票。小广告以只要税点绝对保真为噱头，极易骗得企业上当。上当的内因当然是购票者的私念，或想规避个税，或想套取公司资金。外因则是“发票商”抛出了可验收后收费的诱饵。这时要多个心眼了，查验发票还真可能是真的。伎俩在后面，当你付清税点后，开票方会申请将这张发票作废。
　　实际上，假发票很少是善意取得的。其中，一部分是企业以费用报销方式发放工资、奖金，一部分是公司给客户的回扣、返点，假发票是找来冲账的。如果个税起征点仍这么低，第一部分假发票将持久存在。如果中国的商业环境还这么差，“好处费”就不会绝迹，第二部分假发票市场也不会淡出。假发票的背后透着无奈！
　　另外，审核发票时要特别留意发票的盖章，注意有没有以下常见的错误：
　　①以盖财务专用章代替盖发票专用章；
　　②同时盖财务专用章和发票专用章；
　　③发票抬头错了，修改抬头后，在修改处盖发票专用章；
　　④盖的发票专用章看不清晰；
　　⑤发现发票专用章后不清晰，重新盖一次；
　　⑥盖旧版的发票专用章，或同时盖新版、旧版发票专用章。有这些问题的发票都是废票。
　　企业的确会有许多费用支出不能获取得发票，没有发票能否报销？这个问题涉及两个层面：第一，费用发生了且能提供证据证明的，可以报销，但不得在所得税前扣除；先别骂这是废话，再看第二种情况。不能提供费用真实发生的证明时，除了不能在所得税前扣除，还有呢；如果是内部员工报销，报销款并入薪酬计个税，如果给外部人士报销，视同赠送计个税。
　　会计人员切勿为公司找发票平账。很多公司因种种原因会计账面留有大量的“其他应收款”，这些名义上的资产实质是没有取得发票的费用。如果会计人员想把公司的账做实，应要求借款人尽快拿票报销；借款人离职且无接替人的，按规定计提坏账准备即可，没有必要且不应该越俎代庖自己去搞发票平账。
　　总公司的费用发票与分公司的费用发票能串用吗？总部设北京，分公司设上海，分公司独立核算。分公司取得的发票能否在总公司报销呢，或者总公司取得的发票能否在分公司报销呢？明确答复，不行。原因是总部与分公司都是独立的纳税单位。所以分公司取得发票要记牢了，抬头一定要写分公司的全称。
　　跨年的发票能否所得税前抵扣？以前听到过多种解答：一、绝对不行；二、每年3月或1月底前报销上年发票可以；三、每年1月底前报销上年12月份开具的发票可以。根据国税总局2012年第15号文规定，企业取得跨年度发票，在做出专项申报及说明后，准予追补至该项目发生年度计算扣除，但追补确认期限不超过5年。

四、怎么管好高管的费用报销

　　要想管好高管的职务消费，建议重点监控招待费、会议费、培训费、差旅费、办公用品费等科目，这些科目是所谓的职务消费的重灾区。最好做到公示高管费用报销，全员监督。注意厘清高管假借下属名义报销的费用。高管在分子公司有兼职的，还需把审计延伸到分子公司，这里的“故事”很可能比总部还精彩。

　　在费用审批时，高管报销费用一般只需财务总监和总经理审批。只要不太出格，碍于面子，财务总监和总经理都会签字。这么一来，高管的职务消费等于没了监控。

　　怎么改进？公司可在监督方法上多想办法。譬如，华为的内审可以监督任正非得费用报销。任总一次去日本出差，报销差旅费时，把住酒店时的洗衣费也计算在内了。华为的差旅费报销制度中是不允许员工报销此类费用的，当内审发现这笔不当报销后，将之写到了审计意见中。任总为此做了自我批评。做法或许偏执，意义发人深省。

　　高管费用全员公示也是可行的办法。有个公司做法很独到，财务把每位高管的费用罗列出来，按高低排序，全员公示。想想啊，哪位高管愿意自己每月都“荣登”榜首呢，于是能不报销就不报销了。

五、财务应把工作做在前面
　　每当业务人员拿着一摞发票到财务部，总会被会计人员摘出不合规的报销内容，这时我仿佛听到了一个愤恨的声音，不就是个记账的吗，牛什么啊？虽然这个声音很少会高分贝的呈现，压在心底却更易让财务与业务变得冷漠与对立。
　　无疑，费用报销工作有时会碰上情理法的冲突。千奇百怪的情由，企业利益应维护的是理，会计人员应遵从的是法。当情理法纠结时，费用报销会成为拧巴的工作，很容易让会计与业务变得对立。要打破这种隔阂，除了制度先行，财务人员还应主动走出去，用培训的方式把自己的要求告诉业务人员。
　　费用报销可培训的内容很多，发票知识、审批流程、单据填写、票据粘贴、报销时限，都需要会计人员传达。看似简单的点，一个没有做好，都可能引起争议与误会。
　　费用报销是财务部门的窗口工作，做好了，能给财务部门的形象加分，能改善财务部与兄弟部门的关系。费用报销又是一项简单重复的工作，很容易被轻视。因此，费用报销工作本身就是个矛盾体。解决这个矛盾不难，一旦解决，对财务部门意义很大，效益很大。
　　如果说，今后服务出口将等同商品出口，可免交增值税。这等于给服务出口净减少税负5%，体现了国家对跨境服务贸易的支持。

出纳账簿的登记方法
　　1.现金日记账的登记方法
　　现金日记账由出纳人员根据同现金收付有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记，并根据“上日余额+本日收入-本日支出=本日余额”的公式，逐日结出库存现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日库存现金收付是否有误。
　　现金日记账的登记内容：




　　对应科目：
　　填入会计分录中“库存现金”科目的对应科目，用以反映可存现金增减变化的来龙去脉，填写时应注意：
　　（1）对应科目只填写总账科目，不需要填写明细科目；
　　（2）应对应科目有多个时，应填入主要对应科目；
　　（3）当对用科目有多个且不能从科目上划分主次时，可在对应科目栏中填入其中金额较大的科目，并在其后加上“等”字。
　　2.银行存款日记账的登记方法
　　银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿，应根据企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。
　　银行存款日记账的登记方法与库存现金日记账相同。银行存款日记账应由出纳人员根据审核无误的涉及银行存款收、付的记账凭证按经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记。根据银行存款收款凭证和有关的库存现金付款凭证登记银行存款收入栏，根据银行存款付款凭证登记支出栏，每日结出存款余额。
对账、结账及出纳报告的编制
一、对账和结账
　　（一）出纳对账
　　1.账证核对




　　2.账账核对




　　3.账实核对




　　（二）出纳结账
　　1.月度结账 ——单红线
　　2.季度结账 ——单红线
　　3.年度结账 ——双红线



　　【结账的方法视频】

二、出纳报告的编制
　　（一）出纳报告的格式




　　（二）出纳报告的编制要求
　　1.编制要及时
　　2.报表内容必须要一致
　　3.报表报送和程序要准确
现金收入核算与管理
一、现金收入管理要求
　　（一）现金收入的基本规定



　　（二）现金收款凭据的审核





二、现金收入处理程序——日常业务的现金收入



　　2.日常现金收入的流程：

虚开发票的风险：
老板虚开，兼职会计判刑8年”“实际经营者虚开，会计判刑2年”这两个案例上网都可以查到，说的都是因为老板虚开会计被牵连的案例，我们分析一下法院审判的文书表述，也能总结一些会计人员在实际工作中应该本可以规避的虚开风险。

财务人员要知道自己的职责所在，尽职才能免责，看看法院的裁判的文书表述“作为兼职会计应该知道”说的就是财务人员有职责义务但没有尽职履责。“在某某指示下虚开发票”说的也是财务人员没有坚持原则成为了老板虚开的协同犯。前一个案例财务人员被定有罪实在有些冤枉并本可以避免，后一个案例财务人员似乎不值得同情，没有坚守财务人员应有的职业操守，这两个案例应该给予我们警醒！没出问题时你好我好，出了问题大家首先想到的是自保。

为什么要等到事情到了不可控制的地步才想办法补救呢？文中案例中的会计本可以避免被虚开的风险，要么缺少职业水准缺少职业判断能力，要么缺少自信屈服于老板的违法指引。

那么，在什么样的公司才可以最大限度控制财务人员的风险呢？我认为，财务内控健全的大型公司，开具发票有严格内部审批流程的公司，会把虚开的风险降到最低。越小的公司越容易出问题，尤其是商贸企业，最容易被税局监控。老板一言堂独断专行的公司也最容易出问题，建议财务人员选择这样公司合作时要慎重！

财务人员如何提升自我学习能力，如何提升自我辨别虚开发票风险的能力，对于最大限度自我保护也起着很大的作用！

什么是虚开发票？不仅要从理论上把握，更要结合实际业务从实践中去把握。老板虚开，财务人员仅仅履行了领票和开票的职责就被定有罪，这里实际是缺少一道开具发票的审批程序，如果有严格的内部审批程序来支持开具发票，到了财务开票环节，财务看到有相关人员对开具发票签字同意就意味着发票应该开具，至于是否有真实交易，财务人员坐在办公室里怎么能知道呢？当然，必要的审核还是要有的，比如四流合一的基本要素要满足，证明实现纳税义务的证据资料要满足，等等。做到了这些，我认为即使发票虚开了，财务人员也可以免责，因为尽职了！

所以，要学好本领，绝不意味着取得几本证书从哪个名校毕业就高枕无忧，理论和实践的完美结合需要时间的磨合以及经历的历练，从实践中来，到实践中去，是永远颠扑不破的真理！

要学的东西太多，财务人员，你需要沉下身子，控制好自身风险的前提下，勇攀高峰！

企业财务及管理软件的市场规模还是呈现逐年递增的状态。原因是当下企业的发展现状和需求都不再是单一的线下，企业应用软件市场在未来的这段时间增长率将会是最快的。即时当下有很多公司已引进了财务软件，特别是国有企业、事业单位以及大型私有企业，但是对于中小型的私有企业来说，还没有意识到需要这么一个财务软件（ERP财务），所以在未来，财务软件的市场不会停滞不前。
虽然我国的品牌厂商占领了市场份额的95%以上，但是还是有的企业选择自主研发或者是委托软件公司开发，这对于财务软件企业是一个非常大的损失，因为需求企业不信任已经成熟的软件，或者是说财务软件对于需求企业来说不适用，这说明想要研发出一款适用于所有企业来说财务软件还是不可能的。
从1998年起，各大财务软件企业就宣布：财务软件将全面进军管理方向。所以说现在被研发出来的ERP软件功能都非常强大，包含：财务、供应链、人力资源、生存制造等等。并且没有的功能，在实施的过程中也可以被重新开发。