质量管理系统采购系统实施方案_工商管理论文
采购系统以前与财务系统一并从用友公司购买，由于各种原因，一直没有使用起来，现根据李董事长和郭总的要求，委托总裁办和网络信息部集中人力，尽一切可能，快速完成采购系统和质量管理系统的上线。
系统的上线是一个复杂的工程，需要领导的重视和职员的努力，要在统筹、规划后才能实施，网络信息部通过一段时间的准备，已完整地设计出采购系统和质量管理系统的上线计划和安排：
第一步：网络信息部ＩＴ人员对质量管理系统和采购系统的自我掌握
我们的质量管理系统和采购系统是从用友公司购买来的，这是两套成品软件，有固定标准的流程和功能，不能够另外开发，这样就存在靠谁来实施、谁来维护等一系列问题。由于采购和质量管理系统一经运转就不可停止，系统的稳定性、安全性、可靠性、先进性非常重要。因此，企业一定要拥有一支掌握IT技术的骨干力量。他们既要懂企业流程，又要懂IT技术，能够用IT语言描述企业流程，从而具有一定的识别软件、支撑运转的能力，可以成为企业与软件公司合作的基本力量。因此，ＩＴ业务骨干的自学十分重要。
网络信息部目前有五个人，我在进入华兴公司前曾经担任过ＥＲＰ的实施顾问，非常了解ＥＲＰ系统下面的采购系统和质量管理系统，在加上我这段时间对用友系统的全面了解，所以，我对用友系统的实施可谓轻车路熟，毫无技术上的阻碍；但是，采购系统和质量管理系统的上线和上线使用后的维护要花费很多精力和时间，需要更多的技术骨干的参与和支持，才能按时高质量地完成两个系统的推广，因此，网络信息部的其他同事也要熟练掌握采购流程和质量管理流程。上个月，我已要求阿峰抓紧时间，熟悉用友系统的测试账套的试用版，通过近一个月的摸索，他已完全掌握了用友软件的采购流程以及质量管理流程，同时，我们也翻阅了很多资料，了解采购系统、质量管理系统、物流系统和以后我们要运行的ＥＲＰ系统的关系，对那些可能引起的系统之间的冲突进行了全面的评估，我也对国际上著名软件供应商（如ＳＡＰ和甲骨文）的产品进行过研究，通过这些产品和用友产品的比较，从中找出我们在实现采购和质量管理系统的最佳途径。另外，为了在实施系统过程中不走或少走弯路，我们也对南海分公司采购部、计划中心、财务中心、工程中心、行政部、物流部等采购和质量管理系统的使用部门进行过实际的调查和了解，通过调查，我们已经罗列出在实施系统中可能出现的问题，并根据这些问题，设计出解决问题的方案。
为了节约费用，这次系统的上线不准备聘请外公司的实施顾问，包括系统需求分析、培训、上线使用等一系列的动作完全依靠网络信息部和总裁办自身的力量，所以，软件系统的自我掌握非常重要。
第二步：系统流程统一认识阶段
系统是一个共性的工具，共性的工具如何为个性的企业很好使用是问题的核心。在这一阶段，我们应对整个企业采购系统和质量管理系统做出统一规划，明确工作重点，确定实施步骤，算清投入产出，对与统一规划不适应的工作流程进行彻底改造和优化。
由于采购和质管系统在我们公司初次使用，现有的手工采购运作及质量管理运作不是很标准，与将来要使用的系统运作会有或多或少的出入，而系统流程已经标准固化，不能更改，要使手工流程与系统流程保持一致，避免推广应用时发生不同流程的冲突，只有更改现有的流程，去掉以前不合理的、人为的手工运作，使手工运作合理化和标准化。两个系统使用时牵协的部门较多，每个部门都有不相同的运作，要使用系统，必须每个部门意见一致，运作统一。
为了促进流程的统一，我们在五月底到六月初，花了半个月时间，到相关部门了解情况，倾听不同部门人员对采购和质管方面的需求，对生产管理部提出来的具体的申购角色、审核角色作了明确，对申购订单的输入内容作了解释，对南海分公司的采购流程进行整理，对质管部提出的“不合格产品报告”的数据来源进行了划分，打消了财务中心对采购系统和质管系统使用以后会引起问题的疑义。同时，在六月中旬，总裁办和网络信息部集中计划中心、南海分公司采购部、工程中心、财务中心、南海分公司、质管部、南海分公司物流部等相关部门，讨论采购系统的上线安排，根据现有的人工流程和使用采购系统后的采购流程比较，划分每一部门及每个人在采购系统运行中的角色，统一意见，形成共识，规范采购系统运行后的流程。通过这一阶段的努力，大家在系统总的流程方面已经统一，至于在系统运行过程中可能出现的小问题到时候自然会很容易解决。
第三步：质量管理系统的购买
采购系统在运行的同时，需要质量管理系统配合，采购回来的物料要通过物流部报检、质检部或其他相关部门检验方可入库，检验不合格要从质量管理系统中出不合格产品处理报告单，并且采购物料的退货要凭不合格产品处理报告单，质量管理系统与采购管理系统连在一起，没有质管系统采购系统则无法完整，采购系统已经购买回来，而目前，质管系统还是试用版，还未正式购买，为了采购系统的上线，同时为了采购物料和产成品物料的质量管理进入制度化和规范化，需要从用友公司购买一套质量管理系统。
质量管理系统的价格：６个站点报价是１３．８万，打折６万４左右。１０个站点报价１９．８万，打折后９万元左右。
６个站点暂时已够用，建议购买６个站点的质量管理系统，如果不够用时再考虑追加站点。
第四步：实施培训
由于要建的是一套新的企业神经系统，企业领导班子首先要通过培训、观摩、调研、讨论和比较来开阔眼界、提高认识、统一意见、明确需求。其中关键的是高层管理者要认识到位、决心到位。如果没有高层管理和管理班子的清醒与坚定，是肯定做不好的。行动发源于认识，需求产生于比较，因此培训好高层是第一大要事。领导层认识到位了，明白了手工运作与信息化运作不可同日而语，懂得了管理信息化对于提高企业竞争力是不可或缺的，明确了自身管理与先进企业之间的差距，管理信息化的需求就能自发产生出来。
在对领导层进行系统原理培训的同时，也要对职工层进行操作方面的培训。因为，任何系统，最终都得依靠最基层的职工具体操作。因此，在实施采购和质量管理系统前，企业一定要以多种形式教育和培训职工，使之认识到两个基本点系统使用的重要性和必然性，统一认识、自觉学习，去除畏难和事不关已等思想，形成积极投身信息化工程的氛围。需要使员工明白，不搞采购系统和质量管理系统就不能提升竞争能力 ，不提升竞争能力则影响公司的效率，公司效率不好则不能提高职工的收入。
我们的培训准备安排在七月初，当质量管理系统购买回来以后，培训主要针对两部分人，一是管理者，二是使用者，对管理者的培训重点在采购原理和质量管理原理，对使用者的培训重点在系统的操作和功能方面，培训后还要进行考试，考试不合格者要进行补考。培训结束，网络信息部安排人手，对每一个使用者在电脑上辅导，辅导的目的是让每一使用者能够真正使用采购系统。
第五步：组织实施与双轨运行
这才是建立采购系统和质量管理系统的阶段。质量管理系统购买回来，完成了和做好了组织和培训工作，就可进入系统实施阶段了。我们的实施主要由总裁办和网络信息部负责，同时应把自己的所有采购和质管的关键管理者和关键使用者结合进去，使之尽快具备系统操作与简单维护的能力，然后帮助每个管理点上的员工逐一掌握相关操作流程。 系统建成后，要先分模块试运行，然后进行全系统联动试运行。在试运行期间，仍要保留原有的手工管理手段。实行双轨运行一段时间，待系统的稳定性得到确认、操作的熟练程度满足要求之后，才能分模块逐步甩掉手工系统。 由于双轨运行期间劳动量加倍，因而要求系统的实施过程要集中突击完成，决不能拖延太久，如果太久会让使用者非常疲惫，失去信心。实施中，系统的安全性要给予高度重视，一般的数据要能及时备份，主服务器要有两套以上设施，并安放好。
实施使用时准备按不同的部门分阶段逐步进行：＜１＞南海分公司采购部物料采购的系统质量验收时使用，使用成熟后，进入下一步；＜２＞计划中心原材料采购和质量验收时，采购质管系统的使用； ＜３＞工程中心在采购工程设备时，采购系统的使用；＜４＞行政部采购物件时，采购和质量管理系统的使用。
第六步：使用后的评估验收阶段
两个系统实施后要进行验收，验收过程是一个从僵化、优化到固化和进化的过程。所谓僵化，是指系统稳定运行一个月再组织对项目的验收，此前一般不做系统修改，而是要求操作员主动去适应系统的运转。僵化运行一段时间后，会发现系统中确有一些应该修改的地方，经商榷后及时予以修改优化。优化后再运行一段时间，即可组织验收。验收的主要角色可由使用者和网络信息部来担当。也就是说，验收的内容除了系统运行的先进性、适用性、稳定性、安全性外，更主要的是要验收整个系统企业管理创新的实现程度和实际成效。
第七步：系统的维护
系统维护主要由网络信息部负责，维护时发现问题要及时更改，保证使用者的信心，避免由于维护不及时引起采购延迟和生产延迟，同时要出一份系统维护的作业指导书，使维护工作制度化和规范化。
采购系统是ＥＲＰ系统的重要模块，能否成功推广是我们以后ＥＲＰ能否顺利实施的关键，这里，我要求所有中高层管理者、实施者和使用者必须足够重视，尽快将我们的采购和质管工作步入正轨。
网络信息部：罗飞
０４、６、25
华兴公司质量管理系统和采购系统
实施方案
建立部门：网络信息部
建立日期：2004、6、25
概 述
目前，采购操作还是停留在手工阶段，申购部门的请购单的填写、申购单的审批、核准，采购部门的询价、下采购订单、采购到货处理，质检部门的验收等一系列动作都是由手工完成。这种手工模式不但影响效率，而且难于管控，容易出现采购过程中的舞弊现象；因此，我们需要一种更加高效和更有约束力的模式替代原有的采购模式；而Ｕ８采购系统的使用正好能够达到增效和增控采购动作的目的。现向郭总和管理中心提出申请，由管理中心牵头，立即组织人手，强行进行采购系统的移植推广。
人工流程和系统流程比较表
手工流程系统流程
物料编码
产生时间在采购物回来后申购单填写之前
申购单由手工产生，部门经理审核，总经理批准由系统产生，部门经理审核，总经理批准
申购单与采购单的转化由申购文员送呈给采购部门，采购部核准后由EXCEL表打印由系统自动转化为采购订单
采购单由采购部经理手工核准由采购部经理电脑核准
到货单不进行如何处理，只是作为以后财务结帐的依据输入系统，作为质量管理系统报验单使用
报验单不产生系统产生报验单，有报验单才有验收单
验收单手工产生由系统直接产生
不合格产品处理报告根据手工验收单产生由系统产生
退货单根据手工验收单产生由系统产生
入库单在仓管系统中由物流部的打单员输入，可以由采购单产生，也可以由到货单产生
结算单由入库单、到货单以及采购单上的付款条件，进行结算由入库单、到货单以及采购单上的付款条件，进行结算
发票财务部直接在采购系统中输入由入库单上的内容转化而成
- 扫码加入“考研学习笔记群”
