SAP 发票匹配（Invoice Verification）业务流程详解

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SAP 发票匹配是采购到付款（P2P）流程中的关键闭环步骤，其主要作用在于确保供应商发票与采购订单（PO）及收货记录（GR）在数量、金额和业务信息上保持一致，实现“账实相符、账证相符”。通过该流程，系统可自动生成合规的会计凭证，并为后续付款提供依据。此环节不仅支撑财务核算的准确性，还与采购管理、库存控制等模块紧密集成。以下从操作流程、业务逻辑、系统规则、模块交互以及异常处理五个方面进行详细阐述。

MIRO

一、发票匹配的业务逻辑解析

1. 核心目标

• 数量一致性校验：发票中申报的物料数量不得超过对应采购订单的数量，或已实际收货的数量（具体取决于系统配置）。
• 金额匹配检查：发票总金额应小于等于采购订单总额，或根据已收货量乘以单价计算出的理论应付金额。
• 信息一致性验证：供应商编号、物料编码、税率设置、付款条件等字段需与原始采购订单完全一致。
• 财务合规性保障：生成符合会计准则的记账凭证，准确归集成本或费用科目，并正确确认应付账款余额。

2. 匹配类型的分类及应用场景

匹配类型	适用场景	核心校验逻辑	SPRO 配置要点
二向匹配（2-Way）	适用于无实物收货流程的采购，如服务类或费用类采购	仅需核对发票与采购订单的一致性（数量、金额、供应商）	物料主数据或采购订单类型未启用“强制收货”（GR Required）选项
三向匹配（3-Way）	涉及实物入库的采购场景，如原材料、库存商品采购	必须同时比对发票、采购订单与收货单据（GR），三者数量与金额须一致	物料主数据或订单类型中启用了“强制收货”标志（默认配置）
四向匹配（4-Way）	针对需要质量检验的高价值物料或生产用原料采购	在三向基础上增加质检合格状态（QI）作为匹配前提	需激活 QM 模块并配置“质检强制”与“四向匹配”策略

3. SAP 与 Oracle EBS 的差异对比

• SAP 以采购订单（PO）为核心驱动发票校验流程，事务码 MIRO 直接关联 PO 进行匹配；而 Oracle EBS 支持多种触发方式，包括基于收货、费用分配或多维度组合匹配，灵活性更高但管控精细度略低。
• SAP 的“三向匹配”严格绑定采购订单行项目与物料凭证（MSEG）的收货记录，确保每一笔发票都可追溯至具体的收货动作；EBS 则通过“采购接收”与“发票验证”之间的逻辑关联实现匹配，结构较为松散。
• SAP 在发票过账时直接生成会计凭证，实现业务与财务一体化处理；Oracle EBS 需额外执行“创建会计”步骤才能生成正式账务分录，流程分离更明显。

二、发票匹配的标准操作流程（以三向匹配为例）

阶段 1：发票接收与系统准备

线下准备工作：

• 供应商提交纸质或电子形式的发票文件，内容需包含采购订单号、物料名称、数量、不含税金额、税率及总金额等关键信息。
• 采购部门负责审核发票的真实性，包括核验供应商资质、签章有效性，并确认相关采购订单已完成收货（可通过查询工具进行状态核实）。

ME23N

系统前置条件检查：

• 确认采购订单状态为“已部分收货”或“完全收货”（即 EKPO 表中的 STATU 字段不为“未收货”状态）。
• 验证收货凭证已成功过账，且未被冲销（物料凭证 MSEG 中移动类型 BWART = 101）。
• 财务人员收集发票数据，准备录入系统；若使用电子发票，可通过 EDIFACT 或 XML 接口实现自动导入。

MIGO

阶段 2：发票录入与处理（MIRO 主要操作）

1. 前台操作流程（使用事务码 MIRO）

进入发票校验界面后，选择“发票”类型（默认），输入以下必要信息：

• 供应商编号（LIFNR）：系统将自动带出供应商全称、付款条款等基础信息。
• 采购订单编号（EBELN）：输入后按回车键，系统会加载该订单下的所有行项目，包括物料编码、订购数量、已收货数量及单价。
• 发票日期（REINDT）：填写发票开具的实际日期。
• 过账日期（BUDAT）：默认为当前系统日期，可根据会计期间调整。
• 发票金额（WRBTR）：填写不含税金额，系统将依据税率自动计算税额，需确保与发票所列税额一致。
• 税率（MWSTS）：系统优先取自采购订单中的设定值；若未维护，则需手动选择正确的税码。

MIRO

核对系统加载的采购订单行项目：

• 系统自动显示“已收货数量”（来源于 MSEG 凭证），默认“发票数量”与其相等，支持修改为部分开票（例如：收货3件，本次仅开票2件）。
• 比较“PO 单价”与发票单价是否一致：若相同，系统自动按“发票数量 × PO 单价”计算金额；若存在价格变动，需进入差异处理流程。

差异处理机制：

• 数量差异：仅允许“发票数量 ≤ 已收货数量”，超出部分不可过账，需联系供应商重新开具发票或补做收货手续（特殊配置除外）。
• 金额差异：
  • 小额差异（如 ±1 元以内）可通过配置 OBYC 中的 DIF 科目进行自动分摊处理。
  • 较大金额偏差则需启动审批流程，利用 MIRO 界面中的“持有”功能暂存凭证，在获得批准后再完成过账。

模拟与正式过账：

• 点击“模拟”按钮，系统生成预览会计凭证，用于核对借贷方向是否正确（通常为借方：原材料/进项税，贷方：应付账款）。
• 确认无误后，点击“过账”按钮，系统将生成发票凭证（存储于 RBKP/RSEG 表）和对应的会计凭证（BKPF/BSEG）。

MIRO

2. 后台关键配置项（SPRO 路径）

（注：此处省略具体 SPRO 路径细节，保留原意结构以便后续补充完整配置路径说明）

路径：

物料管理 → 后勤发票校验 → 匹配 → 定义容差范围

（设置数量差异容差与金额差异容差，例如数量容差 ±5%，金额容差 ±10 元）。

路径：

物料管理 → 后勤发票校验 → 发票接收 → 定义发票类型

（配置发票类型，如 “RE” 表示标准发票）。

路径：

物料管理 → 后勤发票校验 → 科目确定 → 维护自动记账

（设定进项税科目、应付账款科目以及差异处理科目等财务科目映射规则）。

阶段 3：发票审核与过账（可选，依据企业实际流程）

若企业启用了“发票审批流程”（例如单笔发票金额超过 10 万元需财务经理审批）：

• 发票录入后点击“持有”（Hold），系统生成暂存凭证，状态标记为“未审批”。
• 审批人可通过

MIR4

（查看待审发票信息）或通过工作流通知进行审批操作。审批通过后，录入人员使用

MIRO

中的“更改”功能解除持有状态，并完成正式过账。

过账完成后，系统将自动更新以下信息：

• 采购订单行项目状态（EKPO-STATU）：由“部分收货”变更为“部分收货 / 部分发票”或“完全发票”。
• 应付账款余额：在 BSEG 表中，供应商统驭科目的余额相应增加。

阶段 4：发票凭证查询与归档（MIR4 / MIR6）

使用事务码

MIR4

可查询单张发票凭证，支持查看发票抬头数据、行项目明细、关联的采购订单（PO）、收货凭证及对应的会计凭证等详细信息。

使用事务码

MIR6

支持批量查询发票凭证，可根据供应商、采购订单编号、过账日期、发票状态（已过账 / 已持有 / 已冲销）等条件进行筛选。

归档操作说明：

• 电子发票通过

SARA

（归档专用事务码）上传至文档管理系统（DMS）实现集中归档。

纸质发票按照企业内部档案管理制度进行物理存档保管。

三、系统后台表数据更新（核心表联动机制）

发票完成匹配并过账后，SAP 系统会同步更新多个核心数据库表。以下是主要涉及的数据表及其关键字段变化情况：

表名	描述	核心字段更新内容
RBKP	发票凭证抬头表	新增一条记录，包含：BELNR（发票凭证号）、BUKRS（公司代码）、LIFNR（供应商编码）、REINDT（发票日期）、BUDAT（过账日期）、EBELN（关联采购订单号）、STATUS（当前状态：已过账 / 已冲销）
RSEG	发票凭证行项目表	新增一条或多条记录，包括：BELNR（发票凭证号）、EBELN（采购订单号）、EBELP（采购订单行项目）、MATNR（物料编号）、MENGE（发票数量）、NETWR（发票净额）、MWSTS（税额）、BWART（关联收货移动类型，如 101）
EKPO	采购订单行项目表	更新字段值：REMNW（已开票数量，例如从 0 更新为 3）、STATU（行项目状态，如从“部分收货”变为“部分发票”）、REPOS（发票接收状态：已部分发票 / 完全发票）
EKBE	采购订单历史记录表	新增一条记录：VORGA=20（业务类型代表发票接收）、EBELN（采购订单号）、EBELP（采购订单行项目）、BELNR（发票凭证号）、MENGE（发票数量）、DATUM（发票过账日期）
BKPF	会计凭证抬头表	新增一条记录：BELNR（会计凭证号）、BUKRS（公司代码）、GJAHR（会计年度）、BUDAT（过账日期）、BLART（凭证类型，RE 表示发票类凭证）
BSEG	会计凭证行项目表	新增多条会计分录记录，示例如下： 1. 借方：原材料科目（如 1403），金额 = 发票数量 × PO 单价 2. 借方：进项税科目（如 222101），金额 = 对应税额 3. 贷方：应付账款（供应商统驭科目，如 2202），金额 = 发票含税总额
BSIK	未清应付账款明细表	新增一条记录：LIFNR（供应商）、BELNR（会计凭证号）、DMBTR（未清金额）、ZBD1T（付款到期日）

表关系联动图谱

PO（EKKO/EKPO） ←→ 收货记录（MKPF/MSEG） ←→ 发票凭证（RBKP/RSEG） ←→ 会计凭证（BKPF/BSEG） ←→ 未清应付（BSIK）

主要关联字段包括：EBELN（采购订单编号）、EBELP（采购订单行项目）、MBLNR（物料凭证号）、BELNR（发票或会计凭证编号）。

四、发票匹配的核心管控规则与业务控制点

1. 强制性校验规则（系统默认强制执行，不可跳过）

• 供应商必须已在系统中维护（LFA1 表中存在该记录），且未被冻结（LFA1-SPERR 字段为空）。
• 采购订单必须真实存在，且未被删除（EKKO-LOEKZ 为空）或拒绝（EKKO-EBAKZ 为空）。
• 发票数量不得超过已收货数量（适用于三向匹配）或不得超过采购订单数量（适用于二向匹配），否则系统将报错阻止。
• 所使用的税码必须有效（存在于 T007A 表中），且系统计算出的税额需与配置的税码逻辑一致。

2. 关键业务控制点（企业应重点管理环节）

控制点	管控目的	实现方式
发票与采购订单关联校验	防止无采购订单的发票进入账务系统	通过 SPRO 路径配置：

MIRO

（物料管理 → 后勤发票校验 → 发票接收 → 定义屏幕格式），强制要求输入采购订单编号。

容差控制	控制小额差异，避免因微小偏差频繁触发人工干预	配置容差码（如 Q1 表示数量差异，PP 表示价格差异），并通过 OBYC 设置允许的差异范围，并分配相应的差异科目用于自动记账。
发票审批流程	防范大额发票带来的财务风险	利用 SAP 工作流工具（SWDD）设定审批规则，例如当发票金额大于 10 万元时，自动触发财务经理审批流程。
电子发票真伪校验	防止虚假或重复发票入账	与税务系统（如金税平台）对接，通过接口验证发票号码的唯一性和真实性，实现自动查重与防伪校验。
冲销权限控制	防止未经授权误冲已过账发票	配置

MIRO

中的冲销权限（授权对象 M_RECH_KEY），限制仅财务主管等特定角色可执行冲销操作。

三、常见容差码说明

配置路径：SPRO → 物料管理 → 后勤发票校验 → 匹配 → 定义容差范围

容差码	描述	控制逻辑
Q1	订单数量与发票数量差异	允许差异率 =（发票数量 - 收货数量）/ 收货数量
PP	订单价格与发票价格差异	允许差异金额 = 发票金额 -（发票数量 × PO 单价）
DW	税额差异	允许税额差异 ≤ 设定金额（例如 ±1 元）

五、异常处理与冲销流程

1. 常见异常及解决方案

异常场景	系统提示	解决方案
发票数量 > 已收货数量	错误信息：“发票数量超过收货数量”	1. 补充执行收货操作（使用事务码 MIGO 进行 101 收货）； 2. 联系供应商重新开具正确发票； 3. 若为特殊情况，可临时调整容差范围设置。
发票金额与 PO 金额差异过大	警告信息：“价格差异超出容差”	1. 核实差异原因（如供应商调价或折扣变更）； 2. 按照企业审批流程提交差异申请； 3. 手动调整发票金额至容差范围内后继续过账。
PO 未收货但需录入发票	错误信息：“PO 无收货记录”	1. 修改采购订单类型配置，取消“强制收货”要求，改为二向匹配模式； 2. 或先完成收货流程后再进行发票录入。
供应商被冻结	错误信息：“供应商已被冻结”	联系采购部门通过事务码 FK02 解除供应商冻结状态（修改 LFA1-SPERR 字段）。

2. 发票冲销流程（事务码

MIRO

→“冲销” 或

MIR7

)

适用场景：发票已过账但存在录入错误（如金额错误、关联的采购订单不正确），需要进行冲销处理。

操作步骤：

1. 进入事务码

   MIRO

   ，点击“冲销”（Reverse）功能；
2. 输入原始发票凭证号（BELNR）和会计年度（GJAHR）；
3. 选择冲销原因（如“数据录入错误”），系统将自动生成一张冲销凭证（凭证类型为“RE”，金额为负数）；
4. 冲销完成后，原发票凭证状态更新为“已冲销”（RBKP-STATUS=“冲销”），相关数据库表同步反向更新：

• EKPO-REMNW（已发票数量）恢复至冲销前数值；
• BSEG 中对应的应付账款科目余额相应减少（冲销原会计分录）；
• BSIK 表中该笔未清项记录被清除。

注意事项：

• 若发票已完成付款（即 BSIK 记录已清账并转入 BSAK 表），则必须先通过

  FBRA

  取消付款清账，方可执行发票冲销；
• 生成的冲销凭证不可编辑。如需重新录入正确发票，应使用正确的信息再次执行

  MIRO

  操作。

六、标准报表与数据查询

1. 核心标准报表（无需自定义开发）

事务码	报表名称	用途	关键筛选条件
MIR6	发票凭证列表	批量查看发票当前状态（如已过账 / 已持有 / 已冲销）	供应商、PO 编号、过账日期、发票类型
ME2N	PO 历史查询	检查采购订单的发票情况（已发票数量 / 未发票数量）	PO 编号、“发票状态”筛选（部分发票 / 完全发票）
FBL1N	供应商未清项清单	查询尚未支付的发票（即未清应付账款）	供应商、公司代码、未清项标识
MB51	物料凭证列表	根据发票查找对应收货单据	物料编号、移动类型 = 101、关联 PO 编号

2. 自定义查询示例（使用 SE16N 查询多表关联）

需求：查询自 2024 年 10 月起创建且尚未完全发票的采购订单行项目。

涉及主表：

• EKKO（采购订单抬头）
• EKPO（采购订单行项目）
• RBKP（发票凭证抬头）
• RSEG（发票凭证行项目）

筛选条件设定：

• EKKO-ERDAT ≥ 20241001（PO 创建日期从 2024 年 10 月 1 日起）
• EKPO-LOEKZ = 空（确保行项目未被删除）
• EKPO-WEUNR > 0（表示已有收货记录）
• EKPO-MENGE > EKPO-REMNW（已收货但未全部开票）
• RBKP-BUDAT ≥ 20241001（限制发票过账时间范围）

七、总结

SAP 发票匹配机制的核心在于“以采购订单为基准，联动收货与财务凭证”，通过三向匹配保障采购、库存与财务三大模块的数据一致性。主要要点归纳如下：

• 业务层面：严格遵循“先收货、后发票”的操作规范（适用于三向匹配场景），确保实物流动与系统凭证保持一致；
• 系统层面：核心数据存储于 RBKP（发票抬头）和 RSEG（发票行项目）表，并与 EKKO/EKPO（采购订单）、MKPF/MSEG（物料凭证）、BKPF/BSEG（财务凭证）等表深度集成；
• 管控层面：借助容差设置、审批流控制及权限管理机制，有效防范发票误录、重复开票或虚假发票等风险；
• 实操层面：熟练掌握

  MIRO

  （发票录入）、

  MIR4

  （单据查询）、

  MIR6

  （批量查询）以及冲销操作，提升异常问题的处理效率。

对于 SAP 实施与运维人员而言，应重点关注“各表之间的数据联动逻辑”以及“后台配置对业务流程的实际影响”。结合企业的具体运营需求（如容差阈值设定、审批规则配置），持续优化系统参数，确保整体流程既合规又高效。

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关键词：Verification Invoice cation Voice ATION