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采购计划编制的内容_采购计划编制流程_影响采购计划编制的因素
采购计划编制的内容
采购计划编制所需的输入包括项目范围说明书、产品说明书、市场条件以及约束条件和假设。
1.采购计划编制的工具和技术
采购管理的工具和技术包括进行自制一外购决策分析和向专家咨询。
自制一外购决策分析，即决定是在组织内部制作某些产品或进行某种服务，还是从组织外部购买这些产品或服务。它包括估算提供产品和服务的内部成本，同时还包括与采购成本估算的比较。
作为采购计划编制的一个环节，应该咨询内部专家的意见。而公司外部的专家，包括一些潜在的供应商，也能提供一些专家判断。不管是内部还是外部的，专家判断都是制订采购决策的一项宝贵财富。
2.合同类型
合同类型是应当考虑的重要项目，不同类型的合同在不同的情况下使用。总的来说有三种类型的合同，固定价合同或固定总价合同、成本补偿合同和单价合同。
1)固定价合同或固定总价合同。涉及详细定义的产品或服务的固定总价格，这种情况下买方承担的风险很小。
2)成本补偿合同。是指向卖方支付直接和间接实际成本。直接成本就是项目直接发生的成本，可以通过很经济的方法直接摊销。间接成本是不能通过很经济的方法直接分摊到项目上的业务成本。例如，项目人员的工资和特定项目所需购买的硬件和软件成本是直接成本，而给办公室提供的电力、食堂等是间接成本。间接成本通常用直接成本的百分比计算。成本补偿合同通常包含诸如利润百分比与奖励费(对满足或超过既定的项目目标的奖励)之类的费用。这类合同常用于涉及新技术产品或服务采购的项目。买方在成本补偿合同中承担了比固定总价合同更大的风险。成本补偿合同有三种类型，按照买方承担风险的大小，从最低到最高依次排列为：成本加奖励费，成本加固定费，成本加成本百分比等。
成本加奖励费(CPIF)合同。买方向卖方支付容许的完成任务的成本以及事先决定的费用和激励奖金。如果最终成本小于预期成本，按照事先谈判好的分配公式，买方和卖方都从节省的成本中受益。
成本加固定费合同(CPFF)。买方向卖方支付容许的完成任务的成本，加上按估算成本一定百分比计算的固定费用。事实上，这种费用通常不会改变，除非合同的范围发生变更。
成本加成本百分比合同(CPPC)。买方给卖方支付容许的完成任务的成本，加上事先约定的总成本的一定百分比。从买方的角度看，这是最不理想的一种合同，因为卖方没有降低成本的动机。实际上，这会促使卖方增加成本，因为这样做可以使利润按照成本的百分比增加。这种合同所有的风险都由买方来承担。
3)单价合同。要求买方向卖方按单位服务的预定金额支付的合同，合同总价就是完成该项工作所需工作量的函数。这种类型的合同有时称为时间和物料合同。任何一种类型的合同都应当包括一些考虑了项目独有问题的具体条款。
3.工作说明书
很多合同都包括工作说明书(SOW)。这是对采购所要求完成的工作的描述。SOW详细描述工作，以便让潜在的供应商决定他们能否提供所需的产品和服务，以及确定一个适当的价格。SOW应当清楚、简洁而且尽量完整，它应描述所要求的全部服务，包含绩效报告。SOW中的措辞非常重要，比如使用“必须”还是使用“可以”。“必须”意味着不得不完成某件事；而“可以”表示在做与不做之间的某种选择。SOW还应详细说明项目产品，注意使用行业用语，并参考行业标准。
采购计划编制流程
采购计划（预算），是属于生产/销售计划中的一部分，也是公司年度计划与目标的一部分。通常，销售部门的计划（即销售收入预算）是公司年度营业计划的起点，然后生产/销售计划才随之确定。而生产/销售计划则包括采购预算（直接原料/商品采购成本）、直接人工预算及制造/销售费用预算。由此可见，采购预算是采购部门为配合年度的销售预测或采货数量，对所需求的原料、物料、零件等的数量及成本做出的详细计划，以利整个企业目标的达成。采购计划（预算）虽是整个企业预算的核心，但是如果单独编制，不但缺乏实用的价值，也失去其他部门的配合。
a.采购计划编制的目的
企业的经营始自购入商品/物料后，经加工制成或经组合配制成为主推商品，再通过销售获取利润。其中如何获取足够数量的物料，即是采购计划的重点所在。因此，采购计划是为维持正常的产销活动，在某一特定的期间内，应在任何时购入何种物料以及订购的数量是多少的估计作业。采购计划应达到下列目的：
（1）预估商品/物料采购需用的数量与时间，防止供应中断，影响产销活动。
（2）避免采购商品/物料储存过多，积压资金，占用堆积的空间。
（3）配合公司生产/采货计划与资金的高度。
（4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入商品和物料。
（5）确立商品及物料合理耗用标准，以便控制采购商品和物料的成本。
b.采购预算编制的流程
采购预算即是采购计划以金额来表达到形式，它的编制必须以整个企业的预算制度为基础，并且遵循一定的流程。
c.采购数量计划编制流程
c-1采购计划
由销售预测，加上人为的判断，即可拟订销售计划或目标。销售计划，是表明名种产品在不同时间的预期销售数量；而生产计划即依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订的。
c-2采购商品/物料清单
采购计划只列示产品的数量，并无法直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，因此必须借助采购商品和物料清单。清单是由公司市场部配合采购部门所拟订的，内容列示各种产品由哪些基本的商品所制造或组合而成。根据清单可以精确计算某种商品及组合架存和库存的安全数量。清单所列的基本安全量，即通称的标准用量（以15日或30日为一个周期），与实际用量相互比较，作为成本控制的依据。
c-3存量管制卡
若商品有存货，则采购数量不一定要等于销售数量。所以商品采购数量也不一定要等于根据清单所计算的基本商品需用量。采购员应依据实际和计划商品需求数量，并考虑采购的安全在途时间和安全存量水准，算出正确的采购数量，然后才开具请购单，进行采购活动。
影响采购计划编制的因素
(1)年度销售计划
除非市场出现供不应求的状况，否则企业年度的经营计划多以销售计划为起点；而销售计划的拟订，又受到销售预测的影响。影响销售预测的因素，包括两方面：外界的不可控制因素，如国内外经济发展状况(GNP、失业率、物价、利率等)、人口增长、政治体制、文化及社会环境、技术发展、竞争者状况等；内部可控制因素，如财务状况、技术水准、厂房设备、原料零件供应情况、人力资源及企业声誉等。
(2)年度生产计划
一般而言，生产计划根源于销售计划。若销售计划过于乐观，将使产量变成存货，造成企业的财务负担；反之，过度保守的销售计划，将使产量不足以供应顾客所需，丧失了创造利润的机会。因此，生产计划常因销售人员对市场的需求量估算失当，造成生产计划朝令夕改，也使得采购计划必须经常调整修正，物料供需长久处于失衡状况。
(3)物料清单
特别在高科技行业，产品工程变更层出不穷，致使物料清单难做及时的反应与修订。以致根据产量所计算出来的物料需求数量，与实际的使用量或规格不尽相符，造成采购数量过与不及，物料规格过时或不易购得。因此，采购计划的准确性，有赖维持最新、最正确的物料清单。
(4)库存管理卡
由于应购数量必须扣除库存数量，因此，库存管理卡的记载是否正确，将是影响采购计划准确性的因素之一。这包括料账是否一致，以及物料存量是否全为良品。若账上数量与仓库架台上的数量不符，或存量中并非全数皆为规格正确的物料，将使仓储的数量低于实际上的可取用数量，故采购计划中的应购数量将会偏低。
(5)物料标准成本的设定
在编制采购预算时，对将来拟购物料的价格预测不易，故多以标准成本替代。若此标准成本的设定，缺乏过去的采购资料为依据，亦无相关人员严密精确地计算其原料、人工及制造费用等组合或生产的总成本，则其正确性值得怀疑。因此，标准成本与实际购人价格的差额，即是采购预算准确性的评估指标。
(6)生产效率
生产效率的高低，将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。产品的生产效率降低，会导致物料的单位耗用量提高，而使采购计划中的数量不够生产所需。过低的产出率，亦会导致经常进行修改作业，从而使得零组件的损耗超出正常需用量。所以，当生产效率有降低趋势时，采购计划必须将此额外的耗用率计算进去，才不会发生物料的短缺现象。
(7)价格预期
在编制采购预算时，常对物料价格涨跌幅度、市场景气与否乃至汇率变动等多加预测，甚至列为调整预算的因素。不过，因为个人主观的判定与实际情况常有差距，亦可能会造成采购预算的偏差。
由于影响采购计划编制的因素很多，故采购计划与预算编制之后，必须与产销部门保持经常的联系，并针对现实的状况做必要的调整与修订，才能达成维持正常产销活动的目标，并协助财务部门妥善规划采购资金的来源。
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