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合同签署后的履行管理
（一）内外部做法及案例
合同签署完毕后，对于合同的管理并没有结束。
全球五百强企业中多家企业均很重视合同履行过程的跟进，注重履行跟进的规范化和信息化。西门子（全球）以及大量跨国企业都使用SAP公司较为完备的ERP系统，中石油在五六年前即已建立了合同管理信息系统，实现从立项、选商、申报到签订、履行、违约情况通报、查询统计的覆盖全过程的信息管理系统。
（二）履行跟进及证据搜集指引
我们认为，合同履行跟进及证据搜集过程中，较为理想的分工及流程如下表所示：
履行跟进中涉及两个阶段，一般情形是由履行跟踪部门（可能为业务部门或运营部门）进行跟进，记录合同履行情况和搜集资料，对于合同履行过程中出现的异常情况建立预警机制，对于已经发生的违约、争议情形及时报告，协调相关部门进行风险防范和纠纷处理。法务、财务、档案管理部门提供支持：财务部门负责合同相关财务数据的管理，执行合同资金收付，核对款项收支情况；法务部门应对履行中出现的或可能出现的违约履行或其他不当履行情形、法律纠纷等提供法律支持，对相应情形及时出具法律意见和建议，协助参与谈判。
若履行异常，到达纠纷或诉讼阶段，则主要是由法务主导证据的搜集、指导相关人员进行调查取证，协调发送律师函或处理诉讼、仲裁事宜，履行跟踪部门进行积极配合。
履行跟进中难点有两处：首先，法务普遍为被动介入履行跟踪，难以及时发现并处理异常问题。建议法务可以通过定期或不定期的检查主动跟进履行情况，信息化建设程度高的企业可以在系统中设置重大合同履行异常时的自动发送提醒。其次，业务部门和运营部门在诉讼前主导资料搜集，尚无法达到法务的专业度和敏感度，较难从后续诉讼角度充分考虑证据的必要性和形式。建议各企业法务根据业务类型，研究确定符合本企业及业务实际情况的合同台账信息要点及证据资料收集范围，并通过公示和培训使履行跟踪部门了解、掌握相关要点。
（三）履行跟进记录及证据搜集要点示例
下表以购销合同为例，对合同台账管理及履行中搜集的证据要点进行了罗列：
合同管理台账需记录的事项 | 合同履行过程中需搜集的证据等资料 | |
合同 签订 | 1、合同编号、项目名称、签约时间； 2、交易对方营业执照、法定代表人身份证、组织结构代码证、税务登记证等； 3、交易对方法定代表人名称、注册地址、经营地址、联系方式（如各事项联系人、电子邮件、传真号码等）、账户信息等交易信息 | 合同文本、合同附件、担保函、补充协议、变更协议、交易信息确认表、招标文件、投标文件、中标通知书、订货单等 |
交付 | 1、约定的交付标的物明细、交付时间和地点、指定签收人、交付方式（自提/代办托运/送货上门）等； 2、实际履行中的交付货物明细、交付时间、交付方式（自提/代办托运/送货上门）、承运人； 3、是否正常交付或存在异常履行、违约情况等 | 备货凭证、发货单、物流单、承运单、入库单、仓储单、签收单、提单等 |
验收 （初验、终验） | 1、约定的验收时间、验收人员、验收条件、验收方式； 2、实际履行中的验收时间、验收人员、验收方式、验收结果； 3、是否正常验收或存在验收未通过等情形，异议及答复处理情况、最终验收结果，是否存在异常履行或违约情况 | 已达验收条件的文件证明（如验收申请）、验收合格证明、书面异议、异议处理相关文件（如退货单）等 |
收款、付款 | 1、约定的合同金额、计价单位、收付款时间、方式、周期及比例； 2、实际履行中的合同金额、收付款时间、方式、周期及比例； 3、是否逾期及逾期天数，逾期或未予收款的相关原因 | 收据和发票、银行记录、逾期说明、担保函、催款函、欠款确认书、还款协议、律师函等 |
售后 | 1、约定的售后服务和质保年限、标准和相关内容； 2、实际履行中的售后服务和质保标准、内容，是否进行维修及相关维修次数及结果、培训时间、培训内容、培训人员和培训费用的承担； 3、是否存在异常履行或违约情形 | 售后服务、维修记录、培训记录、培训总结、培训考核记录等 |
异常履行及 纠纷处理 | 根据本单位制度灵活掌握，但至少应包括： 1、暂未解决的原因； 2、协商谈判过程及结果； 3、介入的相关部门及相关部门的风险评估意见、建议和意见的执行情况； 4、已采取的措施及将要采取的措施 | 根据实际情况需补充的相关证据 |
京公网安备 11010802022788号
