财务管理与成本会计,是ERP系统的重要组成部分。因为企业高层领导及各级管理人员,需要随时从财务人员提供的财务报告,获得经营结果,以控制各项作业,保证目标的如期达成。
早期的管理信息系统较不完善,可供外部参阅的报表,都是以会计部门所提供的帐册为主,而财务会计人员常常依靠各部门的原始交易凭证,再作侦错、调整、认定入帐。如果原始凭证内容不明确或错误,会计人员必须耗时查证,而失去资料的及时性、完整性和准确性。
当ERP系统中计划、销售、供应、生产各子系统都应用到一定程度时,这些子系统的交易数据,都当然地成为成本会计、应收/应付帐款、总帐会计的一部分,而各交易资料如果都能明确定义其对应的会计分录,会计凭证自然就可以自动生成,会计人员就不必逐一依原始凭证,以人工认定来开立会计凭证。
生成会计凭证的来源,即各模块的交易资料,可以随时和凭证逐一对应,即可以任选一方,而查出其对应另一方的数据,以供会计人员或其他人员查核。
各子系统和财务系统集成以后,所有各子系统都成为总帐会计的一部分。总帐会计不再局限于传统的看法,即不是从会计凭证开始,而是从各子系统的原始凭证开始,就视为是会计的凭证,任何交易资料的输入,都不得任意涂改,输入错误时,只能以调整方式,修正为符合实际的状况,以保留所有的调整记录。
集成化的系统中,各企业活动都通过交易数据输入电脑,而和财务系统相连结,充分而详实地表达在财务报表中,使得传统手工作业下的各种资料的不连贯、疏漏、错误等,都可完全避免。