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第一次与经销商正式会面时，除了准备沟通内容，厂家人员的组成和分工搭配上也应该有所考虑，建议可从如下几个方面进行准备工作：
1. 人数
原则上来说，会面双方的人数对等是最合适的。现在经销商在会见厂家业务代表时，大多是两位，例如老板和老板娘，或是老板带个副手。那么，厂家人员两人前往较为合适，并且，一人为私，二人为公，厂家双人前往，也能在一定程度强调这次会面是属于公司行为，而不是厂家业务人员的个人行为。
2. 组成
在首次拜访经销商时，除了直接负责本地区的业务人员外，还应该有位级别较高的主管经理一同前往，但级别不能太高，以大区经理到销售部副经理之间较为合适。
3. 分工
两位级别不同的厂家人员，在与经销商沟通时，应有明确的内容分工。一般来说，级别较低的业务人员，沟通对象主要集中在经销商老板身上。谈话内容主要是介绍企业背景，其他市场运行状况，重点是在工作方面。而厂家级别较高的经理，则把沟通对象重点集中在经销商的副手身上，谈话内容重点是了解当地市场情况，经销商公司的自身情况等方面。同时，负责对厂家业务人员的讲话进行补充和完善，尤其在面对经销商提出一些具备一定难度的问题时，则要主动接过来进行答复解释。
4. 告知
在与经销商预约时，应主动告诉经销商，这次有两位厂家人员一同前往，但在介绍时，主要突出这次前来的业务人员，既是直接负责本区域业务的业务人员，至于更高级别的那位厂家业务经理，则不能具体说明职务，更不能说有什么总部的领导一起过来，只是轻描淡写的说还有一位同事一同前往。
5. 开场
在进入经销商老板的办公室后，开场工作由级别较低的业务人员负责。介绍高级别的厂家主管经理时，别说职务，只说是我的同事，这里需要注意一个细节，级别较高的厂家主管经理以名片忘掉为由，不要拿名片出来，在开场到会面的前半场，一直以低级别的业务人员为主，高级别的业务经理在下半场寻机切入。
6. 搭配
作为厂家的两位代表，在会面现场首先要确保的就是不能抢话。在前半场，以低级别的业务人员为主导，在后半场，以高级别的业务经理为主导。当某位厂家代表需要进行补充说明时，可做个事先约定好的小动作（例如用手掩一下嘴唇或是清下喉咙），另外一位厂家代表迅速将话题转出来。
7. 提醒
无论经销商老板是一人出现还是带手下出现，作为厂家的两位代表，都要确保内部搭配到位，大部分的沟通内容可以在事先打草稿做准备，但总会有些突发情况，或是已经超出事先预想的，这时，就需要双方有提前约定好的沟通暗号，较为常见的有顺应或是否定自己同事提出的某个问题，或是需要对方配合来否定经销商提出的某个问题，需要对方协助转移话题或是模糊回答等。
8. 其他细节
在会面现场，人的面部表情很容易泄露出当事人的心里活动状态，或是让对方感觉到情绪态度的变化。所以，两位厂家人员之间需要做到互相保持观察对方的面部表情，发现表情不对时，用事先约定好的小动作暗号来进行提醒。在临时结束时间或是需要提前结束会面时，也需要提前约定某个特定的动作暗号来提醒对方。
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