Excel 常用函数详解与案例实现

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Excel 核心函数详解与应用实例

熟练掌握以下20个关键函数，即可应对绝大多数日常工作中的数据处理需求。这些函数被划分为六大类别，并结合具体案例进行说明，帮助快速理解与应用。

一、逻辑判断类函数（使用频率最高）

1. IF 函数 —— 实现条件判断

=IF(条件, 如果为真则返回这个, 如果为假则返回这个)

应用场景：判断学生成绩是否达到及格线

=IF(B2>=60, "及格", "不及格")

2. IFS 函数 —— 多重条件判断（适用于 Excel 2019 及以上版本）

=IFS(条件1, 结果1, 条件2, 结果2, ...)

应用场景：根据分数区间对成绩进行等级划分

=IFS(B2>=90, "优秀", B2>=80, "良好", B2>=60, "及格", TRUE, "不及格")

3. AND 与 OR 函数 —— 实现逻辑“与”和“或”的判断

=AND(条件1, 条件2, ...)  // 所有条件都满足才为TRUE
=OR(条件1, 条件2, ...)   // 任一条件满足就为TRUE

应用场景：解决复合条件筛选问题

=IF(OR(D2="是", C2="女"), 500, 0)

二、统计计算类函数

4. SUM 函数 —— 对数值进行求和运算

=SUM(数字1, 数字2, 区域)

应用场景：计算 A1 至 A10 单元格区域的总和

=SUM(A1:A10)

5. SUMIF 函数 —— 满足特定条件时求和

=SUMIF(条件区域, 条件, 求和区域)

应用场景：汇总“销售部”所有员工的工资总额

=SUMIF(B:B, "销售部", C:C)

6. COUNT 与 COUNTA 函数 —— 统计非空或包含数据的单元格数量

=COUNT(区域)    // 只统计数字
=COUNTA(区域)   // 统计所有非空单元格

应用场景：统计参加考试的人员总数

=COUNTA(A2:A100)

7. COUNTIF 函数 —— 按条件统计出现次数

=COUNTIF(区域, 条件)

应用场景：统计不及格的学生人数

=COUNTIF(B2:B100, "<60")

8. AVERAGE 函数 —— 计算平均值

=AVERAGE(数字1, 数字2, 区域)

9. MAX 与 MIN 函数 —— 查找最大值与最小值

=MAX(区域)  // 最大值
=MIN(区域)  // 最小值

三、查找与引用类函数

10. VLOOKUP 函数 —— 垂直方向查找（最常用查找工具）

=VLOOKUP(查找值, 查找区域, 返回列数, [精确匹配])

应用场景：通过工号查询对应的员工姓名

=VLOOKUP(F2, A:B, 2, FALSE)

11. XLOOKUP 函数 —— 新一代查找函数（适用于 Excel 2021 及以上版本）

=XLOOKUP(查找值, 查找区域, 返回区域, [未找到时显示], [匹配模式])

应用场景：实现更灵活、强大的数据检索功能

=XLOOKUP(F2, A:A, B:B, "未找到", 0)

12. INDEX + MATCH 组合 —— 提供更自由的双向查找能力

=INDEX(返回区域, MATCH(查找值, 查找区域, 0))

应用场景：支持从左向右或从右向左的查找方式

=INDEX(B:B, MATCH(F2, A:A, 0))

四、文本处理类函数

13. LEFT、RIGHT、MID 函数 —— 用于提取字符串中指定位置的内容

=LEFT(文本, 字符数)    // 从左提取
=RIGHT(文本, 字符数)   // 从右提取
=MID(文本, 开始位置, 字符数)  // 从中间提取

应用场景：提取手机号码的前三位号码段

=LEFT(A2, 3)

14. TEXT 函数 —— 将数值按指定格式转换为文本

=TEXT(数值, "格式代码")

应用场景：将标准日期显示为“2024年11月11日”样式

=TEXT(A2, "yyyy年mm月dd日")

15. CONCATENATE 或 CONCAT 函数 —— 合并多个文本字符串

=CONCATENATE(文本1, 文本2, ...)
=CONCAT(文本1, 文本2, ...)  // 新版本

应用场景：将姓氏与名字合并成完整姓名

=CONCATENATE(A2, B2)

五、日期与时间类函数

16. TODAY 与 NOW 函数 —— 获取当前系统日期和时间

=TODAY()  // 返回当前日期
=NOW()    // 返回当前日期时间

17. DATEDIF 函数 —— 计算两个日期之间的间隔

=DATEDIF(开始日期, 结束日期, "单位")

应用场景：计算员工的工作年限（以年为单位）

=DATEDIF(B2, TODAY(), "Y")

六、其他实用辅助函数

18. IFERROR 函数 —— 处理公式中的错误值

=IFERROR(原公式, 出错时显示的值)

应用场景：当 VLOOKUP 查找不到结果时，返回“无数据”而非错误提示

=IFERROR(VLOOKUP(F2, A:B, 2, FALSE), "无数据")

19. ROUND 函数 —— 对数字进行四舍五入操作

=ROUND(数字, 小数位数)

20. RANK 函数 —— 对一组数值进行排名排序

=RANK(数字, 区域, [排序方式])

应用场景：对学生考试成绩进行排名（0 表示降序，1 表示升序）

=RANK(B2, B$2:B$100, 0)

典型应用案例解析

案例一：工资明细表

假设存在如下结构的数据：

姓名 | 基本工资 | 奖金 | 考勤扣款 | 实发工资

实发工资公式：
=SUM(B2:C2) - D2

加个条件：如果实发工资<5000，则补贴500
=IF(E2<5000, E2+500, E2)

合并公式：
=IF(SUM(B2:C2)-D2<5000, SUM(B2:C2)-D2+500, SUM(B2:C2)-D2)

案例二：销售业绩统计表

包含以下字段信息：

销售员 | 产品 | 数量 | 单价 | 销售额

销售额公式：
=C2*D2

统计"张三"的总销售额：
=SUMIF(A:A, "张三", E:E)

统计销售了多少种产品：
=COUNTA(UNIQUE(B:B))  // Excel 365支持UNIQUE函数

前3名销售员：
=LARGE(E:E, 1)  // 第1名
=LARGE(E:E, 2)  // 第2名
=LARGE(E:E, 3)  // 第3名

案例三：员工考勤记录表

主要字段包括：

工号 | 姓名 | 上班时间 | 下班时间 | 工作时长

工作时长公式（小时）：
=(D2-C2)*24

判断是否迟到（9:00后上班算迟到）：
=IF(C2>TIME(9,0,0), "迟到", "正常")

统计本月迟到次数：
=COUNTIF(C:C, ">"&TIME(9,0,0))

Excel 使用技巧分享

相对引用与绝对引用的区别：

A1 —— 相对引用（下拉填充时会自动变为 A2、A3 等）

A1

$A$1 —— 绝对引用（始终锁定在 A1 单元格）

$A$1

A$1 —— 混合引用（列可变，行固定）

A$1

快捷键推荐：

• F4 键：快速切换引用类型（相对→绝对→混合）
• Ctrl + Shift + ↓：一键选中当前列的连续数据区域

名称管理器：可为常用单元格区域命名，使公式更清晰易懂

=SUM(销售额)  // 比=SUM(A1:A100)更易懂

学习路径建议

入门阶段优先掌握：SUM、IF、VLOOKUP、COUNTIF

进阶阶段深入学习：SUMIF、AVERAGE、TEXT、DATEDIF

高阶技能拓展：INDEX+MATCH 组合、数组公式、数据透视表

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关键词：EXCEL 常用函数 xcel exce cel

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