死于信息过量

个人的问题
毫无疑问，信息超载，可以追溯到古腾堡。活字印刷的发明导致印刷品的迅速扩散很快超过了一个人一生可以吸收的容量 后来又从技术-碳纸到影印机使得复制现有信息数字变得更加容易了。一旦实现信息数字化，文件可以无需成本无限复制。
利用印刷机使得数字化内容也可以扫除其他活动障碍也成为可能，如发布新信息。现在发布不限制于发布历史悠久的东西和发布成本了。今天每个人都可以成为一个发送者了。
（触角无所不及和发布渠道免费的互联网不再是唯一的条件了），考虑到文字处理软件是怎样方便输入打字机和输出消除了一速记员的需要，拥有这些便利条件谁都可以帮助执行官可以随时随地记住任何事情。 实际上，亚马逊书店网站上就有很多个性化信息的购买建议公布、发表，其中不需要人员参与。
信息获得渠道较为广阔，具有各种格式铺天盖地的内容冲击着我们，如手机以文本形式和铃声的，社会性书签的提醒和黑莓邮件里语音邮件。在我们台式电脑上就拥有及时的信息和直接销售（不再受邮费的限制了）。
更不用提，最终的杀手级应用：电子邮件。（我已经快窒息了，跟不上邮件更新的速度）。
同时，我们被一些前所未有的或者不易获得的信息牵着走，因为是有用的信息，我们就不能忽视。如在线研究报告和行业资料、对手公司管理人员或着同事写的一些博客、一些我们喜欢的网站和主题的论坛、企业内部互联网、我们社交网络朋友的一些最新的思想。
So it’s a lot of stuff所以信息有多个，但是什么才是真正的问题？是的，齐声的抱怨（被我不协调的抱怨打断）显然也有一些合理性。研究人员称不能达到个人或社会的期望那样快速的处理信息，也就是说不能处理每一封邮件的压力让人筋疲力尽、士气大落。
Edward• Hallowell（爱德华•哈洛韦尔），致力于研究注意力不足症的心理医生和专家声称，现代工作场所导致了人们“注意力缺陷特征”其中有些特征类似于基因上的那些缺陷的特征。Linda Stone（琳达•斯通）学者，曾用 “持续部分注意力” 术语来形容今天的知识型工人的精神状态，她说她现在正注意到电子邮件呼吸暂停”现象，即当人们处理他们的电子邮件时，潜意识规律的、稳定的呼吸暂停。甚至有些言论称层出不穷的信息降低了人们的智商。几年前，惠普委托的一项研究报告称知识工人的智商由于电子邮件和电话打断下降到比正常水平低10分，评论家讽刺地说是记载中吸食大麻人员智商减低的2倍。
当然，并不是每个人都淹没在这信息的洪流中，有些人是因此得到激励。《信息成瘾》一文中指出心理恐惧增加。根据2008年，美国在线调查4000名美国电子邮件用户，电子邮件上瘾”的人占据46％。所有被调查者60%在浴室检查电子邮件。15%在教堂检查电子邮件。11%的人隐藏了他们一直在检查来自于配偶或其他家庭成员的电子邮件的事实。模糊了工作与家庭之间的边界的恒用信息的倾向以意想不到的方式影响我们的个人生活。  看看最近报道的现象，[cue really scary music] [cue格式的确恐惧]音乐黑莓孤儿:说的是一群孩子，为了重新得到父母的关心，把他们的注意力从设备机器中转移进行煞费苦心，（至少有一个这样的例子报道过）将黑莓从厕所里马桶里冲走了。

公司的问题
大多数组织在个人努力去管理好信息的时候，不知不觉付出了高昂的代价。一方面，员工在处理有限价值的信息丧失了生产时间。在处理商务电子邮件的时候，有效的垃圾邮件过滤器能够减少此类问题的发生。
4：
振铃电话和电子邮件通知会令使智商降低10个点。知识工人的平均每周20小时管理电子邮件。信息过量每年所造成的美国经济损失是九千亿美元。60％的计算机用户在浴室查看电子邮件。一个具有代表性的知识型员工每天从事的无用的邮件是50次到100次。85％的计算机用户表示，他们将用一台笔记本电脑度假。雇员们认为三分之一的电子邮件是不必要的。
还有一个例子，在接受调查的英特尔2300名员工透露，人们收到的接近三分之一的邮件都是没用的。假定这些雇员大约每天花费2个小时处理电子邮件，（接受调查的员工每周平均收到了350消息，管理人员多达一天300条）显然相当一部分的时间是白白浪费掉了。
“许多公司仍然否认这些问题，”负责这次研究的前英特尔高级工程师内森•弥敦道说，“尽管人们遭受了许多困扰，但人们仍然不去还击它，解决它，因为他们认为沟通就是有利于自己的。”Zeldes如今是信息超载研究小组的组长，该组成员有学者和管理人员组成。另一些问题涉及到的问题包括我们遇到的经常性打断，无论这些信息的内容是否具有价值。当你响应出现在屏幕上电子邮件警报或您的黑苺邮件振动，to the vibration of your BlackBerry when you’re “poked” by a Facebook friend, 你多花了时间去阅读信息。同时你还必须从打扰恢复过来并重新集中你的注意力。由微软人员做出的一项研究，跟踪同事的电子邮箱的习惯。一旦发现他们的工作被电子邮件中断，人们平均得花24分钟再回到暂停的工作中去。
研究人员描述的这些情节是我们熟悉的。处理那些令警报出现的信息只需要少部分时间。人们通常利用中断的那个机会去打开别的新邮件阅读或者干一些毫不相干的活动或者浏览网站。令人吃惊的是，当人们准备开始回到工作中来的时候，已经浪费了大部分的宝贵时间：如当打断的时候，在自己的电脑浏览些免费的软件测定这些软件过去一直都在做的什么；当切换窗口的时候，渐渐被另外的事情所分心；当人们最后回到自己半小时之前所丢弃的应用程序上时，才开始回复大脑的工作状态。
因为一些中途冒出来的邮件或者其他类型的信息所引起的分心往往导致许多难以察觉的后果，由哈佛商学院Teresa M. Amabile 所做的研究已经确定在由于中断，人们从事零零碎碎的工作之后，白天人们创造性就会减少，我们从其他研究也知道，即使是那些具有丰富经验频繁从一个设备或应用程序转换到另一个设备或程序上的青年工人 ， 他们也需要一个不间断的时期成功地解决某项特殊任务。
另外一些人们所熟悉的即使是人们很少提到的信息超载的后果正在逐步引起研究人员的关注。当你不知道是否或何时对方会回复你的信息的时候，你会延迟做决策。 当你看到信息不能及时回复，就会想：对方是否是故意忽略你的信息？或者是自动转存到垃圾箱里去了？活着就是干脆被忽略掉因为对方已经被这些邮件信息包围。（如果更多的接收者点击了发送者激活之的收到确认，其中的一些问题应当给予回复）。
据美国西北大学的研究人员约拉姆卡尔曼在线无回复所造成的含糊有时候会比延迟回复后果更严重。在以往的经验基础上，我们的大脑半意识状态下进行一个计算：人们通常要花多长时间回复一个邮件？总是给她发是否打扰她？我是否再追加个语音邮箱呢？给那个号码留呢？我是否应当走过D座看看她是不是在办公？用力大声地从窗户喊出来？同时，你可能不得不暂时搁置的项目无限期地等待对方的回应 ， 而你的收件人只需不超过一两分钟的时间就能回复。
所有这些加起来是什么？我们很难将这些和信息超载的其他一些后果进行量化。但是Zeldes和另外两个研究人员计算过，因特尔员工每年因效率的降低（处理没有价值的邮件和从邮件中断中恢复过来）造成的损失接近于10亿。Zeldes说公司忽视了这个数字，很危险。

个人的帮助：科技
最近的一次关于先进的管理理念头脑风暴会议，当然杰瑞迈克斯基是这个小组的首脑。最近我的同事刘易斯麦克里（坐在迈克斯基身边）博客帖子里叙述，迈克斯基听到一些特别有趣的事情，一有信息就会有鸣叫声他经常得到一个快速回复，有时候回复是链接在一篇文章或者博客。
似乎在这间会议室里有些概念上的东西具有价值。然后会有一些补充的解释去丰富它。然后在他笔记本电脑上添加相关链接到TheBrain的应用软件。他使用与电脑屏幕上几条信息相关的工具是为了保存和分类新获取的获得信息。
迈克斯基是一个独立的顾问，他建议公司利用社会媒体，他没有在这些大量的信息被淹没，他甚至不打算从中出来，他还要在尼亚加拉瀑布里冲浪。那么，他的秘诀是什么呢？ “你必须有禅意。”他耐心地解释给我听。你必须放开自己，不需要完全知道每件事。
迈克斯基有能力放开一些，因为他具有较强大的力量管理自己和拥有私人过滤器—为他本人收集和筛选有价值信息的社交网络。其中之一就是他的朋友Twitter。另一个就是Twine,社会性书签工具能够让你掌握最新的有兴趣选定的话题或者是Twines。 通过在线输入内容（相同观点的人）订阅您的Twine发现有用。该软件工具也扫描其他的Twines和自动建议一些与你兴趣相关的主题。“我几乎不再阅读的博客帖子 ， 除非一些人在Twitter上叫我回去或者是我主动链接上的。”Twine顾问迈克斯基说，“让你整个信息流都过滤下，然后做正确的事情当你需要他们的时候。
有一些不是很显眼的技术是为了帮助我们这些为了在信息流面前不是活跃而是衰弱的人尤其是在电子邮件超载的情况下。一些新的软件工具也会为你提供许多方法更好地管理收件箱。一些优化的OUTLOOK软件按重要性发送邮件，如特殊发送者历史记录中确定的；根据工作项目涉及的邮件进行分类；或着过滤出一些不再适用的电子邮件。举例说明，因为别人已经提供了发件人所寻求的具体信息。其他一些人自动的将邮件转变成任务或者是约会；让你知道在回复信息上面花了多长时间；甚至从博客和互联网新闻提要获取你发送对象的一些信息，这样你近期就可以成功得到一个顾客。（当然，这一点将会添加到您的信息流）。
如果你更多的是一个邮件上瘾者而不是一个受害者（也许这只是语义的差异），一谷歌工程师曾经制定了一个需要的修复程序。它是一个粘贴在你的Gmail可供选择上的链接，当你点击它时，您的屏幕变成灰色并显示消息：“休息时间，出去散步，放下手头的工作，或者所做的工作，或者吃个小吃。15分钟后，我们将回来。 然后就倒计时直到你可以回来打开信息。
帮助个人：建立一种新的心态
没有什么不管是支持小组或技术，人们无法克服邮件上瘾可能是真实的。但是最终还是由你自己做主管理好自己的信息问题。那就意味着你必须调整你的思考方式和行为。
6：
一种方法就是虔诚地采纳单人效率大师所提倡的准则之一，如大卫艾伦的“做事情”方法（涉及到GTD 衍射几何理论）。但是你在决定的时候最好是知道那些准则是适合自己的。比如，最常见的建议是检查收件箱一天不超过几次，如果当你想象忽略掉的信息越来越多时，由于焦急而抓耳挠腮，这个建议就没有用。
或者弄个那简单的法则怎么样？也许是“0邮件” 梅林曼的规则是不让邮件堆积。或者是“五句法”， 单页网站的地址作为纠正人们拖延回复的矫正器给人们的通过提出了一些挑战，“一项针对个人的政策：不论接收者或者主题是什么，所有电子邮件的回复都是五句话或者更少。”
提高效率可能要求你要摆脱负罪感和未及时回复的不足。采用迈克斯基的禅学态度或者采纳Clay Shirky学者的建议，丢弃想跟上一切的任何幻想，接受那些你你根本无法阅读，更别说回复的所有的邮件，即使是你来自于你所认识的人那里。上述AOL的调查报告
26％电子邮件用户要么宣布或正在考虑“电子邮件破产。”删去所有邮件的轻率行为将会引起电子邮件发送者对您的不满，但是或许它正是你想要的一个新鲜的开端。

给公司的帮助：科技
最大克里斯托夫公司对视觉上可见的信息超载的成本估计是高度提防。一人提出信息超载对美国经济总的负面冲击近1万亿美元，因为他们往往没有考虑到这些信息的价值，包括转达备受指责的电子邮件。但克里斯托夫，信息技术执行官摩根斯坦利，知道个人面对的挑战大量信息，因此，他正在利用方法做试验以解决改善金融服务公司雇员的问题
例如，他的研究小组已经开发特定软件，主要目的是通过区分最紧急的和这些紧急邮件可能很重要，但不需要立即回复的，缓解电子邮件中断问题。它考虑到各种因素，包括发件人、客户或接受者标记的其他发件人。该软件是针对特定用户行为，例如从接收者通常放在首位的那些电子邮件发件人的信息中划分紧急邮件。但是，这就造成分类标准缺乏透明度，这也用户担忧之处。“如果人们不相信这个系统的话，它们就会自己中断，检查他们的不紧急的消息以确保没有发生错误，”克里斯托夫说。克里斯托夫为解决摩根士丹利信息超载做出的努力也非同一般。但是，几乎每个人都承认在进行管理邮件和其他类型的信息上不同程度上付出个人代价。一些企业已经将该挑战视为企业的问题。
组织越来越多地认识到，虽然，他们从帮助人们更好地处理这个问题中受益。但是除了使个人更有效地处理信息，公司还应该鼓励他们更有选择性和首先发挥创新和辨别信息的才能。
7：
一些新技术的重点都聚焦在监管一个组织电子邮件的数量。一项试验称为Postware软件工具要求雇员固定地址上的内部电子邮件都贴上非现金“邮票”。 以市场为导向的系统，众所周知的由一家Seriosity公司开发的软件如Attent，该软件给予用户等量的的虚拟货币，它们使用该货币给每封邮件按照重要性附上价值。收件人可以根据根据接受到的邮件价值将他们的收件箱区分先后秩序。接收邮件上的货币是存入收件人的帐户上供以后发送电子邮件时使用。当然，“富裕”电子邮件用户，即那些从他们关注的发件人那里收到大量的货币，将有更多的货币用于发送电子邮件，邮件消息表面的重要性可能有很大的差异。
另外，用于将来的其他一些工具正在开发中，它们的目的在于理解我们的工作模式并确定何时我们的工作不被人打扰。微软研究人员正在开发一组应用程序，例如授权优先级的软件通过衡量电子邮件的重要程度和收件人的接受程度决定是否允许中断，这样可能会延迟邮件警报。
该软件就会自动评估信息（是否包含这样的短语“尽快?”），用户活动（你是否与客户联络名单上的人有约会？）,以及用户的精神状态（如你过去的几天可能正忙于某个文件却忽略了其他的警报？）
IBM正在开发一个程序 ，叫做一个信息的“回复机”。 当你正忙碌的时候，它能通过检测您的打字或鼠标模式感觉，并并告诉会你可能你看不到的中断。但是，这个软件让发件人有打断你的选择只要如果发件人需要。即时机智系统）的团队领导者珍妮•赖说。当用户点击发送，但在消息发送之前，该程序会轻度提醒潜在的电子邮件错误和礼仪行为-例如会提示“回复给所有人” 就是给每位公司员工都会发送该信息。

8：不管是明确的或隐形的，企业还需要建立组织电子通信规范。如果一个标准是隐性的，高级执行官应该以身作则。任何雇员首先不要发生做电子邮件超载的事，如为了让大家都知道给所有部门的负责人发送每周报告。公司可以创建一个每周一次“没有电子邮件上午”：禁止在内部进行电邮（也可能是电话，即时消息和聊天），但是排除外部。这样做的目的是腾出一个相对充裕的不被打扰的时间。或者经理可以直接选择报告的情形，即亲自沟通或打电话应代替电子邮件-电子邮件不如面对面交流可以加速决策过程。当有三，四封电子邮件困扰一个小组的时候，有人可能简单地拿起电话，着手解决眼前的问题。
IT部门应当想出政策，指定针对不同类型的信息首选渠道。例如，如果把信息张贴在人们搜寻信息的公司内部或wiki的集团时事通讯和将宣告上，而不是强塞出去，电子邮件就可以大大减少。一个经验法则：如果在一封你要发送电子邮件中，即使很重要，但是如果不是很紧急的话，张贴好过发邮件。
IT人员也可以用接收者的自动回复替代掉那些令人厌烦发件人要求“收到确认”信息。这些回复将会提醒发件人关注时间表，如果有些急需的事情需要早点关注，回复邮件，催促他们打电话。这样将会减少人们潜在期望差所产生的混乱。
如果我认为电子邮件看作一个营业日应当恢复，你把它想成邮件是必须是收到答复才算完成，厌恶和拙劣的决定可能会随之而来。如果您逐渐增加即时消息，语音信箱，怒气冲冲走向我的房间-你最终会面临与某个请求相关的的信息增加量而完蛋。推荐的规范为：没有在晚上10点之后给同事发电子邮件就无法粘贴，可以执行一些奖励措施，10:01时刻关闭邮件服务器。（其中，有些人认为这是一个严厉的做法，高等级别公司的信息执行官CIO。尼尔森教育媒体研究最近下令电子邮件系统的“全部回复”功能被禁用。）
采取严格措施可能最终是必要的，因为信息过量会导致道德困境。一个人的紧急电子邮件要求对于收件人而言，其价值是不容置疑的。通常对于中断的接收者具有很大的代价。因为他们的请求既不迫切，也不重要。（向下箭头显示给收件人是代表该信息不重要；我一直很感兴趣：即使使用它，用的情况很少，但还是很多人立即打开该邮件，好奇想看看里面是些什么内容）。
在设法减少信息过量造成的负担时，一个组织必须努力平衡发件人利益和收件人成本。领导者必须保证解决方案不是简单地将信息负担从一个部门转向另一个部门。谁摊上这个负担都将会带来整个组织的净成本。
负担转移：现在有一个惊人的想法，让我牢牢抓住一个机会将未能及时答复电子邮件上的内疚转移到我的收件箱自私的信息发送者肩上。那最好不过了，也许信息超载还不是太糟糕。

邮件减负的十种方法：
一个减负的建议是如何更有效的管理电子邮件。这里列举了从网站上收集来的一些有用的方法。这些方法能够让你减少一些不必要的麻烦。
收件人：
1、为了避免连续干扰，关闭自动收到电子邮件通知，然后设立特定的时间以便在某天检查消息， 并采取行动。
2、不要将时间浪费在把信息排序分配到文件里。（可以有一个例外：创建紧急行动”文件夹，不要忘记检查。）
3、不要重点突出那些你标记为“未读”打算以后处理的信息。不小心输入错误的键盘快捷键，将不可避免地指定收件箱中所有的项目为“已读”。 （“撤消”不是一个选项，是关闭）。
4、如果连续几天你不能回应电子邮件，请确认收到并当你很可能会处理的时候告知发件人。
发件人 ：
5、为了使信息容易理解，写清楚主题行和启动粗体标题关键字，或编号，用数字突出行动事项与注明谁负责哪一个。
6、为了减少邮件接收者打开短消息的麻烦，在主题行一栏里直接输入整个的内容，在消息的末尾写上“eom”( 消息结尾)。
7、只要有可能，尽量在消息的主体部分粘贴上附件里的内容。
8、提出建议细化电子邮件：（如“我们在10点钟约会怎么样？”好过问：“我们在什么时候见面？）
9、在选择发送给所有接收者的时候，停顿一下思考一下，该邮件会不会给别人带来负担？如果你不能够判断负担后果，就请将那些不需要的接收者从名单中剔除。
10、为方便起见，尽量少发邮件：一个发出去的邮件平均会产生两个回复。