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档案库房安全排查指南
档案库房作为保存纸质、电子、音像等重要资料的核心场所，其安全性直接关系到档案的完整性与长期可用性。为确保档案安全，需围绕“防火灾、防水浸、防霉变、防虫害、防盗窃、防人为损坏、防数据泄露”七大目标，从环境控制、消防系统、安防措施、设施设备、档案管理、应急机制及人员规范七个维度进行全面排查。
一、环境安全检查（重点：温湿度调控、防渗漏、防污染）
环境因素是影响档案（尤其是纸质类）寿命的关键。应重点关注温湿度稳定性以及是否存在渗水、污染或虫害风险。
1. 温湿度管理
- 确认温湿度计运行正常，并建议每季度校准一次，确保读数准确；
- 标准范围如下：
- 纸质档案区：温度保持在14–24℃（±2℃），相对湿度控制在45–60%（±5%）；
- 电子/音像档案区：温度维持在18–24℃（±2℃），相对湿度为40–60%（±5%）；
- 检查空调、除湿机、加湿机等调节设备是否正常工作，滤网是否清洁（建议每月清理一次），有无漏水或异常噪音，设定参数是否符合对应档案类型要求。
2. 防止渗漏
- 屋顶与墙面：查看是否存在水渍、霉斑或裂缝，尤其关注雨季前的天窗、管道穿墙部位；
- 地面状况：检查是否有返潮或积水现象，特别是靠近卫生间或水管区域，门口应设有挡水条以防止外部雨水倒灌；
- 管道系统：定期巡检（建议每月一次）空调、暖气及消防管道是否存在锈蚀、渗漏情况，阀门是否完好有效。
3. 污染与虫害防控
- 核查库房内部清洁度，避免灰尘堆积于档案架顶部或角落，禁止堆放杂物（如纸箱、废旧设备），严禁携带食物进入，杜绝残渣遗留；
- 检查是否配置防虫药盒（如樟脑丸并定期更换）、鼠饵站（远离档案架以防污染），同时观察档案边缘有无虫蛀孔洞或虫粪，地面及墙体有无鼠类咬痕或排泄物等迹象。
二、消防安全检查（核心：消除火源隐患、保障消防设施有效性）
由于纸质和胶片类档案属于易燃材料，消防安全至关重要，必须严格管控火源并确保各类消防设备处于良好状态。
1. 火源与用电安全
- 严禁在库房内及出入口使用明火（如打火机、蚊香），禁止私拉乱接电线或使用大功率电器（如电暖器）；
- 照明灯具应采用防紫外线、防爆型设计，防止加速纸张老化褪色；插座、开关、线路需无破损、过热或短路风险；所有电源开关建议设置在库房外部，便于关闭；
- 检查库门外走廊及周边区域不得堆放易燃物品（如纸箱、油漆桶），确保消防通道畅通无阻，无遮挡或上锁情况。
2. 消防设施配备与维护
- 灭火器材：禁止使用干粉灭火器（会对档案造成二次损害），应配置二氧化碳或七氟丙烷灭火器；检查灭火器是否在有效期内（压力指针位于绿色区域）、数量充足（每50㎡至少配备1具）、摆放位置明显且无障碍遮挡；
- 自动报警与喷淋系统：烟感/温感探测器需灵敏可靠（建议每月测试一次），喷淋头无堵塞；若有消防栓，需每季度检测水压是否正常；消防应急灯应在断电情况下仍能正常点亮。
三、安防系统检查（重点：防盗、防非法入侵）
为防范档案被盗或未经授权接触，需强化物理防护措施，并确保监控与门禁系统的有效性。
1. 物理防护（门窗与墙体）
- 门体结构：库房门须为防火防盗门，锁具完好，推荐采用电子密码锁+机械锁双重保险机制；闭门器功能正常，确保门能够完全关闭；
- 窗户防护：低层或临街库房窗户应安装金属加固防盗窗并配防紫外线玻璃，检查玻璃是否破损，窗锁是否牢固；
- 墙体安全：检查墙体有无裂痕或孔洞，防止外部人员凿墙侵入；若与其他房间（如卫生间、储藏室）共用墙体，需确认无安全隐患。
2. 监控与门禁系统
- 视频监控：摄像头应覆盖库房门口、内部通道及关键档案架区域，确保无死角；画面清晰度不低于1080P，支持24小时连续录像，存储周期不少于30天，硬盘数据需定期备份；
- 门禁控制：实行分级权限管理（如管理员、借阅员权限分离），刷卡或指纹识别反应灵敏；出入记录可追溯查询，并具备“未授权闯入报警”功能，测试报警声音是否清晰有效。
四、设施设备检查（核心：保障存储装置安全稳定）
档案架和电子存储设备直接影响档案的存放质量与管理效率，需重点检查其结构稳固性与运行可靠性。
1. 档案架安全
- 金属架体：检查是否有锈蚀、变形或倾斜现象；每层承重应符合标准——手动架不超过80kg/层，密集架不超120kg/层；层板连接牢固，无松动或晃动；
- 密集架（如有）：轨道运行顺畅无卡顿，制动装置有效防止滑动；电动密集架需具备红外感应“防夹手”保护功能，控制按钮操作灵敏；
- 木质架体（如有）：确认已做防虫防腐处理，表面无开裂、霉变等情况，避免对档案造成交叉污染。
2. 电子档案存储设备
- 检查服务器、硬盘阵列、磁带库等电子存储设备是否运行稳定，散热良好，无异响或频繁重启现象；
- 确认数据备份机制健全，本地与异地备份同步进行，关键数据加密存储；
- 定期开展数据完整性校验，防止因硬件故障导致信息丢失；设备所在区域应具备防静电、恒温恒湿条件。
一、服务器与存储设备检查
检查电子档案服务器是否安置于独立机柜中，确保具备防尘、防潮功能；确认是否配备稳压电源以应对电压波动，防止硬件受损；核实防火墙是否处于开启状态，防范网络攻击；同时检查数据是否采用加密方式存储，保障信息安全。
二、备份系统运行情况核查
对移动硬盘及云备份系统进行检测，确保其正常运作，并每周测试一次数据恢复功能，验证备份有效性。重点确认重要档案是否已实施异地备份策略，即在另一物理位置保存副本，以防区域性灾害导致的数据丢失。
三、读取设备状态检查
检查光盘驱动器、扫描仪等用于读取档案的设备是否能正常工作，是否存在损坏或老化现象，避免在读取过程中造成档案载体损伤，影响信息完整性。
四、档案存放与流转管理（核心目标：防止档案损坏、遗失、泄密）
1. 存放规范性检查
核实纸质、电子、胶片、实物等不同类型档案是否分类存放。例如，胶片应置于专用防潮盒内，电子存储介质需远离强磁场环境；所有区域应设有清晰标识，防止错放误取。
检查档案架承重情况，确认层板无弯曲变形，档案摆放整齐，无挤压、折叠现象；纸质档案须使用无酸纸档案盒封装，延缓纸张老化过程。
针对珍贵档案如原件、孤本等，检查是否设有特殊保护措施，包括恒温恒湿储存柜或防盗保险柜，确保其长期安全保存。
2. 流转环节控制
核查档案出入库是否有完整的纸质或电子登记记录，内容涵盖借阅人、时间、用途及预计归还日期，并设置“超期未还”预警机制，及时跟进处理。
检查是否存在非授权人员接触档案的情况，明确借阅必须由管理员陪同，禁止私自进入库房；复印或扫描行为须经审批并留存记录，杜绝信息泄露风险。
五、突发事件应急准备（核心：确保突发状况下可快速响应）
1. 应急预案完备性
检查是否制定火灾、漏水、盗窃、地震及档案损毁等专项应急预案，方案内容是否具体明确，包含疏散路线、责任人分工和处置流程。
确认应急预案是否每年至少组织一次演练，演练过程是否有完整记录，包括参与人员名单、发现问题及后续整改措施。
2. 应急物资配备情况
检查基础应急物资是否齐全，如应急灯、手电筒、防水布（用于应对漏水）、急救包、撬棍（用于紧急破门或移除障碍物），且存放位置明显易取。
核查专项物资准备情况：防火防潮档案转移箱是否备用就位；临时存储点（如备用安全库房）是否已确定；通讯工具如对讲机是否能正常使用，保障应急联络畅通。
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六、人员安全管理（核心：减少人为操作失误）
1. 安全培训落实情况
检查工作人员是否接受过系统的安全培训，内容涵盖消防操作、突发事件应对、档案保护标准等，并保留完整的培训记录。
随机抽查员工对关键技能的掌握程度，如灭火器正确使用方法、温湿度计读数识别、门禁权限管理规则等。
2. 日常巡检执行情况
确认是否建立每日巡检制度，覆盖温湿度监控、消防设施状态、门窗安全性以及档案整体保存状况；巡检记录应真实、完整，不得出现漏填或事后补录现象。
对于巡检中发现的问题，如“温湿度超标”或“门锁损坏”，需有相应的整改记录，确保问题得到及时处理并闭环追踪。
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七、排查后的关键跟进措施
1. 建立隐患台账：将排查出的问题按等级分类登记（如“紧急隐患”“一般隐患”），明确整改责任人和完成时限，实现问题可视化管理。
2. 实施闭环管理：所有整改措施完成后必须进行复核验证，确保隐患彻底消除。例如，“灭火器过期”问题在更换后需测试压力是否达标。
3. 定期复盘优化：每季度汇总分析排查结果，识别高频发生的问题（如频繁出现温湿度异常可能反映设备老化），据此调整和完善防控机制，持续提升档案安全管理水平。
京公网安备 11010802022788号
