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数据透视表的应用实例(2009-06-06 12:35:00)
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小吴是一家公司销售部门的员工,每天要面对很多销售信息,对这些数据统计、分析是他的工作之一,对付这些数据,当然是使用Excel作为工具是最合适的。可是小吴在分析这些数据时,只会使用Excel中的排序、自动筛选等功能,顶多再加上一些简单的函数帮忙,面对这些每天都会生成的大量数据,案头的工作已经成为了很重的包袱。
现在,有小吴这样困扰的人很多,在Excel中,往往会在数据表中存放或管理很多数据量较大的数据,若没有好的工作方法,这些数据确实是很难进行统计和分析的。
其实,这些数据大多又是以字段表的形式填写的。所谓“字段表”就是数据表的第一行是标题行,下面的数据信息按照标题的内容进行分类填写,每个标题所在的一列就称为一个字段,本文就来向大家介绍如何对付这些数据量较大的“字段表”。
这种字段表有一个非常大的好处就是分类清楚,每一列的信息类型是完全一致的,所以无论是排序、筛选、还是设置“数据有效性”都非常的方便。但是,这样的字段列表也有一个致命的弱点,就是无法便捷地跨列进行数据查询和分析,而在实际工作中,这种对多列信息进行跨列分类汇总的数据分析,恰恰是一种非常常见的操作,为了便捷有效地对多列数据的跨列(或跨表)分析,Excel给我们提供了一个非常好的分析工具——数据透视表。
数据透视表可以通过【数据】菜单【数据透视表和数据透视图】命令,借助【数据透视表向导】生成。可以根据需要,使“数据透视表”创建在源数据表中或是创建在一个新的“数据透视表”工作表中。数据透视表创建出来后,会在“字段列表”中自动显示出源数据表的各个字段名称;同时,会出现一个二维数据表的空表框架,如图1所示。
图1 刚创建的数据透视表