【高登项目管理】管理方式升级 保障订单实现

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管理方式升级 保障订单实现
——东方电气集团东风电机公司订单项目管理流程简介
中国东方电气集团东风电机有限公司 项目管理部副部长彭志敏

1 绪言
近年来，多品种、小批量或单件的订单式生产在装备制造企业逐渐占业务主导地位。在这种订单业务中，用户的需求更加个性化和多样化，对产品质量和交货期要求更高。如果缺乏系统的策划计划与管理控制，就会带来交付期的延误和生产计划的频繁更改。因此，将项目化管理思想引入装备制造企业订单管理中并化为实际管理能力，对推动我国装备制造企业发展是十分必要的。
2 东风电机有限公司简介
东方电气集团东风电机有限公司（以下简称东风电机）是中国东方电气集团有限公司全资子公司，属于我国中小发电设备及电机制造行业的骨干生产企业。公司前身东风电机厂，是始建于1965年的军工企业，1988年，企业全面“军转民”；2001年12月，企业整体改制组建为公司。公司于2006年开始推行项目管理，具体进程如图1所示。

图1 东风电机推行项目管理进程图
3 东风电机订单项目管理组织结构
东风电机的项目管理构建的是强矩阵式组织结构，在职能部门之外单独设立一个项目管理部（PMO）对订单项目进行全方位全过程管理（如图2所示）。项目管理部实行职能管理和项目管理两种管理，项目指令中一条顺着职能线下达，另外一条则是根据项目线下达，项目管理部根据项目的最新动态情况对相关部门行使权利，各职能部门按照指令执行，职能部门进行有效控制并对项目管理部负责。
另外，东风电机项目管理部的工作重点是，合同从销售部门移交到本部门之后的合同执行阶段的工作。至于订单获取阶段，项目管理部充当的是销售部门的协助和支撑角色。

图2 东风项目链组织结构图
4 东风电机订单项目管理的操作流程
东风电机订单项目管理的操作流程如图3所示，分为合同移交、项目执行和尾款清结三大阶段。
图3 东风电机订单项目管理基本流程
4.1 合同移交阶段
销售分公司销售人员在合同签订后及时将经公司相关部门评审的材料一并移交项目管理部，并办理移交手续。项目管理部合同管理员根据合同移交清单对移交资料逐项审核，如无异议则由移交人与接受人签字确认。合同管理员确认收到后，合同正本存项目管理部，并在2个工作日内将合同复印件发公司各相关部门。
4.2 项目执行阶段
项目管理部确认合同移交之后，开始对订单合同实施项目管理，基本操作流程如图3所示。
（1）项目管理部指定项目经理，项目经理认真阅读合同和技术协议后经部门领导签发向制造分公司下达加工定作任务书。
（2）制造分公司收到加工定作任务书后向设计、工艺、采购和各生产分厂下达生产工作命令；设计、工艺依据工作命令开展产品设计和工艺、工装文件的编制和设计；采购处依据工作命令进行物资采购和委外分包、协作等工作的招标申报、合同签订并对采购的物资和委外分包协作的设备进度进行监控等工作，制造分公司依据合同交货期编制项目专题生产作业计划。
（3）项目管理部依据合同约定的交货期下达交货计划；制造分公司依据项目部的交货计划制定项目生产作业计划，按照东风计划管理办法进行实施。
（4）项目执行过程中项目部根据电站的需求变化向制造分公司下达交货期变更通知，制造分公司依据变更通知进行动态调整。
（5）产品完工后入公司储运处仓库，储运处对所有产品进行仓储管理。
（6）项目部项目经理根据合同约定的交货期和用户需求开具发货通知，储运处根据发货通知进行运输招标、运输合同签订、车辆安排等组织设备发运。
（7）项目部牵头商用户召开一、二次设计联络会，设计部负责会议的技术准备工作。
（8）设计部负责项目的设计工作，设计图纸完成后入公司档案中心并由档案中心向给生产分厂分发。
（9）工艺部负责工艺文件的编制和工装的设计工作，工艺文件完成后（入）公司档案中心并由档案中心向给生产分厂分发；
（10）电站工程服务部负责产品的售中、售后服务工作，包括向电站工地派驻工地代表，用户来函提出的公司产品质量问题牵头处理等等。
（11）项目执行过程中的质量管理由质量管理部牵头负责、过程检验由质检计量部负责；
（12）项目管理部负责项目信息管理，将用户的各种信息传递给公司领导和项目链相关部门并监控、督促相关部门进行处理。
（13）项目的预算管理、成本管理由公司资产财务部负责。
4.3 尾款清结阶段
订单项目按合同要求执行完成之后，项目管理部及项目经理的工作重点就是与客户交流，按合同规定清结各种账款，保证公司应得权益。该阶段执行项目的项目经理的工作要点如图4所示。
（1）做好货款的台帐、和用户的货款收支对账工作，确保账务准确，依据合同规定，及时回收发货款和运行款。
（2）做好项目总结，对合同的执行的主要内容进行回顾和梳理，主要针对商务条款，包括实际交货时间和合同约定时间或补充协议约定的时间对比，合同执行过程中形成的相关会议纪要（多次纪要需要按时间顺序依次列出），用户来函中提出部套需求的最新时间节点，用户来函中是否提出了索赔主张，梳理按照合同约定应承担的违约责任和违约金额，合同约定的最高违约金额，提出处理方案。
（3）合同执行过程中是否涉及合同金额的变更，有变更是否及时向经济运行部、财务部、制造分公司进行相关传递。

图4 尾款阶段项目经理的工作要点
（4）对收款和所开发票进行梳理汇总。对收款金额和所开发票与用户进行往来核对。
（5）高度重视根据合同约定的公司违约责任和用户的违约责任，最重要的是控制尾款风险，确保公司债权的时效性和完整性。
（6）对尾款收款提出措施、意见和建议，对重大风险项目进行相关资料的准备，牵头组织参与相关专题会议，负责起草相关会议纪要并牵头组织实施。
5 结语
东风电机自推行订单项目管理以来，通过不断的学习和探索，逐步形成了一套自己适用的项目管理操作模式和方法；在后继的订单生产管理中取得了显著地成效，极大程度地保证了订单合同的顺利执行和完成，进而保障了相关项目合同款项的收取，维护了公司的利益，值得同类型企业学习和借鉴。
东风电机的经验说明，在装备制造企业的订单生产中，项目管理的作用是必要且有效的。但是，在推行项目管理的过程中，我们应当保持清醒的认识，不可盲目地照搬国外或者国内企业的项目管理模式；而是要通过专业的咨询和培训，在客观分析各自所处不同的经济环境和文化背景前提下，结合企业自身的特点和实际情况予以消化吸收，并且在实际应用过程中不断地加以改进，方能“洋为中用”，真正起到“他山之石以攻玉”的效果。

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关键词：高登项目管理 项目管理 管理方式 东方电气集团 集团有限公司 项目管理