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如何撰写数据分析报告02篇——了解读者

How to write data analysis reports. Lesson -2 know your audience.

原作者：Charlie Kufs

Charlie Kufs已经从事数据处理工作超过35年，开始他是一名水文地质工作者，自从二十世纪九十年代以后开始以统计学家的身份工作。他职业生涯的前24年是担任私人部门的咨询师，过去的十年则是作为一名统计学家为美国政府工作。他通过了美国质量协会的六西格玛绿带认证并且拥有许多值得称赞的出版物，包括介绍应用统计的《Stats with Cats》一书。

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每篇教你自学技术写作的文章都会首先告诉读者要考虑他们撰写报告的观众。即使如此，或许很少有作者真的这样去做。

Every self-help article about technical writing starts by telling readers to consider their audience. Even so, probably few report writers do.

在统计分析中，你通常会先开始考虑你想要做出推断的那些总体所具有的特征。与之相似的，当你开始撰写一篇分析报告时，你通常会先开始考虑你想要进行交流的那些读者所具有的特征。你必须考虑那些即将阅读你的报告的读者的这些特征：是谁（who）、是什么（what）、为什么（why）、在哪里（where）、什么时间（when），以及如何做（how）。这里有一些你需要考虑的和读者有关的内容。

In a statistical analysis, you usually start by considering the characteristics of the population about which you want to make inferences. Similarly, when you begin to write a report on an analysis, you usually start by considering the characteristics of the audience with which you want to communicate. You have to think about the who, what, why, where, when, and how of the key people who will be reading your report. Here are some things to consider about your audience.

是谁

读者通常是通过他针对报告所扮演的角色来定义的。一些读者会用这份报告来做决策。一些读者会通过这份报告学习新的信息。其他的会根据自己已经知道的情况来评论这份报告。因此，一份统计报告的读者通常会被定义为：决策人员、股东（利益相关者）、评论家或者对报告感兴趣的个人。

有的报告只会被一个人阅读，但是大部份报告会有很多读者。各行各业的人都有可能阅读你的报告。因此，会有初级的、中级的、甚至更多不同级别的读者参与阅读。这是有问题的，因为你无法取悦每个人。因此，要通过定位你的读者，首先关注接收你的信息的最重要的读者，其次关注读者中群体最大的那一部分。

是什么

一旦知道你的报告的目标受众是哪些人，你就应当尝试弄明白他们的特征。或许对于一个技术报告作者来说，最重要的特征是读者对报告的主题和报告中描述的统计技术的了解程度。你可能没办法改变读者对报告主题的知识储备，但是你可以通过调整呈现统计信息的方式帮助读者理解内容。例如，一个数据分析师可能遇到的读者类型包括：

·数学恐惧者。惧怕数字但是或许愿意了解概念。不要使用任何统计学术语。不要呈现公式。尽可能少的使用数字。例如，用“大约一半”代替任何百分比在50%左右的数字。那些额外的精度对数学恐惧者来说并不重要。

· 过路人。懂一些知识但是不怎么感兴趣。不要担心路过者，他们不会看超过摘要以外的内容。要确保摘要简明扼要并且突出最重要的发现，否则的话，他们可能会聚焦在相对不重要的内容上。

· 游客。懂一些知识并且有兴趣。稳当一点。只是用你定义明确的基本术语。可以使用数字，只不过在一张表格里不要用得太多。将数值化为证书以保证你没有暗示错误的精确度。坚持使用饼图、柱状图，或许偶尔使用一下散点图，不要使用比这些更复杂的工具。不要使用任何公式。

·卖弄者。懂得比自己认为的少并且想要展示。只要你把你表达的意思定义出来，就可以使用术语。甚至一个喜欢卖弄的人也可能学到些东西。同样的，使用数字、统计图表，以及公式也是可以的，只要你能清晰的解释它们的含义。这类人如果没有指导的话可能会得出不正确的结论。

· 非专业人员。其他的可以理解基本术语的分析员。你写什么都可以，只要能够清晰的表达你的观点。

· 同行。其他的可以理解所有术语的分析员。你怎么写都行。

读者的特征为报告的长度、撰写的语调和风格提供了指导。

为什么

那些读者很可能是对你的报告非常感兴趣呢还是仅仅是对它感到好奇（如果他们没有兴趣，那么他们就不算是读者）？对自己坦诚一点。为什么别人要有兴趣阅读你的报告呢？你将谁定义成为你的目标读者呢？他们会用你的发现做些什么呢？他们会了解到有用信息吗？他们将会做出一个决策呢还是会采取一个行动呢？这对他们来说是一个很重要的东西呢还是他们必须关注的？

在哪里

这份报告的受众是一个数量、范围有限的群体呢，例如为一个组织而进行的分析，还是任何人都有可能阅读它呢？这份报告的目标是组织中的上层人员呢还是普通人员（也就是说是自下而上还是自上而下）？关于这份报告有没有安全性或保密性的顾虑呢，无论是在个体还是组织层面上？

什么时间

读者什么时候需要看到你的报告？在公布报告以前谁必须复查这份报告以及复查需要多久？截稿日期是否无法变动？你还剩多久的时间来撰写这份报告？是否有足够的时间让你想清楚你需要写什么？是不是有时间让你进行必要的额外的分析以填补报告大纲中的空白？当复查你的报告的时间是你撰写它所花费的时间的两倍的时候，你是否会因此生气呢？

这里有一些你应当牢记于心的建议。绝对，绝对，绝对不要将你没有写完、没有编辑好的报告的草稿提交上去应付复查。我告诉自己我写的每份报告都要遵守这条规则。不幸的是，想大多数人一样，我不听自己说的话。

如何做

最后，你要考虑如何呈现这份报告才能使读者从中或许到最多的信息。这里有五条需要你考虑的。

组装。你写的报告将被如何组装起来（也就是说：组装成一件可以被分销的产品）？它将是一个简短的书信式报告，一份综合报告，一篇博客或者是一篇网络文章，一篇专业的期刊文章，一份权威报告，还是你的报告会构成其他文件的组成部分呢？

形式。你的这份报告将以电子文件的形式还是纸质文件的形式被分发呢？如果它是以电子形式被分发的话，它能否在互联网上取得呢？它能否被编辑呢？它是否会以什么形式限制获取呢，例如密码？

外观。这份报告是只能以白纸黑字的形式来呈现呢还是可以使用彩色内容？图表与文字的比重是多少？这份报告是很传统的呢还是会很华丽，就像营销手册一样？报告里会有11×17英寸大的折叠页呢还是会有超大的像地图一样的插入页呢？

特殊项目。除了报告以外你是否还需要提供其他东西呢？例如数据的电子文件，分析脚本或者程序代码，以及输出结果。你是否需要根据报告内容创建一份演示文稿呢？你的图表是否会被用在法庭上或者被用在公开展示中？

易使用性。你是否需要遵循1973年《复兴法案》中的第508条准则？这可能会影响你在标题、表格、图表以及特殊字符上的使用。在你的图表中，你是否应该考虑常见的色盲形式？

花一些时间

在评估你的读者的时候，你没必要把以上所有的细节都阐述一遍，并且，许多细节只需要片刻的思考就可以了。但是，如果你把这些点都考虑过一遍以后，你会更好的理解你是为谁写这份报告的以及你应当如何撰写它。

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