基于背景调查在企业员工招聘应用中存在问题的对策研究

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基于背景调查在企业员工招聘应用中存在问题的对策研究

2011-1-11

    摘  要：背景调查作为企业招聘考察的一种方式，越来越受到企业的重视。背景调查工作做得好与坏不仅关系到企业是否能招聘到适当的人才，而且有可能影响到企业的长久发展。文章针对背景调查在企业员工招聘中存在的问题，提出详细的、具有可操作性的对策，从而对企业的发展起到积极推动作用。
    关键词：背景调查 员工招聘 对策
    一、加强企业对背景调查的认识
    Tollemache是First Advantage企业（NSDQ：FADV）的亚太区执行副总裁。作为国际上最大的入职前背景调查服务提供商，FADV的主要业务之一就是在企业招聘员工时，按照企业要求对员工进行背景调查，以帮助企业降低招聘风险和成本。FADV提供的一项调查显示，在中国的应聘者中，有10%左右的职位申请人的实际情况会与其简历存在“出入”。在这10%的人当中，99%都是在就职经历或者教育经历方面做手脚。因此，企业就有必要转变录用观念和方式，对所招聘的员工提供的各项证明、材料进行调查核实。
    古人说：“用人不疑，疑人不用”，“不疑”也是建立在对这个人的全面了解之上的，因此，企业在用人上应该对所用之人进行全面的了解，这样才能达到企业和个人共同发展的双赢结果。
    二、全面看待背景调查的成本问题
    对招聘的员工进行背景调查会增加企业的招聘成本，但是从长远来看，一个好的背景调查能够大大降低企业的声誉风险、人事风险，而且能够有效地预防一些欺诈行为。虽然背景调查会耗费企业的人力、物力，但实际上却能够使企业降低招聘成本。有案例表明，因为对被招聘者的学历没有仔细核查，使得某企业的一个科研项目迟迟没有进展，其损失远大于招聘时开展背景调查的费用。
    三、中小企业更应重视背景调查
    中小型企业由于人数少，周转资金也比较少，如果在招聘方面失策，就可能对整个企业的发展甚至生存造成毁灭性的打击。因此，中小企业不能因为规模小就忽视对招聘员工的背景调查，反而，应该更加重视对员工的背景调查，以保证企业长远的发展。
    四、采用适当的方法降低调查费用
    1.健全人事档案、犯罪记录、社会信用数据库。健全我国的个人档案、犯罪记录、社会信用数据库是当务之急，也是社会发展的需要，它能极大地为企业的数据检索提供便利，节约时间，节约人力、财力，这是一种降低背景调查费用的很有效的方法，但这个体系的建立需要国家和社会各个方面的共同努力。整个社会的信用体系及档案体系的建立、完善还需要一段较长的时间。
    2.建立科学合理的背景调查流程体系。在进行背景调查之前，要制定出背景调查的流程，然后，按照流程依次进行。科学、合理的员工背景调查流程图，可以为调查的顺利进行提供保证，减少工作量，节约成本。根据背景调查的目的、作用，可以制定相关的背景调查流程图（图略）。
    3.制定简明、实用的背景调查表。背景调查表是对所调查的数据的记录，也是进行考察的依据之一，它是背景调查所取得的结果，包含重要的参考数据。因此，背景调查表的设计尤为重要。
    （1）背景调查表设计的基本原则。背景调查表的设计应当以简明、实用为原则，简明可以控制背景调查的工作量，降低背景调查成本，缩短进行背景调查的时间，这样可以避免优秀的人才被其他企业抢走，给企业造成人才损失。实用指调查的项目必须与工作职位需求高度相关，调查的内容简单、明了，符合职位要求，避免出现“调查非所用，用者未查”的现象。在制定背景调查表之前应该首先根据企业的需要，确定所需招聘的职位、招聘人数，并对该职位进行详细的职位分析，确定职位的责任程度，分析职位所需要的职业技能、经验、学历要求、诚信度要求、年龄限制等；再次要确定调查内容的侧重点，并且，依据不同的岗位而有所不同，突出重点，不必面面俱到。比如招聘财务人员就要重点考察其资信度和忠诚度（表1）。进行职位分析后，就需要根据要求设计背景调查表。

    （2）背景调查表应包括的内容。合理简明的调查表，有助于节约调查时间，提高调查效率，增强调查结果的可评估性。①个人基本信息。个人基本信息主要包括：被调查者的姓名、身份证号码、家庭住址、婚姻状况、联系电话、教育背景。②职位要求信息。职位要求信息包括：技术、诚信等级、以前的工作表现、薪水情况、人际关系状况等。③社会信息。社会信息主要包括：前上级的评价、前同事的评价、离职原因、朋友、邻居的评价、资产负债情况、银行信用等级、有无犯罪记录、奖励情况、有无不良记录等。④调查方式。适合企业使用的调查方式主要有：电话调查、网络查询和面对面的人工调查拜访。调查方式的运用比较灵活，这需要调查人有良好的人际沟通能力。由于我国的社会信用体系不健全，在资产负债情况、银行信用等级反面的调查比较困难，因此，这方面的调查建议由专门的调查企业进行，因为这些企业与银行或者**部门有联系或协议，调查渠道比较宽泛，进行调查比较容易。⑤调查人及完成时间。背景调查表的最后要署明调查人以及调查时间。进行背景调查要确定适当的调查时间。调查时间不宜过长。背景调查是在面试、测试之后、录用通知发出之前进行的，这段时间大概为两个星期左右，所以，背景调查要在短时间内完成，并且预留1～2天的复查时间，进行可信度评估，这样调查的结果才能有效地为是否录用提供依据。
    五、提高法律意识，增强法律观念
    企业管理人员要熟悉相关法律，了解有关个人隐私权的不同内涵，由于在《宪法》之下不同地区的各种法规仍会存在各种差别，因此，作为企业的人力资源管理者就需要熟悉本地区的相关法律，在确定调查内容以及实施调查的过程中，遵守法律、法规规定的内容以及相关程序。
    六、在进行背景调查前，与被调查者签订协议及授权声明书，规避法律风险，树立企业形象
    1.设计背景调查协议书及授权声明书。调查表后应该附背景调查协议书及被调查人的诚信承诺书。在协议书中应包括被调查的内容，及进行调查的目的，这样做是为了取得被调查人的支持和理解，以及获得授权，避免因调查个人隐私而引起的法律纠纷。授权声明一般格式如下：我在此声明，以上我提供的所有求职申请信息是真实的、完整的。以上求职申请表中所填的内容如有任何伪造、隐瞒，将失去申请资格，即使将来被录用，也将因此导致无条件解雇。雇主可针对以上信息进行诚信调查，特此授权。
    2.背景调查通知。进行背景调查要事先通知应聘者，并与应聘者进行有效的沟通，这样可以减少调查中可能遇到的阻力，提高调查效率和调查的有效性。（1）事先通知应聘者。在进行调查前，一定要事先通知应聘者，并与其达成书面协议，请被应聘者签订授权声明书，合法取得有关背景调查内容的调查了解权，规避法律风险。一般情况下，背景调查要求的提出是在招聘阶段，很少会有应聘者会为了顾及个人隐私而拒绝企业提出的调查要求。（2）与被调查者进行有效的沟通。做背景调查之前不仅要通知应聘者，与被该应聘者签订协议，还应该把调查的目的、调查的内容向被调查者做解释说明，取得被调查者的理解与支持。这样不仅体现企业对应聘者的尊重，也会促使调查能够得以顺利地进行。即使最终没有录用该应聘者，也会给应聘者留下深刻的印象，为企业树立良好的用人形象。
   七、树立合作观念，积极配合其他企业的背景调查
    企业在进行背景调查的过程中会遇到被调查企业不予配合的情况，有当面被拒绝的情况，也有提供虚假信息的情况，这无疑增加了调查的难度。因此，无论是被询问的企业还是进行调查的企业在成为被调查的企业的时候，都要积极地给与相应的配合，因为，被询问的企业也有可能成为进行调查的企业。如果企业能够这样做，不仅可以建立友好的关系，也为以后可能进行的各种合作奠定了基础。进行合作的企业越多，就可能形成良性循环，有助于降低背景调查的难度和成本，进而降低企业用人成本。另外，进行背景调查的企业应承诺对被询问的企业提供的信息保密，这样易于取得被询问企业的信任与支持，这就要求进行调查的企业对调查取得的信息资料加强管理，进行保密处理。
    八、慎用调查结果
    通过背景调查可以获得应聘者各方面的信息，这些信息既有客观信息，又有主观信息，如应聘者的性格、求职动机、他人的评价等，所以在决定是否录用时一定要慎重考虑，尤其当调查的结果与应聘者提供的信息相悖时，切不可仅凭调查结果做出决定，而是要进行进一步的调查。若是聘请商业企业进行的调查，则要追查其调查方法、途径是否得当，最好留出一定的时间进行二次调查。利用商业企业的调查结果，企业仍然需要慎重，应就调查结果的有效性和真实性与商业企业签订协议，避免不利于企业的结果出现，也可以在出现问题时，为企业获得赔偿保留法律依据。在进行调查的过程中，企业应该加强监督，在进行调查的过程中人力资源部门要进行跟踪监督，确保调查按时完成，以及调查过程的规范性，确保调查结果的真实性和有效性。
    背景调查结果的错误和失真是难以避免的，但是如果可以和其他测评手段结合，就会大大提高甄选的准确度，因此，背景调查的结果最好和人事测评技术以及评价中心相结合使用。
    参考文献：
    1.周长伟。员工招聘中的背景调查[J].中国人才，2004（9）
    2.萧鸣政。人力资源开发与管理-在公共组织中的应用[M].北京：北京大学出版社，2002
    3.袁守启。中国未来20年的劳动力就业与流动。中国人力资源开发， 1999（11）
    4.王成。官员文凭乱相调查[J].廉政瞭望，2007（8）
    5.谭玲丽，王弘。对我国“有效招聘”研究文献的综合评述[J].当代经理人，2006（21）
    6.多米尼克·库伯，伊凡·罗伯逊。组织人员选聘心理[M].北京：清华大学出版社，2003
    7.姚艳红，袁凌。人力资源管理[M].长沙：湖南大学，2003
    8.任铁柱。浅谈人事风险及其监控和防范[J].企业管理，2007（9）
    9.姜雷。背景调查：给你更可信任的员工[N].财经时报，2007.6.4
    10.刘海涛。招聘成本与收益的量化分析[J].当代经理人，2006（11）

作者：陈正茂 刘中俐 来源：《经济师》2010年第10期

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