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写论文时,参考文献的引用是一件很麻烦的事,每个杂志要求的文献格式是不一样的,包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和顺序等都不同。根据排列顺序,主要分为两种:一是按插入顺序排序,二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序,文章内容如果要改动(包括移动、插入或删除),对参考文献在最后的排序影响不大,编号也好改。但如果是按插入顺序排序(国内的绝大部分杂志和国外的许多杂志都是这样的),则文章如有改动,参考文献的增删和重新排序的工作就会变得很烦琐,而且容易出错。有的编辑对这方面的要求很严格,把参考文献的格式作为笔者是否认真的一个重要衡量标准。所以,参考文献是我们写论文时不容忽视的一个环节。
方法如下(以Word2002为例):
1.光标移到要插入参考文献的地方,菜单中插入引用脚注和尾注。
2.对话框中选择尾注,编号方式选自动编号,所在位置建议选节的结尾。
3.如自动编号后不是阿拉伯数字,选右下角的选项,在编号格式中选中阿拉伯数字。
4.确定后在该处就插入了一个上标1,而光标自动跳到文章最后,前面就是一个上标1,这就是输入第一个参考文献的地方。
5.将文章最后的上标1的格式改成正常(记住是改格式,而不是将它删掉重新输入,否则参考文献以后就是移动的位置,这个序号也不会变),再在它后面输入所插入的参考文献。
6.对着参考文献前面的1双击,光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方,可以继续写文章了。
7.在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注,就会出现一个2(Word已经自动为你排序了),继续输入所要插入的参考文献。
8.所有文献都引用完后,你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线(页面视图里才能看到),如果参考文献跨页了,在跨页的地方还有一条长横线,这些线无法选中,也无法删除。这是尾注的标志,但一般科技论文格式中都不能有这样的线,所以一定要把它们删除。
9.切换到普通视图,菜单中视图脚注,这时最下方出现了尾注的编辑栏。
10.在尾注右边的下拉菜单中选择尾注分隔符,这时那条短横线出现了,选中它,删除。
11.再在下拉菜单中选择尾注延续分隔符,这是那条长横线出现了,选中它,删除。
12.切换回到页面视图,参考文献插入已经完成了。这时,无论文章如何改动,参考文献都会自动地排好序了。如果删除了,后面的参考文献也会自动消失,绝不出错。
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