自动化消除了昂贵的数据输入错误-经管之家官网！

自动化消除了昂贵的数据输入错误
组织很少将数据输入视为关键的战略操作。尽管自动化程度有所提高，但世界各地的公司仍依靠人工输入数据来进行采购。他们雇用员工将数据从请购单，采购单和发票转移到企业资源计划（ERP）系统中，例如SAP，Oracle，PeopleSoft，Netsuite等。
对于依赖手动数据输入的公司，转录和转置错误是不可靠数据的普遍来源。即使是最好的数据输入专家，也比自动化系统犯更多的错误。人类易于分心和疲劳，最有生产力的用户无法匹敌集成平台之间自动传输数据的速度。
即使数据输入不被视为战略上重要的操作，采购也绝对是，这就是为什么如此多的组织采用eProcurement和ERP业务系统并花时间将数据放入其中的原因。但是，投资于这些业务平台然后依赖于容易出错的手动数据输入会适得其反。
数据输入 具有 战略重要性，因为错误数据是重大风险。
在多个行业中，这一点已得到一次又一次的证明。医疗行业的数据输入错误 使生命受到威胁。科学中的数据输入错误经常会破坏 实验的有效性。业务中的数据输入错误使组织面临合规风险并浪费大量金钱。而且，根据数据仓库协会的数据，采购，供应链和其他领域的数据输入错误 每年给企业造成的损失 超过6000亿美元。
那些通过打孔目录消除采购流程中的手工数据输入和订单自动化发票业务的企业可以使用更好的数据，并且由于数据输入错误而遭受的损失更少。
1–10–100
G. Labovitz和Y. Chang制定了1–10–100规则，以阐明质量控制不善如何增加浪费和成本。它通常应用于数据质量。
第一个数字（1）适用于首先防止不良数据进入系统的成本。第二个数字（10）传达了一旦不良数据进入系统后如何补救，其成本要高出一个数量级。最终数字（100）表示选择不采取任何措施的企业的不良数据成本。
这些数字是一般性的，可以说明一个观点：实施防止不良数据进入系统的解决方案要比修复不良数据或承受后果要便宜得多。自动化投资几乎总是对依赖准确数据的企业的净收益。
与不良数据共存
选择手动数据输入且没有补救计划的企业必须接受其采购数据的某些比例不正确。1–10–100规则表明，在很大程度上，处理不良数据是最昂贵的选择，但是这些成本从何而来？
成本高涨的最明显原因是由于错误地将数据输入到ERP系统，电子采购系统和供应商电子商务应用程序中。例如，经理创建一个请购单并将其通过电子邮件发送给上级，然后由其上级批准，并将其转发给采购专业人员，然后由采购专业人员将其输入供应商的订购系统。转录错误是最常见的错误，因此可能以10个单位而不是100个单位输入订单。
因此，购买者获得完成生产所需的十分之一产品，从而破坏了他们与关键客户的关系，并使他们的业务蒙受了损失。
在《哈佛商业评论》中，托马斯·C·雷德曼 （ Thomas C. Redman）撰写了一个AT＆T发起的减少发票错误的项目。该项目发现，有40％的发票数据包含错误，导致公司多付了数千万美元。这些错误中的大多数是由于从供应商到AT＆T的应付账款部门的链中某处的数据输入错误而引起的。
与数据输入错误相关的其他成本不太明显，但意义不小。不能信任其eProcurement或ERP平台中的数据的企业不能使用它来做出正确的决策。如果他们确实将其用作决策的基础，则这些决策不太可能产生最佳结果。不良数据是影响竞争力和生产力的毒药。
修复数据错误
选择不使用错误数据的企业将被迫对其进行修复，即1–10–100中的10。纠正数据错误的原因很昂贵，原因有两个。自动化修复要比预防困难得多，而且修复通常是涉及多年历史数据的庞大项目。
在我们之前提到的AT＆T项目中，发现多少发票数据不正确的唯一方法是返回原始文档，然后将它们与输入支付系统的数据进行仔细比较。对于任何规模的公司而言，这都是大量的手工工作，因此必须仔细检查，因为它很容易导致最初导致问题的相同错误。
通过自动化防止不良数据
最后，我们得出1–10–100中的1分。处理由手动数据输入引起的错误的最便宜的方法是防止它们发生。通过自动化买家和供应商之间的数据流，可以最大程度地减少甚至消除不正确数据进入电子采购系统的可能性。
从历史上看，电子采购和电子商务应用程序的集成是一个昂贵且耗时的过程。组织仅集成了最大的供应商，以提供诸如打孔目录，请购单，采购单和发票自动化之类的功能。较小的供应商留下了长长的尾巴，这些供应商代表较低的美元价值，但总发票数量通常要高得多。
现代化的云集成平台促进了快速，低成本的集成项目，使买家能够集成更大比例的供应商基础，使买家和供应商之间的数据流自动化，并大大减少数据输入错误。
通过自动化防止数据输入错误的成本始终比补救或忽略问题的成本低，但是如今的集成技术使自动化成为唯一的合理选择。

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