采购与付款循环的审计(一）-经管之家官网！

第一部分采购与付款循环审计的的简介

一、采购与付款循环的基本业务流程

一般来说，生产型企业的采购与付款循环应至少涉及以下四个部门，生产部门、采购部门、仓储部门、财务部门，对应的业务流程分别为请购、订货、验收、付款，如下图所示：

对于采购与付款循环的内部控制来说，应关注不相容岗位是否存在未分离的情况；不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。财政部发布的《内部会计控制规范》中，提出了“不相容职务分离”的问题。不相容职务分离的核心是“内部牵制”，它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。（上述定义来源于百度百科。）

常见的不相容职务分离的情形（引用自企业内部控制编审委员会编制的《企业内部控制培训指定用书》）

1.批准进行某项经济业务的职责与执行该项业务的职责要分离；

2.执行某项经济业务的职责与财产保管业务的职责要分离；

3.执行某项经济业务的职责与记录该项业务的职责要分离；

4.执行某项经济业务的职责与审核监督该项业务的职责要分离；

5.执行某项经济业务的职责与财务物资使用主体的职责要分离；

6.记录该项业务的职责与财产保管业务的职责要分离。

（一）不相容职务应分离，采购与付款业务不相容岗位至少包括：

1、请购与审批；

2、询价与确定供应商；

3、采购合同的订立与审核；

4、采购、验收与相关会计记录；

5、付款审批与付款执行。

（二）基本流程中涉及的业务活动及主要凭证：

1、请购商品和劳务----请购单；

应有的相关制度：采购申请制度、预算制度、授权文件等。

请购权与审批权具有级次化。

“请购单”是采购交易轨迹的起点；请购单是采购交易的“发生”认定的凭据之一；审批后的请购单应送至“采购部门”。

2、订货----订购单；

采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。

应有的相关制度：采购制度、相关的合同文件。

“订购单”是确定日后是否收到商品并正确入账的证据之一；与采购交易的“完整性”认定有关。

正常情况下，订购单应一式若干份，至少要送交“供应商”一份，送至“验收部门”、“应付凭单部门”、“请购部门”各一份。

3、验收商品----验收单；

有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。

应有的相关制度：相关资产的验收制度。

“验收单”是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”的重要凭证。定期独立检查验收单的顺序以确定每笔采购交易都已编制凭单是与采购交易的“完整性”认定有关。

“验收单”至少应送至仓库部门和请购部门各一份。

4、储存已验收的商品存货----入库单；

将储存已验收的商品存货与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险，这些控制是与商品的“存在”认定有关。

5、编制付款凭单、确认与记录负债----采购发票、付款凭单；

注册会计师在审计时应关注以下的控制点是否设置、执行：

（1）确定采购发票的内容与验收单、订购单一致；

（2）确定采购发票、付款凭单计算的正确性；

（3）编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证；

（4）在付款凭单上填入应借的资产或费用账户名称；

（5）由被授权人员在付款凭单上签字，以示批准按此凭单要求付款。

以上的控制是与“存在、发生、完整性、权利和义务、计价和分摊”的认定有关。

“付款凭单”（付款汇总表）是企业内部记录和支付负债的授权证明文件，编制付款凭单（付款汇总表）通常由“应付凭单部门”根据采购发票的内容（发票内容要与验收单、订购单一致），在确保商品和劳务已验收（核查购置的资产）、已接受的前提下编制的；定期将已批准的付款凭单（付款汇总表）送达会计部门，据以编制有关记帐凭证和登记有关帐簿。

6、付款----付款凭证（现金、银行存款等）。

应有的相关制度：付款审批制度、预付账款和定金授权批准制度、退货管理制度，定期核对制度、支票管理制度。

付款的日期通常由“应付凭单部门”负责确定，会计部门负责执行付款。

注册会计师在审计时应关注以下的控制点

（1）关于支票的签发--由经授权的人员（财务负责人）签署；支票金额要与付款凭单的金额、受款人的名称一致；对已付款的付款凭单要做以标记，避免重复付款；支票时连续编号的，对每一张支票的用途等情况做以记录，保证其完整性。

（2）关于单证的核对--会计部门在办理付款业务时，应当对采购合同、请购单、采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格的审核。

二、本循环可能存在风险的环节-舞弊案例

舞弊案例介绍一：

华阳科技：利安达获取了华阳科技与光明经贸、兴发工贸、鸿顺物资和东方玻璃的购货合同，但合同中约定的商品采购数量与华阳科技2008年实际采购量出现严重偏离，对于这一异常情况，利安达的审计人员只是听取华阳科技的解释、收集华阳科技与上述4家机构的购货合同，未获取充分的证据。除上述30,000,000元外，华阳科技在2008年与光明经贸、兴发工贸、鸿顺物资和东方玻璃基本没有业务往来，对此，利安达的审计人员没有保持合理的职业怀疑。

小结：此案例没有关注到合同约定的内容与合同实际执行严重不符，对于异常情况没有进一步执行审计程序，而是听取了企业的解释，放松了职业谨慎。

舞弊案例介绍二：

ST国药：2012年，审计人员在明知*ST国药子公司上海鄂欣实业有限公司与公合实业同时发生钢材销售和采购业务的情况下，忽视明显的未披露关联方特征，未保持职业怀疑，未作为异常处理，未实施进一步审计程序。

小结：对于即是客户又是供应商的情况，应加强审计力度，尤其是隐蔽的关联方更应该深入挖掘交易背后的真实原因。

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